Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Frontofficemedewerker

Vacaturenr.
14641
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,6-0,7
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
5 maart 2024
Sluitingsdatum
24 maart 2024 Vacature gesloten

De Faculteit der Sociale Wetenschappen zoekt voor het Onderwijs Servicecentrum een

Frontofficemedewerker (0.6 – 0.7 fte)

Ben jij degene die het leuk vindt om het eerste aanspreekpunt te zijn en mensen op weg te helpen? En ben je ook nog eens goed in administratieve ondersteuning? Dan zoeken wij jou!

Hier ga je werken
Het Onderwijs Servicecentrum (OSC) van de Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW) is het centrale aanspreekpunt op het gebied van onderwijsadministratie en -logistiek. Studenten kunnen er bijvoorbeeld terecht voor vragen over vakken, tentamens, roosters, studievoortgang, afstuderen en het studievoortgangssysteem uSis. Docenten worden onder andere ondersteund bij de organisatie van tentamens, cursus evaluaties en bij de invoer van studieresultaten.

Het OSC bestaat uit een frontoffice waar vragen aan de balie, per telefoon en per e-mail worden beantwoord en een backoffice waar taken plaatsvinden die gericht zijn op de organisatie van het onderwijs. Het OSC in Leiden ondersteunt de instituten Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie.

De balie van het OSC is geopend van 10:00 tot 16:00 uur en maakt onderdeel uit van de nieuwe Studenten Plaza FSW. Op de Studenten Plaza FSW vind je de studie- en supportservices en begeleiding op één plek: het OSC, de POPcorner, de Career Service, de Community Engagement Service, het Honours College en het Personal Development Centre. Kijk hier voor meer informatie over de verschillende afdelingen.

Denk jij in dit profiel te passen en vind je het leuk om met studenten en docenten te werken, dan nodigen we je graag uit om te solliciteren.

Dit ga je doen

  • het beantwoorden van informatieverzoeken van studenten aan de balie, telefoon en per e-mail;
  • diverse werkzaamheden in het studenteninformatiesysteem uSis;
  • algemene administratieve werkzaamheden, waaronder het beheer van digitale studentendossiers en archiefwerkzaamheden;
  • samen met je collega’s werk je aan het verder verbreden en verdiepen van de dienstverlening van de frontoffice;
  • je signaleert knelpunten en verbetermogelijkheden. Daarvoor doe je verbetervoorstellen en draagt actief bij aan de implementatie van verbetering. Iedere dag willen we onze dienstverlening een beetje beter maken!

Dit breng je mee
We zijn opzoek naar een enthousiaste Frontofficemedewerker die zowel in teamverband als zelfstandig kan werken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en bezoekers van de Studenten Plaza FSW en helpt mensen op weg. Je ondersteunt met administratieve zaken zowel aan de balie als aan de telefoon en hebt kennis van onderwijsprocessen.

En verder:

  • ben je klantgericht en vriendelijk, herkent wensen en behoeften van klanten en handelt hiernaar;
  • vind je het leuk om klanten aan de balie of de telefoon te ontvangen en hen verder te helpen;
  • ben je flexibel en heb je het vermogen rustig te handelen als zich een probleem voordoet;
  • ben je goed in schakelen en speel je gemakkelijk in op veranderende omstandigheden;
  • heb je minimaal MBO werk- en denkniveau en bij voorkeur werkervaring binnen het hoger onderwijs;
  • is ervaring met studenteninformatiesysteem uSis een pré;
  • ben je mondeling en schriftelijk vaardig in zowel de Nederlandse als de Engelse taal;
  • ben je minimaal 4 dagen per week van 10:00 tot 16:00 uur beschikbaar.

Dit bieden we je

Een levendige werkomgeving met veel contacten in een gezellig team. Aanstelling vindt plaats conform de CAO Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt minimaal € 2.618,- en maximaal € 3.636,- bruto per maand (salarisschaal 6, met uitloop tot salarisschaal 7).

  • Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
  • Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
  • Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
  • Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
  • Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking (indien van toepassing voor de functie).

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de functie? Neem contact op met de Teamleider van het Onderwijs Servicecentrum Stephanie Trousselot, s.trousselot@fsw.leidenuniv.nl

Je kunt online solliciteren via de blauwe button 'Solliciteren'. Sollicitaties kunnen tot en met 24 maart 2024 worden gericht aan Stephanie Trousselot.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in week van 2 april. Je wordt vriendelijk verzocht beschikbaar te zijn in deze periode. Indiensttreding bij voorkeur zo spoedig mogelijk.

Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.