Thee met Gert en Niels: ‘Positieve ontwikkelingen FGGA, ook grote beperking door BAS’
Met een kop thee in de hand vertellen Gert Renkema en Niels Laurens hoe de Faculteit Governance and Global Affairs er financieel voor staat. Het antwoord is duidelijk: FGGA staat er goed voor en blijft groeien. Tegelijk blijven vacatures onvervuld en zorgen beperkingen in BAS voor extra werk.
Stabiel en consistent: zo omschrijft Niels Laurens, directeur Bedrijfsvoering, de ontwikkeling van de faculteit. De begroting voor 2027 en de jaren daarna is inmiddels goedgekeurd door het College van Bestuur. Ook de faculteitsraad heeft positief geadviseerd. ‘We staan er gewoon heel goed voor.’ Hij ziet positieve ontwikkelingen in het onderwijs, het onderzoek en de ondersteuning. ‘Ook in de projectportefeuille en subsidieaanvragen zie je de groei terug.’ Het aantal studenten groeit intussen in Den Haag, meer dan in Leiden.
Geschikte collega’s vinden blijft lastig
Het aantrekken van voldoende mensen met de juiste expertise blijft een uitdaging, zegt Gert Renkema, hoofd Financieel Economische Zaken. Dat is ook terug te zien in de financiële prognose voor 2026, de BFR2. Voor 2026 wordt een positief resultaat van 1,3 miljoen euro verwacht, hoger dan begroot. Volgens Renkema komt dat volledig doordat vacatures niet in het geplande tempo worden ingevuld. Daardoor vallen de personeelsuitgaven lager uit dan voorzien.
Laurens benadrukt dat er ruimte is voor nieuwe collega’s, maar het lastig blijft om geschikte kandidaten te vinden. Dat speelt vooral bij nieuwe en snelgroeiende opleidingen en vakgebieden, bijvoorbeeld Cybersecurity en Cybercrime, waarvoor ook een nieuwe master aankomt.
Voor Laurens hangt het aantrekken van goede mensen nauw samen met de werkdruk. Hij noemt het vasthouden van ‘kwalitatieve groei’ een belangrijk uitgangspunt. Vooral bij ISGA, waar de groei doorzet en nieuwe opleidingen en vakgebieden zich ontwikkelen, vraagt die samenhang aandacht.
Meer werk voor financiële overzichten
Een andere uitdaging is de overgang naar het nieuwe basisadministratiesysteem BAS InSite. Volgens Laurens kost het meer moeite om goed zicht te houden op budgetten en uitgaven. ‘Het is moeilijk om goed te zien waar we staan. Projectleiders, groepsleiders en andere budgethouders zoals hoogleraren moeten kunnen volgen hoeveel geld is uitgegeven en wat er nog beschikbaar is. Waar het vorige systeem die informatie bood, is met BAS meer handmatig werk nodig om überhaupt inzicht te krijgen in de basis.’
Renkema legt uit dat veel aandacht is gegaan naar de basisprocessen. ‘Zoals salarissen uitbetalen en facturen betalen en aanmaken. Dat werkt allemaal’, zegt hij. Het volgen en beheersen van die processen is lastiger. Het financiële team moet sommige gegevens apart opvragen en bepaalde overzichten zijn niet of moeilijk beschikbaar. ‘Dat maakt het werk voor mensen lastiger en kost meer energie en tijd’, zegt Renkema.
Laurens ziet ook voordelen van de nieuwe werkwijze. Als het proces goed verloopt, kan het regelen van een contract voor een nieuwe collega bijvoorbeeld binnen een dag. Voor het herstellen van ontbrekende informatie en overzichten wordt ondertussen hard gewerkt.
Waardering voor extra inzet
Laurens spreekt zijn waardering uit voor de collega’s die onder deze omstandigheden de financiële en personele administratie doen. Die waardering geldt voor de professionals van het faculteitsbureau, maar ook voor instituutsmanagers, groeps- en projectleiders en budgethouders. De extra werkzaamheden leggen volgens hem veel druk op de betrokkenen.
‘Er wordt heel hard gewerkt’, zegt Laurens. Hij ziet dat medewerkers een stap extra zetten en vindt het belangrijk om die inzet zichtbaar te maken.