Ben jij in staat een (internationaal) studentbestuur op inspirerende wijze klaar te stomen voor de ervaring van hun (studenten)leven? Wil jij de schouders zetten onder de succesvolle introductie van nieuwe studenten bij de Universiteit Leiden in Den Haag? Houd jij het overzicht bij een grootschalig evenement? En heb je affiniteit met de stad Den Haag?

Kortom, ben jij enthousiast om je talenten in te zetten voor de Universiteit Leiden?
 
Het team Introductieweken van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ/SEA) zoekt een:
 
Coördinator introductieweek HOP (The Hague Orientation Programme) (0,8 fte)

De Universiteit Leiden vindt het belangrijk haar nieuwe studenten een waardevolle start van de studietijd te geven. In dat kader wordt de introductieweek georganiseerd, een introductie in stad, studie en studentleven. De introductieweek schenkt daarnaast ook aan belangrijke thema’s zoals inclusiviteit, duurzaamheid en studentenwelzijn.

De introductieweek wordt dóór studenten, vóór studenten georganiseerd. Dat betekent dat jaarlijks een (parttime) studentbestuur van Nederlandse en internationale studenten met daaromheen een veelheid aan betrokken vrijwilligers (o.m. mentoren, media, logistiek) de introductieweek organiseert van planvorming tot de dag-tot-dag uitvoering. De coördinator vertegenwoordigt de universiteit en is verantwoordelijk voor de werving en begeleiding van het studentbestuur en uiteindelijk de introductieweek. Samen met twee andere coördinatoren (EL CID en OWL) en de teamleider wordt het team Introductieweken gevormd.

De coordinator bewaakt naast de introductieweek van het lopende jaar ook de langere termijn door o.m. de organisatie continu te professionaliseren. In deze dynamische rol stem je het ene moment met het team Introductieweken het gezamenlijke inschrijfmoment af, begeleid je het andere moment een brainstormsessie met het studentbestuur over het weekprogramma, coach je vervolgens een individueel studentbestuurslid m.b.t. het ontwikkelpunt onderhandelen met een partner en sluit je de week af met een vrijwilligersactiviteit. Ook beweegt de coördinator zich op een speelveld met interne en externe belanghebbenden zoals de communicatie-afdeling en de gemeente. En dit is allemaal tijdens de reguliere maanden, natuurlijk is de periode rond de introductieweek (zomer) er eentje die gekenmerkt wordt door een piek van activiteit, enthousiasme en crisismanagement dat hoort bij een dergelijk groot evenement. Flexibele beschikbaarheid tijdens die piekperiode(n) is een voorwaarde.
In afgelopen jaren betrof het meer dan 1000 deelnemers en het aantal studenten in Den Haag groeit. Naast de introductieweek in de zomer wordt ook een bijdrage verwacht aan de wintereditie van introductieweek OWL waar het Den Haag betreft.

De universiteit heeft zowel in Leiden (team Introductieweken – studentcentrum Plexus) als Den Haag (HOP – studentcentrum Beehive) een werkplek beschikbaar voor de coördinator van de HOP die passend bij de rol ook daar flexibel tussen kan bewegen.
 
 Wat ga je doen?

• Je werft, traint en coacht het studentbestuur van de introductieweek HOP;
• Je begeleidt, als vertegenwoordiger van de opdrachtgever (Universiteit Leiden), het studentbestuur bij het realiseren van de introductieweek binnen kaders van doelen, thema’s, planning en budget;
• Je monitort de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van de introductieweek HOP en stuurt bij waar nodig. Het gaat hierbij o.m. om het programma, communicatie, vrijwilligers en veiligheid;
• Je draagt zorg voor het financiële management binnen de eigen introductieweek o.m. financiële planning, begroting, acquisitie, realisatie en bijsturing waar nodig;
• Je draagt zorg voor de samenwerking met interne als externe partijen niet uitsluitend bestaande uit Universiteit Leiden (o.m. veiligheid, communicatie, faculteiten), gemeente, leveranciers, sponsoren en studentenorganisaties. Je draagt bij aan de samenwerking tussen de Campus en stad Den Haag;
• Je geeft samen met het team Introductieweken richting aan de introductieweek van “de toekomst” via o.m. doelgroepenbeleid, vrijwilligerbeleid en partnerbeleid;
• Je levert samen met het team Introductieweken een bijdrage aan werkzaamheden op teamniveau zoals teamvergadering, jaarplanning en ontwikkeling digitale middelen (o.m. inschrijfsysteem).

Wat breng je mee?

• HBO werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van (grootschalige) evenementen;
• Ervaring met, of de wens je te ontwikkelen in, het coachen en begeleiden van studenten is een pré;
• Ervaring met, of de wens je te ontwikkelen in, het geven van trainingen is een pré;
• De capaciteit om zowel de langere termijn te bewaken en het overzicht te bewaren als op de korte termijn te kunnen handelen en zorgvuldig te zijn;
• Een flexibele houding om je werkzaamheden zelfstandig te verrichten en in teamverband gezamenlijke doelen te verwezenlijken;
• Bedrevenheid in het opbouwen en onderhouden van een netwerk binnen en buiten de universiteit;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels (C1 niveau volgens het CEFR).

Onze organisatie
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De afdeling Student Support Services (SSS) heeft tot doel het studiesucces van studenten te bevorderen. Dit doet zij door middel van informatie, advies, begeleiding, workshops, cursussen en verschillende programma’s voor aankomende studenten. Binnen de afdeling werken onder meer studentendecanen, studentenpsychologen, en studiekeuze- en loopbaanadviseurs. Ook team Introductieweken is onderdeel van SSS. Specifieke informatie over de HOP: https://www.hopweek.org.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Ons aanbod
Een functie in een organisatie volop in beweging. Mensen maken het verschil in onze organisatie en daarin willen we ook investeren. Een dienstverband vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten.  Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €3.098 en maximaal € 4.257 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (projectleider, schaal 9).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

In deze functie is het mogelijk om in overleg gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken (hybride werken). Meer informatie over Universiteit Leiden kun je vinden op: https://www.universiteitleiden.nl.
 
Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en/of procedure kun je contact opnemen met Dennis Fiorenza, teamleider Introductieweken, d.r.fiorenza@sea.leidenuniv.nl / 0715278328.

Informatie over het Expertisecentrum Studenten en Onderwijszaken kun je hier vinden.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan de pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 31 mei 2023 worden gericht aan de heer D. Fiorenza. Gesprekken in de eerste ronde vinden plaats op 5 en 7 juni. De tweede ronde vindt plaats op 15 en 22 juni. Start in overleg zo snel mogelijk.
 
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.