Organisatie van online evenementen: ‘Geen generale repetitie, maar meteen door naar de première!’
2020 is een jaar waarin we onszelf opnieuw moeten uitvinden, ook binnen de marketingafdeling van onze faculteit. Al jaren organiseren onze medewerkers kennismakingsactiviteiten zoals de Bachelor Open Dagen, Masterdagen en Proefstuderen. Vanaf maart moest alles anders.
Organisatorische puzzel
Alle evenementen zijn dit jaar volledig online georganiseerd. Dus in plaats van in de Pieterskerk en in het Lipsius waren de Bachelor Open Dagen online, en werd de gebruikelijke Masterdag een online Masterweek. ‘Het was een enorme organisatorische puzzel, waarbij heel veel pas op het laatste moment bekend was. Voor een project als dit zou de Universiteit Leiden normaal gesproken misschien wel twee jaar uittrekken, nu begonnen we half juni’, vertelt Ayelet Mokasay van Bachelormarketing.
Groot aanbod live voorlichtingen
Voor de gehele universiteit is er een online platform aangekocht, waarin voor alle programma’s stands zijn ingericht. Voor de Faculteit Geesteswetenschappen waren dat meer dan vijftig stands, zowel voor bachelor- als masteropleidingen. Bij een stand konden studiekiezers opleidingsvideo’s bekijken, een brochure downloaden of chatten met de studiecoördinator of studenten.
Er vonden in een week tijd 114 live presentaties plaats, merendeels rechtstreeks vanuit studio's, speciaal ingericht in het Pieter de la Court gebouw, en deels vanuit huis. Soms waren er wel acht live presentaties tegelijkertijd. Masterstudente Journalistiek en Nieuwe Media Jannet Harthoorn was erbij: ‘Ik mocht samen met docent Jaap de Jong een online presentatie geven. We stonden in een echte studio met overal camera’s en techniek om ons heen, het was heel leuk om mee te maken!’
Grote betrokkenheid vanuit de faculteit
Ongelofelijk veel docenten, medewerkers en studenten hebben meegewerkt aan deze online voorlichtingen. De afdeling Strategische Communicatie & Marketing van de universiteit richtte in september en oktober speciale studio’s in het Lipsius in, waarin tientallen opleidingsvideo’s voor de masters opgenomen zijn. Femke Stokkel van Mastermarketing plande alle opnames met de docenten, en blikt tevreden terug: ‘Deze video’s bieden de studiekiezer een mooie eerste kennismaking met een opleiding.’
Matthew Frear van Russian and Eurasian Studies was een van de docenten die zo’n video opnam. Ondanks dat het presenteren goed ging, miste Matthew het publiek wel: ‘Bij een online presentatie krijg je geen feedback van studenten zoals je die in een collegezaal wel zou krijgen.’ Maar hij was ook tevreden: ‘Als je me dit een jaar geleden had gevraagd was het moeilijk geweest, inmiddels heb ik al maanden ervaring met online lesgeven en gaat het steeds beter.’
Grootste online evenement ooit
Al met al vond tussen 30 oktober en 6 november het grootste evenement plaats dat de Universiteit Leiden ooit heeft georganiseerd. De studiekiezers hebben de Bachelor Online Open Dagen in de enquête beoordeeld met een dikke acht, gegevens voor de masters komen nog. Dat er toch her en der dingen misgingen tijdens de online evenementen is volgens Femke niet meer dan logisch, ‘je moet dat accepteren en er het beste van maken. Hoewel we veel konden voorbereiden hebben we de generale repetitie eigenlijk overgeslagen en zijn we gelijk in première gegaan.’ Ayelet: ‘Het is heel vet als je ziet wat we met zoveel mensen in zo’n korte tijd hebben neergezet’. Femke: ‘Ik zie nu meer samenwerking tussen verschillende faculteiten, dat is heel fijn en ook echt iets nieuws’.