Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Facultair Functioneel Beheerder en Medewerker Studentenzaken (0.8 - 1.0 fte)

Vacaturenr.
14741
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,8-1,0
Extern/intern
Extern , Intern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
9 april 2024
Sluitingsdatum
15 mei 2024 Nog 33 dagen om te solliciteren

Solliciteer direct

Bij het Cleveringa Instituut – afdeling Onderwijs Informatie Centrum - Beheer van de Stafdienst Bedrijfsvoering van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid is er een gecombineerde vacature voor een

Facultair Functioneel Beheerder en Medewerker Studentenzaken (0.8 - 1.0 fte)
Vacaturenummer 14741

Onze nieuwe collega is verantwoordelijk voor de optimale inrichting van onze applicaties, voert taken uit in de onderwijsadministratie en werkt graag voor en met studenten. Klinkt dat goed? Dan is deze vacature misschien iets voor jou!

Dit ga jij doen
Deze vacature is een gecombineerde functie van Facultair Functioneel Beheerder en Medewerker Studentenzaken. In jouw rol als Medewerker Studentenzaken heb je voortdurend te maken met de onderwijsorganisatie binnen onze faculteit. Hierdoor krijg je een goed beeld van hoe dit er in de inrichting van de applicaties uit zou moeten zien.

Facultair Functioneel Beheerder:

  • Met jouw frisse en analytische blik werk je aan een optimale inrichting, onderhoud, aanpassing en vernieuwing van voornamelijk uSis, maar ook van andere applicaties binnen de onderwijssystemen zoals MyStudymap.
  • Jij bent medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de data.
  • Jij helpt ons zo goed mogelijk gebruik te maken van alle mogelijkheden van het systeem om onze onderwijsprocessen perfect te laten verlopen voor alle betrokken gebruikers. Procesmatig denken is voor jou de standaard en het ondersteunen van complexe processen bijna het leukste wat er bestaat.
  • Je schakelt diplomatiek tussen bestaande processen van gebruikers en mogelijkheden tot vernieuwing. Ook breng je in kaart wat er moet gebeuren om de datakwaliteit van de onderwijssystemen verder te optimaliseren.

Medewerker Studentzaken:

  • Je voert complexe administratieve taken zelfstandig uit die kunnen bestaan uit gereedmaken diploma’s en voorbereiding uitreikingen, cijferverwerking, voldoende herkansen, eerstejaars aanwezigheidsplicht en conditionele tentaminering, voorbereiden toelatingsbesluiten, selectie en plaatsing.
  • Je verstrekt informatie en geeft advies aan studenten, collega’s en docenten over het onderwijs en de daarbij behorende procedures en regels.


Hier ga je werken
De Faculteit der Rechtsgeleerdheid is gevestigd in Leiden en Den Haag en is met ruim 6500 studenten en ongeveer 650 medewerkers een van de grootste faculteiten van Nederland. De faculteit richt zich op innovatief multidisciplinair onderzoek en een steeds vernieuwend onderwijsaanbod aan de hand van maatschappelijke vraagstukken. Onze faculteit is groot genoeg om nationaal en internationaal het verschil te maken en klein genoeg om persoonlijk onderwijs te bieden. Zo leveren we dagelijks een bijdrage aan een veilige en duurzame wereld. Impact met recht! Zie voor meer informatie http://www.universiteitleiden.nl/rechtsgeleerdheid.

De onderwijsorganisatie van de faculteit is volop in ontwikkeling. Verder professionaliseren van de dienstverlening en optimalisatie en harmonisatie van onderwijs logistieke processen maken daar onderdeel van uit. In onze complexe organisatie is dat een spannend en uitdagend proces.

De afdeling Onderwijs Informatie Centrum (OIC) bestaat uit twee losse afdelingen die nauw samenwerken, OIC – Beheer (de afdeling van deze vacature) en OIC – Logistiek (roostering en toetssupport). Het OIC - Beheer ondersteunt en faciliteert de onderwijsorganisatie en werkt nauw samen met de andere onderwijs ondersteunende afdelingen. Het bestaat uit een frontoffice waar vragen aan de balie, per telefoon en per e-mail beantwoord worden en een backoffice waar de studievoortgangsadministratie en diplomeringsactiviteiten plaatsvinden. Het facultair functioneel beheer team, momenteel bestaande uit 2 personen, is onderdeel van het OIC – Beheer. Met het oog op de toekomst, o.a. de ontwikkelingen binnen het bachelor onderwijs dat per september 2025 van start gaat, zijn we op zoek naar jou.

Dit breng je mee
We zijn op zoek naar een collega die zowel in teamverband als zelfstandig kan werken. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Samen kijken we naar wat je nodig hebt. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

  • Je hebt een actieve houding en je voelt je verantwoordelijk voor jouw werkzaamheden en takenpakket;
  • Je bent analytisch en procesmatig ingesteld, zowel op detail als op het grote plaatje;
  • Je bent communicatief sterk en brengt tegengestelde belangen bij elkaar;
  • Je bent georganiseerd en flexibel en kunt ook onder druk accuraat en gestructureerd werken.

Je profiel

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau;
  • Je hebt ervaring als functioneel beheerder of in een soortgelijke functie (ervaring met uSis is mooi meegenomen);
  • Je hebt uitstekende kennis van Excel en Word;
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands (en voldoende Engels);
  • Kennis van het hoger onderwijs is een pre.

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.


Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

  • Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
  • Een salaris van minimaal € 3.377,- en maximaal € 4.640,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 9);
  • Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
  • Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
  • Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Stephanie Petitjean, afdelingshoofd OIC-beheer, s.petitjean@law.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 15 mei. De gesprekken zullen, naar verwachting, plaatsvinden op maandag 27 mei en dinsdag 4 juni.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

  • Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
  • Een pre-employment screening (referenties, diploma’s) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Het aanleveren van een VOG is voor deze functie verplicht.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid


Solliciteer direct

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.