Solliciteer direct

De Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen zoekt voor het faculteitsbestuur een

Managementassistent faculteitsbestuur (0,8 – 1,0 fte)
Vacaturenummer: 23-375 13731

Wat ga je doen?
Als rechterhand van onze directeur bedrijfsvoering zorg jij ervoor dat zij haar werk goed kan uitvoeren. Aan de start van de dag weet jij precies wat haar taken en acties voor die dag zijn. In jullie overleg ben jij degene die sturing geeft aan acties die voor die dag op haar agenda staan. Jij bent een topper in het bewaken en begrenzen van haar agenda. Jij bent op de hoogte van de openstaande dossiers en schakelt met collega’s of externe contacten om de dossiers verder te brengen. Naast het ondersteunen wil je graag op de hoogte zijn van wat er speelt binnen de organisatie zodat je de verbinder kan zijn tussen de directeur bedrijfsvoering en interne en externe relaties.

Een werkdag als managementassistent bij ons bestuurssecretariaat is een dag vol verrassingen. Jij weet daar als geen ander een goede draai aan te geven. Met positiviteit en daadkracht zorg jij samen en in goed overleg met jouw twee collega-managementassistentes voor een professionele ondersteuning van het faculteitsbestuur.

Wat kun je zoal als taken verwachten?

• Beheren van de email-box en complexe agenda van de directeur bedrijfsvoering;
• Het te woord staan van interne en externe relaties (telefonisch en face-to-face) en doorverwijzen naar de juiste contactpersoon;
• Het inplannen, voorbereiden en notuleren van diverse overleggen;
• Het ondersteunen van een of meerdere diensthoofden;
• Het verzorgen van zaalreservering en catering bij verschillende activiteiten zoals vergaderingen, ontvangsten en evenementen;
• Begeleiden van personele zaken (planning jaargesprekken, begeleiden sollicitatieprocedures);
• Het waarnemen van werkzaamheden in afwezigheid van de andere managementassistenten.
• Naast deze werkzaamheden is er volop ruimte om eigen invulling te geven aan je functie, bijvoorbeeld door het bieden van ondersteuning bij uitdagende projecten, die gekoppeld zijn aan de nieuwe facultaire strategie.

Je profiel

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur op basis van een afgeronde secretaresseopleiding;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse, bij voorkeur in een kennisintensieve organisatie zoals een universiteit of academisch ziekenhuis;
• Uitgebreide ervaring met de applicaties van Microsoft Office;
• Naast uitstekende Nederlandse taalvaardigheden heb je ook een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal;
• Communicatief, sociaal vaardig en een goed gevoel voor wat er binnen de organisatie leeft;
• We verwachten dat je op een proactieve en flexibele manier kunt meedenken, werk ziet liggen en oppakt, en zelfstandig dossiers kunt afhandelen;
• Organisatorische kwaliteiten, improvisatietalent en stressbestendigheid zijn een must;
• Daarnaast gaan we ervan uit dat je nauwkeurig en discreet werkt.

Afdeling Bestuursondersteuning
Samen met twee collega-managementassistentes vorm je het bestuurssecretariaat. Dit secretariaat vormt samen met de ambtelijk secretaris en de bestuurssecretaris de afdeling Bestuursondersteuning. Deze compacte afdeling is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en de ondersteuning van de leden van het faculteitsbestuur. De bestuurssecretaris is jouw leidinggevende met wie je je resultaat- & ontwikkelingsgesprek voert.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren volgt een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en werkervaring - minimaal € 2.818,= en maximaal € 3.764,= bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8). We gaan uit van een werkweek van vier dagen met een mogelijkheid tot uitbreiding naar vijf. Daarbij is het vanzelfsprekend mogelijk om – in goed overleg – een vaste dag voor thuiswerken in te plannen.
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, flexibele werkduur, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl. Daarnaast is het – in goed overleg – mogelijk om een vaste dag voor thuiswerken in te plannen.

Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.
Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit telt meer dan 2300 medewerkers en bijna 5000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en hun al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij ons onderwijs en onderzoek verrijken en versterken.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Carey Batenburg, managementassistent, via telefoonnummer 071 527 4867 of per e-mail via secretariaatbestuurfwn@science.leidenuniv.nl.

Is dit de baan voor jou?
Solliciteer dan direct via de blauwe button op deze pagina. Je kunt reageren tot en met 12 juni 2023. Reacties worden direct in behandeling genomen.

Solliciteer direct