Universiteit Leiden

nl en

Beter werken met LEAN: FWN werkt aan verandering

Blijven verbeteren: dat is de filosofie van LEAN, een methode om zelf aan de slag te gaan met praktische problemen op de werkvloer. Na een succesvolle start in 2017, ging in 2019 een derde groep aan de slag met de LEAN-training in zelfgekozen verbetertrajecten. In oktober behaalden de deelnemers hun diploma. ‘Ons overleg kost nu nog maar de helft van de tijd.’

Eigen problemen oplossen

In de LEAN-managementfilosofie gaan medewerkers zelf aan de slag met problemen waar ze op de werkvloer tegenaan lopen. Ze analyseren de problemen en bedenken mogelijke oplossingen, die ze vervolgens doorvoeren en evalueren. Ze doen dat zelf, zonder inmenging van een extern bureau. Het doel van LEAN is verspillingen te elimineren, zoals lange wachttijden en overbodig werk. De filosofie voorziet in een steeds voortgaand proces van verbetering; je bent eigenlijk nooit klaar. Deelnemer Evelijn Gerstel, instituutsmanager van de Sterrewacht: ‘De methode leert je ervoor te waken niet altijd maar op te gaan in de waan van de dag, maar af en toe tijd te nemen voor reflectie, en te kijken wat beter kan. Daar moet je tijd voor leren maken, maar het levert uiteindelijk natuurlijk ook tijd op!’

Efficiënt overleggen

In de laatste training werkten drie groepen aan zelfgekozen verbetertrajecten. Een team van de afdeling Financiën en Projecten richtte zich op het proces rondom EU-rapportages, een ander team hield zich specifiek bezig met veiligheid, en het Lorentz Center pakte zijn vergaderstructuur aan. ‘Om iedereen in onze organisatie erbij te betrekken, besloten we ons teamoverleg onder de loep te nemen,’ vertelt Sietske Kroon, public relations coördinator bij het Lorentz. ‘Dit overleg werd ervaren als niet inspirerend en had geen duidelijke doelen. Via de LEAN-methode hebben we ons overleg veranderd in een zogeheten teambordsessie met een overzichtelijk planbord, waarbij inbreng van alle deelnemers actief wordt gestimuleerd.’ En met resultaat: het overleg kost nog maar de helft van de tijd en er komen nu concrete ideeën en acties uit voort.

En daar blijft het niet bij. Kroon: ‘We gaan de LEAN-methode verder doorvoeren in onze organisatie en we streven ernaar zo nieuwe werkvormen te creëren die we uiteindelijk kunnen toepassen op onze workshopprogramma’s. Als je kennis op een efficiënte en actieve manier deelt, zorgt dit voor inspiratie en betrokkenheid.’

Continu verbeteren

Zelfs de best geoliede machine kan hier en daar gaan haperen wanneer de externe omgeving verandert, er intern nieuwe wensen ontstaan of nieuwe medewerkers op het toneel verschijnen. En ook de wensen van studenten, onderzoekers en docenten veranderen met de tijd. De LEAN-methode richt zich vooral op voor wie je de diensten verleent en hoe je hen het beste kunt helpen, aldus  Directeur bedrijfsvoering Dirkje Schinkelshoek. ‘Het is daarom goed jezelf regelmatig af te vragen of dat wat bijvoorbeeld altijd als een goede ondersteuning werd gezien, nog wel zo op prijs wordt gesteld en voor wie die ondersteuning uiteindelijk bedoeld is. Met alle betrokken partijen kijk je samen hoe de processen zo soepel mogelijk kunnen verlopen. Het gaat om continu verbeteren.’

LEAN bij FWN

In het najaar 2017 zijn is de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen gestart met drie LEAN-verbetertrajecten. De verbetertrajecten betroffen de processen: Planning & Control, Projectcontrol en Marketing & Communicatie.

In 2018 zijn weer drie LEAN-verbetertrajecten van start gegaan. Dit maal op gebied van onderwijs: International Student Experience, Diplomering en Cijferregistratie.

In 2019 begonnen verbetertrajecten op gebied van Veiligheid, Projectcontrol II en het hierboven genoemde traject van het Lorentz Center.

In aanvulling op de uitgebreide Green Belt cursus, hebben intussen ook alle secretaresses en projectcontrollers van de faculteit een verkorte LEAN-training gehad, waarbij ze hun 'Yellow Belt' hebben behaald.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie