Positief en sociaal blijven: Werkhubs en de alternatieve koffiedate
‘Ondanks dat dingen wennen, wordt het niet perse makkelijker. We zijn daarom ontzettend onder de indruk van wat mensen voor elkaar krijgen.' Hoe zorgen onze instituten dat er verbinding en sociaal contact blijft? Lenneke Alink (Pedagogische Wetenschappen) en Ed Noijons (CWTS) vertellen hoe eigen pubquizes en wie-is-wie spellen, nieuwe digitale kansen en inspirerende werkhubs met flexibiliteit en een lach de moed erin houden.
Lenneke, hoe hebben de collega’s bij Pedagogische Wetenschappen de afgelopen maanden doorstaan?
We hebben ons een nieuwe manier van werken eigen weten te maken, waar niemand natuurlijk voor heeft gekozen maar waar iedereen toch heel constructief op heeft gereageerd. Gezien de omstandigheden vind ik het ongelofelijk dat mensen steeds met goede ideeën hun onderwijs vormgeven en creatief nadenken over hoe het onderzoek anders kan. Wij zijn als bestuur ontzettend onder de indruk van wat mensen voor elkaar krijgen en hoe we het nog steeds doen met z’n allen.
In de eerste golf sloten de scholen en ging automatisch de eerste aandacht uit naar collega’s die de zorg voor kinderen thuis hadden. Maar tegelijkertijd merkten we ook dat het voor anderen die bijvoorbeeld alleen wonen, op een andere manier heel zwaar was en nog steeds is. Voor iedere groep en functie spelen weer andere dingen. Voor collega’s die onderwijs geven bijvoorbeeld gingen de veranderingen heel snel. Daar was de plotselinge omschakeling heel groot en nog steeds veranderen er voortdurend dingen.
Voor support staff was er een grote verandering omdat hun werk vaak samenhangt met op de werkvloer aanwezig zijn, zoals de secretaresses die als aanspreekpunt het hart van het instituut zijn. Vanuit huis krijgt je functie dan een heel andere invulling. Regelmatig contact met anderen, in het gebouw als dat kan, of vanuit huis, is dan essentieel. Tegelijkertijd kunnen veel onderzoekstaken, zoals het schrijven van een artikel, prima vanuit huis. Maar zeker jonge onderzoekers moesten toch een nieuwe draai vinden. Promovendi die hun onderzoeksplan voor de komende paar jaar drastisch moesten aanpassen bijvoorbeeld.
En we missen natuurlijk het spontane contact met collega’s. Alleen digitaal werken kan best zwaar zijn, ook al hebben we videobellen en digitaal onderwijs geven inmiddels best goed in de vingers. We dragen samen de lasten, zoeken de grenzen op qua financiën om zoveel mogelijk te ondersteunen. Maar het frustreert soms dat de werkdruk nog echt hoog is voor veel collega’s. Dat we dan zo flexibel blijken, en dat er nog steeds geweldige initiatieven zijn voor onderzoek, onderwijs en ook sociale activiteiten vind ik bewonderenswaardig.
Ed, bij CWTS hadden jullie niet de heftige omslag voor onderwijs, maar bedachten jullie wel ‘werkhubs’. Wat houden die in?
Onze onderzoekers waren inderdaad al gewend aan de mogelijkheid van thuiswerken, dus voor ons was het een makkelijke stap om te zetten. Lastig was dat in die eerste fase mensen thuis ook dingen moesten regelen. Collega’s met kleine kinderen, maar ook de buitenlandse PhD’s die in een klein kamertje zitten die de technische en sociale aspecten anders moesten organiseren. Daar moet je in meebewegen. Iedere maand hebben we geëvalueerd waar we konden faciliteren, in projecten uitstel aanvragen, of gewoon constateren ‘het is wat het is’.
Na drie maanden zat iedereen weer redelijk op 100%. Op het moment dat het weer mocht lieten we mensen ook waar mogelijk toe in het gebouw. Maar je ziet dat medewerkers zelf ook wel voorzichtig zijn. Niet iedereen neemt de gelegenheid om weer naar werk te komen. Vooral collega’s die buiten Leiden wonen, deden dat niet om het openbaar vervoer te mijden. Ik woon in Utrecht en ben er zelf maar 2 keer geweest. Iedereen baalt wel van de situatie en mist het sociale contact. Daar proberen we wat aan te doen. Zo kwam het idee van ‘werkhubs’.
In Utrecht wonen nu acht collega’s en besloten we een pilot te doen om hen voor een maand twee keer per week in een gehuurde workshopruimte in de binnenstad te laten werken. Daar is het uiteindelijk niet van gekomen maar we hebben het wel één keer kunnen doen. Dat was heel leuk. We zijn een instituut met hele diverse achtergronden, zowel cultureel als op professioneel gebied, iedereen doet andere projecten of onderzoek, maar je kent elkaar wel. Om dan in zo’n werkhub toch bij elkaar te kunnen werken geeft ruimte tot contact en inspirerende gesprekken, werkinhoudelijk maar ook sociaal.
Het grotere idee is dat je dit landelijk met de verschillende universiteiten kunt organiseren. Bij elkaar hebben zij de ideale infrastructuur om dit te faciliteren; in alle grote steden zit een universiteit. Naast contact en inspiratie bevorderen, is het heel praktisch. Je deelt de kosten en je beperkt de reisbewegingen en druk op files en ov. VSNU ziet dat ook als een ideale situatie, maar er liggen nog veel uitdagingen. Doordat de tweede golf roet in het eten gooide, hebben we het zelf dus ook maar één keer kunnen laten plaatsvinden. Wie weet dat we bij nieuwe versoepelingen dit idee breder kunnen bekijken met de andere instituten van onze faculteit. Of in samenwerking met de Universiteit van Utrecht. Het is ook een kwestie van ervaring opbouwen.
Lenneke, hoe houden jullie collega’s het sociale contact en het ‘koffiepraatje’ in leven?
Zowel vanuit het bestuur als collega’s zelf zijn er dingen georganiseerd om het leuk te maken. Het is zoeken naar de balans: Wat bied je aan en hoeveel tijd hebben mensen. Naast alle colleges, onderzoek, overleggen tijd vinden om nog online te borrelen is soms een uitdaging. Terwijl die sociale connectie ook belangrijk is. Met alleen de focus op het serieuze is het niet vol te houden. Velen hebben behoefte aan het spontane, het leuke verhaal, persoonlijke gesprek of grapje tussen het werk door. Ik mis ook vooral dat je elkaar niet meer tegenkomt in de gangen of bij het koffieapparaat nu. Regelmatig in het gebouw zijn met een paar collega’s helpt dan zeker. En we proberen dit ook op andere manieren.
Zo hebben we via de website Gather.town pas een virtuele koffiedate gehouden, die we zeker gaan herhalen. Je staat dan in een virtuele omgeving met je eigen poppetje en kunt naar verschillende groepjes collega’s toelopen of bij iemand aan tafel gaan zitten. Als je nadert zie je de videobeelden van de mensen met wie je in gesprek gaat. Ook heeft onze evenementencommissie een eigen pubquiz over het instituut gemaakt, dat was heel leuk gedaan en zorgde voor veel vermaak. Anderen organiseerden online bingo’s of bijvoorbeeld een spel waarbij je op basis van een paar gekke feitjes collega’s moet raden. Promovendi die normaal een werkkamer deelden, zetten nu teams de hele dag aan om af en toe even een opmerking naar elkaar kunnen maken. En collega’s die bij elkaar in de buurt wonen spreken af voor een wandeling, werken samen aan een lange tafel of spreken af dezelfde dag naar FSW te gaan.
Verder plannen we als bestuur bewust ruimte in voor contactmomenten. Persoonlijke aandacht is heel belangrijk. Even bloemen sturen als er voor iemand iets te vieren valt of steun nodig is. Verder hebben we aan het eind en het begin van het collegejaar en met sinterklaas iets gestuurd om mensen te laten weten dat we ze enorm waarderen. En voor de kerst komt er natuurlijk weer iets in de brievenbus. Waardering laten zien en open staan voor ideeën en feedback vinden we belangrijk. We gaan graag met collega’s in gesprek over hoe we thuiswerken het beste kunnen faciliteren of bijvoorbeeld hoe we het werken thuis en op FSW beter kunnen balanceren. We doen dat in instituutsbijeenkomsten waar iedereen kan aanhaken, maar ook in kleinere groepen bij de verschillende onderzoeksprogramma’s. En bij het bestuur staat de virtuele deur altijd open voor een gesprek.
Ed, hoe houden jullie vinger aan de pols bij alle medewerkers en zorgen jullie dat er ook gelachen kan worden?
Die betrokkenheid proberen te behouden en frequent contact is inderdaad heel belangrijk. We hebben elk kwartaal een enquête gedaan onder onze medewerkers over hoe mensen zich voelen en wat ze van de huidige werkomstandigheden vinden. Daaruit kwam ook dat op langere termijn bijna iedereen het in de toekomst wel hybride zou willen hebben; een paar keer in de week naar Leiden, werken op het instituut, en de andere dagen thuis of zo’n werkhub.
We hebben best veel mensen die snel en creatief meedenken over deze situatie. We hebben ook vrij snel een corona kernteam opgetuigd, met naast het bestuur ook medewerkers die kennis meebrachten over het onderzoek, IT en communicatie. Daarmee hebben we bijvoorbeeld onze jaarlijkse ‘retreat’ omgevormd tot een online event. Eerst een sociale middag waarin we in kleine groepjes een escaperoom deden, dat was heel leuk. En de ochtend daarop net als vorig jaar de quackathon, waarin kleine groepjes van mensen uit verschillende disciplines en onderzoeksprojecten samenwerken aan een oplossing voor een probleem. Het blijft ongemakkelijker dan echt fysiek om de tafel zitten, maar ook de online versie was goed geslaagd.
Daarnaast hebben we de afspraak dat leidinggevenden wekelijks of tweewekelijks met iedere medewerker contact hebben en daar ook het sociale deel ter sprake komt. Ik heb zo’n zes á zeven gesprekken in de week en die beginnen altijd met ‘Hoe gaat het ermee?’. Aanvullend daarop laten we tijdens de internal meetings op dinsdag ook de sociale kant aan bod komen, soms in kleinere break-out sessies. Dat doen we dan in random groepjes, zodat je mensen spreekt die je goed en minder goed kent. Hier ontstaan ook ideeën voor leuke activiteiten. Bijvoorbeeld om iedereen een foto van zijn thuissituatie in te laten sturen om een wie-is-wie spel te maken. Uiteindelijk lacht iedereen zich dan een breuk om al die foto’s en de fout ingeschatte toewijzingen.
We sluiten het jaar samen af met een online borrel en natuurlijk het kerstspel van de faculteit. Het was heel leuk om te zien toen dat werd aangekondigd, dat via teams de aanmeldingen van onze collega’s gelijk binnenstroomden en we doen met ons kleine instituut nu mee met vier teams.
Lenneke, wat heeft corona voor positiefs gebracht en wat hoop je dat 2021 zal brengen?
Ja, ook bij ons instituut is het kerstspel populair. Dus sowieso heel positief om te zien dat mensen enthousiast zijn voor dat soort gezamenlijke activiteiten. Het voordeel van deze gekke tijd is dat iedereen zo gewend is geraakt aan online afspreken, dat je sneller contact opneemt met iemand die verder weg zit en ook makkelijker kunt deelnemen aan congressen of symposia op afstand. Bij promoties is het ook makkelijker iemand voor de leescommissie uit te nodigen die aan de andere kant van de wereld zit. De hele wereld is meer gewend digitaal te werken. En verder hebben we een heleboel mooie digitale dingen ontwikkeld in het onderwijs en onderzoek waarvan we een deel zeker behouden in de toekomst.
Voor een goed begin van 2021 hoop ik dat het iedereen lukt om ondanks de drukte even afstand van werk te kunnen nemen rond de feestdagen. En mijn grote wens is dat we elkaar weer veel meer in het echt kunnen gaan zien.
Ed, welke nieuwe kansen zijn er op jullie pad gekomen hoe kijk jij uit naar 2021?
Één van de verrassingen was dat ons seminar op vrijdag dat we al jarenlang organiseren een enorme toeloop heeft gekregen. Toen dat nog fysiek was, kwam daar bijna nooit iemand van buiten het instituut op af en zaten we soms met 14 man. Sinds het online gebeurt, is het eigenlijk een soort wekelijkse conferentie met tussen de 40 en 60 man geworden met een heel divers en internationaal publiek, tot aan China. En iedereen kan via de chat vragen stellen. Dat is outreach die we niet zagen aankomen. Ook ons blog Madtrics is populairder dan ooit, zowel bij auteurs als lezers.
Voor 2021 hoop ik natuurlijk dat iedereen gezond blijft en dat de omstandigheden iets positiefs opleveren. Het is een gelegenheid anders te kijken naar bijvoorbeeld internationale conferenties. Een hybride vorm daarvan en de ervaring van dit jaar daarin meenemen. En natuurlijk de werkhubs. Ik hoop op een positieve toekomst, waarin we meer de kansen zien dan de beperkingen van deze tijd.