Centraal Crisis Team: ‘Soms is het secondenwerk’
Midden in het collegejaar moet de universiteit grotendeels op slot: sinds de Tweede Wereldoorlog is dat niet meer voorgekomen. Gelukkig is, na een week van intense voorbereidingen, het onderwijs op afstand van start gegaan. Hoe loodst het Centraal Crisis Team de universiteit door tijden van corona? Een online dubbelinterview met voorzitter Martijn Ridderbos en hoofd Veiligheidszaken Leo Harskamp.
De fysieke sluiting van de universiteit, gestrande studenten in het buitenland en zorgen om besmettingen met het coronavirus. Er zijn veel crisisoefeningen geweest, maar deze crisis had niemand kunnen bedenken, verzekeren beide leden van het Centraal Crisis Team (CCT). ‘Het zijn spannende tijden voor iedereen’, zegt Martijn Ridderbos vanuit zijn werkkamer in Bilthoven. Leo Harskamp, hoofd Veiligheidszaken, beaamt dat vanaf zijn zolderkamer in Harderwijk. Sinds vrijdag 13 maart werken ook zij voornamelijk nog vanuit huis. Het CCT (zie kader onderaan) loodst de universiteit door de coronacrisis.
Complexe besluiten
Het team komt al weken in crisisberaad bijeen en moet dagelijks meerdere en dikwijls complexe besluiten nemen die veel reacties oproepen. Harskamp en het in het leven geroepen ‘coronabelteam’ krijgen een continue stroom aan telefoontjes en mailtjes van bezorgde studenten, ouders en medewerkers. Studenten hebben de meeste vragen. Zo willen vooral de internationale studenten bijvoorbeeld weten waarom Nederland niet kiest voor een totale lockdown en waarom studenten en medewerkers niet preventief met mondkapjes rondlopen. Harskamp: ‘Ik leg hen uit dat de richtlijnen van het kabinet en het RIVM leidend zijn en we die vertalen naar de universitaire situatie.’
Gestrande studenten en medewerkers terughalen
Steeds meer landen sluiten hun grenzen en dat is een ingrijpende situatie voor internationale studenten en medewerkers die hier nog verblijven, aldus Ridderbos. ‘Ze hebben vaak veel zorgen over hun dierbaren in het buitenland, waar de maatregelen soms nog strenger zijn.’ Andersom zijn de meeste Leidse studenten en medewerkers die in het buitenland zaten veelal met hulp van de universiteit teruggekeerd. Nog zo’n 160 studenten bevinden zich in Azië, Afrika, de Verenigde Staten en elders in Europa. Nederland voert, net als elk ander land, bilaterale onderhandelingen om landgenoten terug te halen. Via de VSNU trekken de Nederlandse universiteiten gezamenlijk op en is er nauw overleg met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Er keren nog dagelijks Leidse studenten en medewerkers terug, aldus Harskamp.
De laatste vlucht
De onderhandelingen over terugkeren gaan dag en nacht door, vertelt hij. ‘Mijn collega Jaap van Zaanen heeft van de week nog een hele nacht doorgehaald want vaak moet er snel gehandeld worden.’ Zoals in het geval van een gestrande Leidse student in Chili. ‘Het ticket kon pas geregeld worden vlak voordat de laatste vlucht vertrok en onze student al in de rij stond op het vliegveld. De student wist toen niet eens of hij wel aan boord mocht. Maar het is gelukt. Soms is het echt secondenwerk.’
'We willen iedereen enorm bedanken voor deze mega transformatie'
Ingrijpende besluiten
Vorige week nam het CCT een ingrijpend besluit: de universiteit biedt tot het einde van het collegejaar alleen nog online onderwijs en toetsing aan. Waarom is daartoe besloten? Ridderbos: ’We weten niet wanneer deze situatie eindigt. De kans is groot dat we ook vanaf 6 april nog weken lang afstand tot elkaar moeten behouden. Onze docenten moesten in een paar dagen tijd het hele curriculum ombouwen naar onderwijs op afstand. Fantastisch dat we hier zo snel grote stappen in kunnen zetten. Voor docenten en studenten zal het wennen zijn om hier op een goede manier mee om te gaan en dan willen we niet later in dit collegejaar de hele operatie weer andersom uitvoeren. Dat geeft te veel druk en stress voor iedereen. We willen vooral duidelijkheid voor dit collegejaar creëren.’
Trots
Vanaf maandag 23 maart zijn de docenten van de opleidingen begonnen met onderwijs en toetsing op afstand. Met diverse online tools richten docenten nu hun virtuele classrooms in. En dankzij applicaties als Teams via Office 365 overleggen duizenden thuiswerkers inmiddels online. Er zijn al vele honderden digitale teams, meldt Ridderbos, en er komen er dagelijks nog vele bij. ‘We willen iedereen enorm bedanken voor deze mega transformatie. Niet alles zal honderd procent werken maar we doen ons uiterste best. Het is echt ongelooflijk als je ziet wat er allemaal gebeurd is in zo’n korte tijd. Hoe keihard medewerkers daaraan werken en hoe studenten zich aanpassen aan nieuwe omstandigheden. Daar ben ik, ook namens het college, heel trots op.’
'Soms moeten we over iets besluiten wat mensen zelf nog niet zien aankomen’
Studiereizen afgezegd
Het CCT heeft ingrijpende besluiten moeten nemen de afgelopen weken. Zoals het annuleren van studieverblijven in het buitenland – essentieel voor studenten die een taalstudie doen – toen de ernst van de coronacrisis nog niet overal duidelijk was. Ridderbos: ‘Ik begrijp heel goed de enorme teleurstelling van bijvoorbeeld de studenten Japanstudies en kan me voorstellen dat studenten daar soms anders naar kijken dan wij vanuit het crisisteam. Maar we kunnen het ons niet permitteren om iedereen die ruimte te geven. Want als we niet één lijn hanteren, is de helderheid weg en weet niemand meer waar hij of zij aan toe is. Wij hebben de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van zo’n 30.000 studenten en 6.000 medewerkers.’ Harskamp vult aan: ‘Als crisisteam moeten we soms besluiten over iets wat met grote waarschijnlijkheid over een paar weken kan gebeuren, maar wat velen nog niet zien aankomen.’
Onderzoek op afstand
Welke onderwerpen gaan de komende weken spelen? Ridderbos: ‘Dat is bijvoorbeeld onderzoek op afstand. Hoe kan dat zoveel mogelijk doorgaan? Dat gaan we in kaart brengen. Onderzoekers lopen vertraging op en hebben maar tot een bepaald moment financiering. En we willen nog verder vooruit kijken. Waar lopen we over een paar maanden tegenaan? Hoe gaan we om met de aanmelding van nieuwe studenten? Wat doen we als de coronacrisis in het begin van het nieuwe collegejaar nog niet voorbij is?’
Pas goed op elkaar
Welke boodschap willen ze meegeven aan alle studenten en medewerkers? Harskamp: ‘Het belangrijkste is toch: pas goed op elkaar.’ Ridderbos: ‘Eens. En ook: probeer elkaar zoveel mogelijk te helpen. Tegelijkertijd biedt deze situatie ook mogelijkheden om nieuwe werkpatronen aan te leren die we goed kunnen gebruiken om in de toekomst verder invulling te geven aan de thema’s digitalisering en flexibilisering van werk. Van die grote stappen die we nu met elkaar nemen, profiteren we straks ook in de toekomst, als we hopelijk niet meer kampen met dit nare virus.’
'Een ding staat steeds voorop: ieders gezondheid’
Marathon
En hoe houden de crisisteamleden zelf deze eindeloze marathon vol? Leo lacht: ‘Het is natuurlijk ernstig, maar we maken ook grappen.’ Ridderbos: ‘Ja, we zorgen dat er ook ontspanning is. Dat kan door humor maar ook door goed op elkaar te letten. En we hebben achtervang georganiseerd, want dit is heel intensief. We hebben allemaal een enorme drive om het werk, onderwijs en onderzoek zo goed mogelijk op afstand te organiseren. Het is een moeilijke tijd, maar het verbroedert ook: het doet een enorm beroep op elkaars creativiteit en loyaliteit. We helpen elkaar, laten we dat vooral allemaal doen! Een ding staat steeds voorop: ieders gezondheid.’
Tekst: Linda van Putten
Mail de redactie
Hoe werkt het Centraal Crisis Team van de Universiteit Leiden?
Het Centraal Crisis Team (CCT) bestaat momenteel uit de volgende leden: Martijn Ridderbos (voorzitter, mandaat van en contact met CvB-leden Carel Stolker en Hester Bijl en schakel met de VSNU), Leo Harskamp (lid en link met de portefeuillehouders bedrijfsvoering en directeuren experticecentra), Renée Merkx (lid, project ‘thuiswerken’ en communicatie), Michel Leenders (lid en project ‘onderwijs op afstand’), Karin Horsman (lid en project ‘onderzoek op afstand’).
Minke Holleman verzorgt de communicatie van genomen besluiten en Laura Zondervan is verantwoordelijk voor de afstemming met de Decentrale Crisis Teams en de voorbereiding en vastlegging van de te nemen besluiten in het CCT. Naast het bewaken van de veiligheidssituatie heeft het CCT drie grote projecten om de kerntaken van de universiteit te kunnen waarborgen: onderwijs op afstand, onderzoek op afstand en thuiswerken. Achter elk project zit een eigen projectorganisatie die scenario’s en besluiten voorbereidt en voor draagvlak in de organisatie zorgt. Harskamp zit als hoofd Veiligheidszaken ook in het Internationaal Incidenten Team voor (het terughalen van) studenten en medewerkers in het buitenland. Er zijn Decentrale Crisis Teams per gelegenheid en locatie/discipline, zoals voor de faculteiten en expertisecentra.