Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Afdelingshoofd secretariaat Faculteitsbestuur (ca 0,63 fte)

Vacaturenr.
14429
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,6
Extern/intern
Extern , Intern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
9 januari 2024
Sluitingsdatum
28 januari 2024 Vacature gesloten

De Faculteit der Rechtsgeleerdheid zoekt voor de aansturing van het Bestuurssecretariaat (en de invulling van de rol van Ambtelijk secretaris) voor 24 uur per week een:

Afdelingshoofd secretariaat Faculteitsbestuur (ca 0,63 fte)

Werkzaamheden Afdelingshoofd (circa 20 uur)
Het Bestuurssecretariaat (een team bestaande uit 7 personen) voorziet in de dagelijkse ondersteuning van het Faculteitsbestuur van de Rechtenfaculteit van de Universiteit Leiden. Het faculteitsbestuur bestaat uit de decaan, de portefeuillehouder bedrijfsvoering, de vice-decaan onderwijs, de vice-decaan onderzoek en het student-lid/assessor. Daarnaast ondersteunen zij ook de (Staf)hoofden.
Als Afdelingshoofd geef je leiding en sturing aan deze teamleden. Met aandacht en support zorg je, dat de randvoorwaarden op orde zijn. Dankzij jou lopen er duidelijke lijnen en is er een helder aanspreekpunt voor alle stakeholders (het team, het Faculteitsbestuur, stafafdelingen en anderen). De taken bestaan uit:

  • Je geeft leiding aan 7 management assistenten (verschillend in senioriteit) en draagt zorg voor de borging van een professionele en collegiale werkomgeving. Dit betekent tevens dat taken op een uniforme manier worden uitgevoerd, ook ten behoeve van de onderlinge vervangbaarheid;
  • Je ziet toe op de uitvoering van de gemaakte afspraken en de continue doorontwikkeling van de afdeling;
  • Je maakt je snel de relevante materie en werkwijzen eigen, waarbij je continu meedenkt over mogelijke efficiencyslagen;
  • Daarbij onderhoud je goede relaties met de relevante stakeholders.

Werkzaamheden Ambtelijk secretaris (circa 4 uur)
Daar waar jouw team samen met de bestuurssecretaris een onmisbare schakel is in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en de ondersteuning van faculteitsbestuursleden en de stafhoofden, ben jij in deze rol verantwoordelijk voor de optimale ondersteuning van de faculteitsraad.
Deze raad bestaat uit een vertegenwoordiging van het personeel (zeven leden) en de studenten (zeven leden) van de faculteit. Jij functioneert als de constante factor van de raad en coacht en begeleidt hierbij de wisselende raadsleden.Je voorziet hen van informatie over de beleidsdossiers en over wet- en regelgeving.Ook fungeer je als de back up voor de Bestuurssecretaris.

Jouw profiel
Voor de rechtenfaculteit zoeken wij een enthousiaste, daadkrachtige, proactieve collega, die vooruitdenkt en oplossingsgericht tewerk gaat. Verder:

  • Voel je je thuis in een grote organisatie met de bijbehorende dynamiek;
  • Ben je een verbinder, waardoor je van nature de neuzen in eenzelfde richting krijgt, rekening houdend met de verschillende belangen;
  • Ben je flexibel, stressbestendig, representatief en dienstverlenend ingesteld;
  • Ben je organisatiesensitief, nauwkeurig, resultaatgericht, en een teamspeler;
  • Ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handel je integer;
  • Ben je in staat om informatie helder en op de doelgroep afgestemd op schrift te stellen, goed te plannen en te organiseren en te werken met strakke deadlines;
  • Beschik je over HBO werk- en denkniveau met minimaal 3 jaar ervaring als leidinggevende;
  • Heb je ruime ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), en leer je graag nieuwe dingen erbij;
  • Beschik je over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Kennis van IBabs is een pré;
  • Ervaring als secretaris bij een hoger onderwijsinstelling (of soortgelijke ondersteuning van een bestuur) en/ of medezeggenschapsorgaan is een pré.

Beschrijving organisatie:
De Faculteit der Rechtsgeleerdheid is met ruim 6.000 studenten en 650 medewerkers een van de grootste faculteiten van Nederland, die zich in alle verscheidenheid toch kenmerkt door kleinschaligheid. De faculteit richt zich op veelzijdig onderwijs en onderzoek van hoog niveau, nationaal én internationaal. Stimuleren van talent staat hoog in het vaandel van de faculteit die is ondergebracht in het prachtig gerestaureerde Kamerlingh Onnes Gebouw. Werken voor de Faculteit der Rechtsgeleerdheid betekent werken in een inspirerende wetenschappelijke omgeving. Zie voor meer informatie: https://www.universiteitleiden.nl/rechtsgeleerdheid/.

De afdeling onderzoek bestaat uit een enthousiast team dat zich inzet om onderzoek te faciliteren, zodat onderzoekers kunnen excelleren. Het team ondersteunt het Onderzoeksbestuur en de Vice-Decaan Onderzoek. De afdeling is verantwoordelijk voor de organisatorische en beleidsmatige ondersteuning van onderzoek binnen de Faculteit. De staf speelt ook een belangrijke rol in de organisatie van de promovendiopleiding, georganiseerd in de Graduate School of Legal Studies. De onderzoeksafdeling bestaat momenteel uit een hoofd en acht medewerkers.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren volgt mogelijk een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal 3.226,- en maximaal 5.090,- (schaal 10) bij een fulltime aanstelling.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

Diversiteit
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie:
Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met Gertjan Boshuizen, g.boshuizen@law.leidenuniv.nl, Directeur Bedrijfsvoering Faculteit der Rechtsgeleerdheid.

Solliciteren:
U kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren'. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 28 januari 2024 worden gericht aan dhr G. Boshuizen, Directeur Bedrijfsvoering Faculteit der Rechtsgeleerdheid.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.