De dienst Onderwijs- en studentzaken is op korte termijn op zoek naar een

Ambtelijk secretaris Examencommissie (0,8 - 1,0 fte).
Vacaturenummer: 14190

Bij de dienst Onderwijs- en Studentzaken (OSZ), voor het team Ambtelijk secretarissen zijn wij op korte termijn op zoek naar een enthousiaste (junior) Ambtelijk secretaris Examencommissie
(0,8 - 1,0 fte).

Als je op kantoor werkt, begin je de werkdag met een goede koffie en neem je de dag en week door met je collega ambtelijk secretarissen. Met elkaar verzorgen jullie het ambtelijk secretariaat van 25 bachelor- en 27 masteropleidingen binnen de Faculteit der Geestesweten¬schappen. Dat doe je niet alleen, je hebt contact waar nodig met je collega studieadviseurs en collega’s van de onderwijsadministraties.

Profiel
We zijn op zoek naar een vriendelijke, doortastende en integere collega! De dienst OSZ is op dit moment volop in ontwikkeling. Dat brengt uitdagingen met zich mee en heel veel kansen. Als (junior) ambtelijk secretaris krijg je een deel van de opleidingen binnen onze faculteit onder je hoede. Je levert een bijdrage aan hoe de bestaande procedures nog soepeler kunnen verlopen en denkt mee bij het inrichten van bij de functie horende processen. De kwaliteiten waar we naar op zoek zijn sluiten daarbij aan; je bent georganiseerd, houdt focus, werkt secuur, houdt overzicht en je kunt snel schakelen. Humor is een pré, passie voor werken in een dynamische onderwijsomgeving is een must.

Ben je enthousiast geworden en herken jij je in het volgende profiel? Dan maken wij graag kennis met jou. Jij:

• hebt een afgeronde wo opleiding;
• hebt gevoel voor bestuurlijk-universitaire verhoudingen;
• houdt overzicht en kunt gestructureerd en planmatig werken;
• bent nauwkeurig en accuraat;
• beschikt over de vaardigheid om complexe casuïstiek te analyseren en te vertalen in concrete voorstellen voor de examencommissies;
• bent communicatief sterk en spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels;
• werkt goed samen en bent resultaatgericht;
• bent bekend met procedurele en (juridische) kaders binnen het hoger onderwijs.

Je werkzaamheden

• het voorbereiden, ondersteunen, en afwikkelen van de besluitvorming van examencommissies;
• procedurele en juridische advisering van examencommissies;
• in samenspraak met andere belanghebbenden, structureren en standaardiseren van werkprocessen examencommissies en de implementatie hiervan;
• algemeen ondersteunende activiteiten voor examencommissies, zoals de introductie van nieuwe commissieleden;
• geregeld overleg met bestuursleden van examencommissies;
• gemandateerde afhandeling standaardverzoeken;
• versturen van de bevindingen van de examencommissie naar de studenten;
• voorbereiden en verwerken beroepszaken;
• organiseren gesprekken minnelijke schikking en plagiaat;
• controleren en (laten) aanpassen informatie examencommissie website.

Beschrijving organisatie
De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘Bij ons leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor ongeveer 8.000 studenten vanuit de vestigingen in Leiden en Den Haag. Meer informatie hierover op de website van Geesteswetenschappen.

De dienst OSZ (onderwijs- en studentzaken) verzorgt activiteiten ten behoeve van het onderwijsproces; van strategie en theorie tot uitvoering en praktijk. Het gaat daarbij om ondersteuning, advisering, facilitering van studentenmobiliteit en loopbaanbegeleiding. De dienst is de verbindende schakel in de organisatie en in de ondersteuning van het onderwijs. OSZ harmoniseert de werkprocessen en professionaliseert het onderwijsproces. De dienst OSZ doet haar werk in verschillende teams binnen de faculteit: Onderwijsadministratie & Ondersteuning, Onderwijslogistiek en Functioneel Beheer, Studieadvies, Commissieondersteuning, Humanities International Office en Career Service.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Wij bieden:
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor een jaar, conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3377,- en maximaal € 5090,-bruto (schaal 9 of 10) per maand bij een fulltime dienstverband.
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Informatie
Informatie kan worden ingewonnen bij mr. Ellen van Daal, hoofd van de afdeling, via e.g.m.van.daal@hum.leidenuniv.nl

Solliciteren
Ben je geïnteresseerd?
Solliciteer dan via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button onderaan de sollicitatiepagina. Je kunt je sollicitatie richten aan P.J. (Jelly) Reinders, hoofd OSZ. Je motivatiebrief en CV kun je tot en met 8 november 2023 inzenden. De gesprekken vinden waarschijnlijk plaats in de week van 13 november. We willen je vragen om hier alvast rekening mee te houden.