Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Afdelingshoofd Studenteninformatie en -administratie

Vacaturenr.
14811
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,8-1,0
Extern/intern
Extern , Intern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
28 mei 2024
Sluitingsdatum
16 juni 2024 Nog 18 dagen om te solliciteren

Solliciteer direct

Afdelingshoofd Studenteninformatie en -administratie (0,8-1,0 fte)
Wil je bijdragen aan de continue verbetering van dienstverlening voor onze (internationale) studenten? Durf jij voorop te lopen en ben je niet bang voor verandering? Sterker nog, zie je verandering als welkome vooruitgang en uitdaging?
Binnen ons expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) ontstaat een nieuwe afdeling waar de teams Studentenadministratie, Frontoffice Studentenzaken, Admission Officers, Immigration Officers en de Financiële Administratie onderdeel van zijn. Daarnaast is er nog een kleine staf die zich richt op het beleid en uitvoering rondom toelating en diplomawaardering. Samen staan we voor de uitdaging om de komende jaren een verdere kwaliteitsslag te maken gericht op alle processen binnen de keten aanmelden, toelaten en inschrijven voor onze (internationale) studenten. Voor het verder vormgeven van deze afdeling zoeken wij een inspirerend afdelingshoofd.

Dit ga je doen
Je geeft leiding aan een afdeling waarbij naast het bereiken van resultaten ook het ontwikkelen van de teams en medewerkers belangrijk is. Als leidinggevende biedt je medewerkers zowel ruimte als kaders waar binnen resultaten behaald moeten worden. Je bent optimaal betrokken bij het werk en de ontwikkeling van diegenen aan wie je leiding geeft en bent hier met hen over in dialoog. Het is van essentieel belang dat je richting/sturing kunt geven aan het werk en de resultaten. Je zorgt voor een veilig werkklimaat, waarbij je afspraken nakomt en borgt, open staat voor andere inzichten en medewerkers laat participeren. Samen met de andere leden van het managementteam SOZ werk je aan verdere professionalisering van het expertisecentrum.

  • Je geeft direct leiding aan de teamleiders en de staf van de te vormen afdeling en bent lid van het Management Team van SOZ.
  • Je hebt een duidelijke visie op ketenregie, informatievoorziening, administratieve en toelatingsprocessen en immigratie en bent resultaatverantwoordelijk voor het behalen van gestelde doelen in het jaarplan SOZ en het afdelingsplan.
  • Je stelt een sluitende begroting op en bewaakt de uitvoering waarbij je kan omgaan met een uitdagend financieel klimaat.
  • Je weet ontwikkelingen binnen het vakgebied te vertalen naar de processen en werkzaamheden die spelen binnen de afdeling.
  • Je onderhoudt contacten met vakgenoten binnen en buiten de universiteit en vertegenwoordigt SOZ in diverse interne en landelijke overleggen zoals het Hoger Onderwijs Ketenoverleg, een landelijk netwerk van universiteiten en andere overleggen gericht op informatievoorziening, administratie, toelating en immigratie.

Dit breng je mee
We zoeken iemand met ervaring die zelfstandig aan de slag kan. Natuurlijk is er in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw voor je zijn dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op.
Als afdelingshoofd versta jij je vak. Niet alleen inhoudelijk op het vlak van ketenregie, informatievoorziening, toelating, immigratie en administratieve processen maar ook als leidinggevende. Je wordt gezien als een stevige, professionele gesprekspartner en leider die overwicht en onafhankelijkheid uitstraalt en jouw afdeling op de kaart zet. Je bent een verbinder en beweegt je makkelijk in verschillende kringen en op diverse niveaus. Graag denk je in innovatieve mogelijkheden en kansen voor de toekomst. Je bent resultaatgericht en besluitvaardig, met aandacht voor zowel mensen als processen. Als afdelingshoofd weet je vanuit een open en toegankelijke houding medewerkers te inspireren, mee te nemen en te coachen maar waar nodig ook duidelijke feedback te geven. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

  • Je hebt een hbo/wo-opleiding afgerond en bent een ervaren leidinggevende in het veld van hoger onderwijs of bedrijfsvoering.
  • Je hebt ervaring met het initiëren en het inrichten van teams, samenwerkingsverbanden en bijbehorende processen.
  • Je hebt inzicht in en gevoel voor verhoudingen, inhoudelijke doelstellingen en ambities; je verbindt continu context, inhoud en mensen om te komen tot gezamenlijke resultaten.
  • Je beschikt over de vereiste communicatieve vaardigheden om op te treden als eerste aanspreekpunt, vraagbaak en vertegenwoordiger op het gebied van informatievoorziening en administratieve processen.
  • Je bent een sparringpartner voor je teamleiders en je staf.
  • Je hebt een sterk ontwikkeld analytisch vermogen en weet anderen met heldere argumenten van jouw visie te overtuigen.
  • Je bent een goede netwerker en benadert uitdagingen creatief.
  • Je beschikt over de volgende competenties: sturen op resultaat, verbindend leiderschap, organisatiesensitiviteit, overtuigingskracht, innovatief handelen.
  • Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse (C1 niveau volgens het CEFR) taal.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Hier ga je werken
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De Frontoffice Studentenzaken is het eerste aanspreekpunt voor (internationale) studenten en intermediairs voor vragen over onder andere aanmelding, toelating, inschrijving en uitschrijving voor opleidingen en alles dat daarmee samenhangt. De Studenten- en Financiële administratie zorgen voor een gestroomlijnde manier van in- en uitschrijven van studenten en de financiële afhandeling van aan deze processen gerelateerde (college)gelden en beurzen binnen de kaders van relevante wet- en regelgeving en aan een optimale rijksbijdrage en de verdeling van deze gelden binnen de universiteit.

Admissions Officers zijn verantwoordelijk voor de verwerking van alle toelatingsaanvragen (bachelor en master) van aankomende (internationale) studenten waarbij de Immigration Officers zich richten op processen voor studenten van buiten de Europese Unie die studeren met een verblijfsvergunning voor studie.

Alle teams werken intensief samen met diverse afdelingen binnen en buiten SOZ en de faculteiten, maar ook met (keten)partners binnen het Hoger Onderwijs in de verschillende samenwerkingsverbanden die Universiteit Leiden heeft, zoals Studielink en de Leiden-Delft-Erasmus alliantie.

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een inspirerende uitdagende maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich voor deze functie in de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

  • Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten.
  • Een salaris van minimaal € 6.002 en maximaal € 7.305 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 13).
  • Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP.
  • Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken.
  • Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang.
  • Hybride werken binnen Nederland is mogelijk als de werkzaamheden dit toelaten.
  • Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier:https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van Universiteit Leiden. Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Saskia van der Ham, adjunct-directeur Studenten- en Onderwijszaken, via s.van.der.ham@sea.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 16 juni 2024; sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

  • Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
  • Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.

Solliciteer direct

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.