Wil je een evenement organiseren bij LUC? Geweldig! Ons gebouw is geschikt voor evenementen van studenten en medewerkers, maar ook externe partijen zijn van harte welkom. Lees de informatie op deze pagina aandachtig door en dien daarna je aanvraag in via het formulier.

Allereerst

• Alle evenementen die plaatsvinden op de academische verdiepingen (1-4) moeten via het onderstaande formulier worden aangemeld. De verdiepingen 5-21 zijn bestemd voor bewoning en kunnen niet worden gereserveerd voor evenementen.
• Dien je aanvraag voor een evenement ten minste 2 weken van tevoren in. Ben je van plan een evenement te organiseren op verdieping 1 of buiten onze reguliere openingstijden? Dien je aanvraag dan ten minste 3 weken van tevoren in.
• Vanwege beperkte toegankelijkheid raden wij het organiseren van evenementen op ons terras op de 4e verdieping af.
• Onderwijs- en wervingsevenementen hebben altijd voorrang op andere soorten evenementenaanvragen.
• Na kantooruren (17.00 uur) is er geen ondersteuning beschikbaar in het gebouw.
• Evenementen met prominente sprekers moeten worden goedgekeurd door het collegebestuur. U kunt op het evenementenformulier aangeven of u van plan bent een prominente spreker uit te nodigen.

Enkele praktische gegevens

• We beschikken over twee soorten ruimtes: ons auditorium (max. 200 personen) en 13 leslokalen (elk max. 25 personen).
• Openingstijden van het gebouw: op werkdagen tijdens het semester van 08:15 tot 22:30 uur. In het weekend is het van 12:15 tot 20:00 uur. Kijk hier bij "Afwijkende openingstijden en sluitingsdata" voor openingstijden buiten het semester.
• Als u catering wilt voor uw evenement, houd er dan rekening mee dat u dit zelf moet regelen. U kunt hiervoor een e-mail sturen naar: partycatering@UFB.LeidenUniv.nl
• Community Kitchen biedt koffie/thee, catering en de verhuur van de keukenfaciliteiten aan. Voor evenementendiensten kunt u terecht op hun website.
• Als u Coasters’ (onze studentenbar) bij uw evenement wilt betrekken, neem dan apart contact met hen op via coastersboard@gmail.com

Eventuele extra kosten

Als er voor uw evenementaanvraag extra kosten nodig zijn, worden deze aan de organisatie in rekening gebracht. Voorbeelden hiervan zijn:

• Bij het organiseren van een evenement voor een grote groep, met eten en drinken, worden extra schoonmaakkosten in rekening gebracht.
• Als u meer dan 200 bezoekers verwacht, moeten we een extra beveiligingsmedewerker inzetten tot het einde van uw evenement (max. 01:00).
• Als uw evenement buiten onze reguliere openingstijden plaatsvindt (op weekdagen na 22.30 uur), worden er extra kosten in rekening gebracht voor een beveiligingsmedewerker.

De kosten voor een extra beveiligingsmedewerker bedragen ongeveer € 50 per uur. In het weekend is dit € 70.