Universiteit Leiden

nl en
Shutterstock.com

Aan de slag bij het COA: rekenen met risico’s

Het COA biedt opvang aan meer dan vijfentwintigduizend asielzoekers. Fluctuaties van dit aantal, gebrek aan bestuurlijk draagvlak en krapte op de vastgoedmarkt maken deze taak er niet makkelijker op. LLP-studenten maakten een model om de risico’s in zo’n onzekere omgeving te beheersen.

Het Leiden Leadership Programma (LLP) is een honoursprogramma dat masterstudenten bovenop hun reguliere onderwijs volgen. Een essentieel onderdeel van het LLP is de praktijkopdracht, waarbij de deelnemers een vraagstuk oplossen van een organisatie of bedrijf. Edward van der Hout, Maarten Wille, Inge van Gelder en Annelot Treure kwamen bij het Centraal Orgaan Asielzoekers (COA) terecht, waaraan zij op 12 mei online hun bevindingen presenteerden.

Over dit artikel
Dit artikel maakt onderdeel uit van een zomerserie over de samenwerking met onze partnerorganisaties. Van juni t/m augustus zetten we twee keer per maand een andere praktijkopdracht van het LLP in het zonnetje. De reeks is te volgen via de nieuwspagina van de Honours Academy. 

Warmtekaart

Via literatuuronderzoek en interviews kwam het viertal tot een model waarmee het COA risico’s kan inschatten, opgebouwd uit drie stappen. De eerste stap is het inventariseren van risico’s. Daarbij moeten afdelingen volgens Van Gelder individueel te werk gaan, zodat zoveel mogelijk verschillende risico’s worden meegenomen – een voorstel dat het virtuele COA-publiek enthousiast in ontvangst neemt.

Het model dat de LLP-studenten ontworpen om risico's in te schatten.

Daarna, vervolgt Van Gelder, komt stap twee in beeld: de risicoanalyse. Je maakt daarbij een inschatting van de kans op en de impact van elk risico. Dat biedt overzicht: “Door de risico’s in een zogenoemde heatmap te zetten, kan je zien hoe ‘heet’ elk risico nou is”, aldus de studenten, die in hun PowerPoint tonen hoe zo’n map eruit kan zien (zie afbeelding hieronder).

Risicobeheersing is de derde en laatste stap van het model. Sommige risico’s kan het COA simpelweg accepteren: “De kans op een aardbeving is bijvoorbeeld klein in het midden van het land.” Andere risico’s kan het bestuursorgaan “doorleggen” naar een andere organisatie of “verkleinen tot een impact die voor het COA niet zo vreselijk meer is.” Ten slotte kan het COA ervoor kiezen om risico’s te vermijden, door de kans erop te verlagen.

Advocaat van de duivel

De masterstudenten adviseren om halfjaarlijks een risicoprofiel op te stellen, en de relevantie hiervan maandelijks te controleren. Van Gelder: “Wat moeten we aanpassen? Wat missen we nog?” Door dit soort vragen zou iedereen scherp moeten blijven op toekomstige veranderingen.

Om de geest alvast te prikkelen, dagen de honoursstudenten de aanwezigen uit om in discussie te gaan over de bevindingen. Aan de hand van discussievragen brainstormen de collega’s met elkaar over hoe het COA met risico’s om kan gaan. Zo stelt iemand voor om bij de risico-inventarisatie een “advocaat van de duivel” aan tafel plaats te laten nemen: “Dan neem je ook alternatieve visies mee.” 

Edward van der Hout tijdens de eindpresentatie van zijn praktijkopdracht bij het Centraal Orgaan Asielzoekers.

Verder helpen

Een alternatieve invalshoek is ook precies wat het Leiden Leadership Programme een waardevolle partner maakt, zegt Huub Wilbrink, die vanuit het COA intensief met de studenten samenwerkte. “Ze blonken uit in snelheid en verscheidenheid. Dat laatste is een grote kracht; bij lastige vraagstukken als deze hebben we veel baat bij multidisciplinair advies.”

Zo’n diverse blik zal het COA ook volgend jaar weer meekrijgen, als een nieuwe lichting LLP’ers klaarstaat om de organisatie met wetenschappelijke inzichten verder te helpen. Voor nu lijken de werknemers alvast beter beslagen ten ijs te komen, als het op het rekenen met risico’s aankomt.

Tekst: Thijs Endendijk
Beeld: eindrapport studenten / Edward van der Hout

Mail de redactie

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.