Service aan buitenlandse staf flink uitgebreid
Met de opening op 19 januari van het Service Centre International Staff krijgen buitenlandse medewerkers veel meer ondersteuning dan voorheen. Elke ochtend kunnen ze met al hun vragen terecht bij het Service Centre in het Bestuursgebouw aan het Rapenburg.
Soepel immigratieproces
Momenteel is 32% van de wetenschappelijk medewerkers van de Universiteit Leiden niet-Nederlands. De belangrijkste hulp die (nieuw aangestelde) buitenlandse medewerkers tot nu toe van de Universiteit Leiden kregen, was zorgdragen voor een soepel immigratieproces uit landen buiten de EU. Verder werd ondersteuning gegeven bij het vinden van huisvesting.
Meer behoeftes
De indruk bestond echter dat de behoefte aan ondersteuning groter was, hetgeen werd bevestigd door een enquête onder buitenlandse medewerkers die HRM eind 2015 hield. Hoewel Nederland bekend staat als een land waar vrijwel alles keurig geregeld is, moet je maar net weten hóé. En waar je moet zijn. ‘Wat voor ons heel vanzelfsprekend is, is dat voor iemand uit het buitenland helemaal niet’, zegt Marlon van Leeuwen, hoofd van het Service Centre International Staff.
Enthousiasme
Van Leeuwen straalt een en al enthousiasme uit over de nieuwe dienstverlening en, zo verzekert ze, dat geldt ook voor haar staf van vier collega’s. ‘Mensen hebben een woning nodig en vragen informatie over medische zorg. Ze willen weten of hun rijbewijs hier bruikbaar is, hoe ze een school vinden voor hun kinderen en waar ze Nederlands kunnen leren. En zo zijn er nog duizend-en-één andere vragen. Daarom kan iedereen dagelijks tot 12.30 u binnenlopen met wat voor vraag dan ook. We regelen zelfs de afspraken die bij aankomst nodig zijn, bijvoorbeeld die bij de gemeente Leiden.’ Het Service Centre handelt ook de inmiddels geheel gedigitaliseerde immigratieprocedures af en kijkt naar de huisvestingsmogelijkheden. Het Service Centre is dus het one-stop-office voor alle dienstverlening.
Fiscale informatie en sociale activiteiten
Twee andere behoeftes die uit de enquête bleken waren die aan fiscale informatie en aan sociale activiteiten. In de eerste wordt voorzien via een contract met een gespecialiseerd fiscaal kantoor dat regelmatig spreekuur gaat houden. Zogenoemde Easy Landing-dagen voor internationale nieuwkomers en hun eventuele partners en kinderen moeten bij gaan dragen aan een ‘zachte landing’. Zo komen ze in contact met anderen die in dezelfde situatie verkeren. Om inzicht te krijgen in de vragen en behoeften van buitenlandse staf, bieden de medewerkers van het Service Centre aan elke nieuwe international een intake-gesprek aan.
Huisvesting
Wat betreft de huisvesting vertelt Van Leeuwen dat de Universiteit Leiden beschikt over 358 woningen: 169 appartementen aan de Boerhaavelaan en 189 aan de Wassenaarseweg, waarvan een deel in het verbouwde, voormalige Anatomielab. Dat lijkt veel maar momenteel worden bijvoorbeeld de appartementen aan de Boerhaavelaan opgeknapt, en daarbij sluit de vraag niet altijd één op één aan op het aanbod. Als er niets (passends) beschikbaar, krijgt de nieuwkomer een lijst met makelaars en bemiddelingsbureaus om zelf te zoeken. Op een (nog) kort lijstje staan verhuurders voor wie het SCIS als bemiddelaar optreedt zonder tussenkomst van een bureau.
Van W&N naar HRM-centraal
De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (W&N) trekt de meeste buitenlandse wetenschappers aan, op de voet gevolgd door de Faculteit Geesteswetenschappen. Aanvankelijk regelden alle P&O-afdelingen van de faculteiten zelf de immigratie-procedures maar enkele jaren geleden werd besloten om de afhandeling uit te besteden aan W&N waar men de meeste ervaring had. Van Leeuwen werkte daar; ze hield de regelgeving bij. Toen ze zag dat er bij HRM centraal een vacature was voor een senior beleidsmedewerker, onder meer gericht op internationale staf, hoefde ze niet lang na te denken; ze was een van degenen die vonden dat de dienstverlening breder moest worden getrokken. Ze zette de enquête op, samen met Paul van der Hoog (Bedrijfsvoering) en schreef een beleidsvoorstel dat ook door de faculteiten goed werd ontvangen. En nu mag ze leiding gaan geven aan het Service Centre.
Van ongeduld trappelen in de startblokken mag in de sport niet, maar bij de start van het Service Centre International Staff gelukkig wel. Van Leeuwen c.s. zijn er klaar voor.
Service Centre International Staff
Inloop: ma t/m vr van 8.30-12.30 u
Rapenburg 70
Kr. C0-02
+31 71 527 7300
scis@leidenuniv.nl
Op de foto bovenaan de medewerkers van het SCIS. Vlnr: Saskia Noom, Yvonne Kluijt, Marlon van Leeuwen (hoofd), Mariëlle Pack en Esther Loose.
(CH)