De dienst Onderwijs- en Studentzaken van de Faculteit der Geesteswetenschappen is op zoek naar een

Processecretaris voor het team Procesregie (0,4 fte)

Vacaturenummer: 13652

Werk jij graag mee aan het verbeteren van de organisatie van ons onderwijs? Maak jij processen beter en betrek je anderen daar gemakkelijk bij? Dan is deze functie wellicht iets voor jou dus lees snel verder!

Procesregie en de processecretaris

De dienst Onderwijs- en Studentenzaken (OSZ) is een levendige dienst die voortdurend bezig is om de organisatie en ondersteuning van het onderwijs te verbeteren. Een van de manieren waarop we dat op dit moment doen, is door alle werkprocessen die we op dat gebied hebben onder de loep te nemen met alle mensen die met dat proces te maken hebben. Dat kunnen zowel mensen van onze eigen dienst zijn, als medewerkers vanuit opleidingen of andere afdelingen. Dit alles gebeurt onder leiding van een zogenaamde procesregisseur. Als processecretaris ondersteun jij de procesregisseur hierbij door het uitnodigen van betrokkenen, regelen van werkruimten en ondersteunen in het vastleggen van de uitkomsten de bijeenkomsten. Dat laatste kan zijn in de vorm van een procesplaat, of een actielijst. Bovendien ben je verantwoordelijk voor de terugkoppeling naar de deelnemers. Je zorgt ook voor de archivering van de uitkomsten. Verder heb je als secretaris ook een signalerende rol: je ondersteunt niet alleen, maar onderneemt zelf ook actie als een proces niet goed loopt (bijvoorbeeld deadlines worden niet gehaald), of als er veranderingen nodig zijn aan het proces (door bijvoorbeeld veranderingen in de IT-systemen). In overleg met de procesregisseur plan je dan een overleg in met betrokkenen om ervoor te zorgen dat het proces soepel blijft lopen en op tijd wordt bijgesteld of verbeterd.

Je team
Je komt te werken binnen het Team Procesregie. Het team bestaat uit drie procesregisseurs en de processecretaris. Daarnaast zijn er facultaire procescoördinatoren die zorgen voor een goed verloop van de uitvoering van het proces. Gezamenlijk dragen jullie er zorg voor dat uiteindelijk alle onderwijsondersteunende processen – van aanmelden tot afstuderen en van roosteren tot tentamineren – optimaal beheerd, uitgevoerd en waar nodig verder verbeterd worden. De werksfeer is professioneel maar ook informeel.

De dienst OSZ is de verbindende schakel in de organisatie en ondersteuning van het onderwijs. OSZ optimaliseert onderwijsprocessen en draagt zo bij aan de kwaliteit van het onderwijs. Als processecretaris word je meegenomen bij het inrichten van processen en van procedures. Ben jij enthousiast geworden door bovenstaande beschrijving en wil je een bijdrage leveren aan het verder inrichten van de ondersteunende processen? Vind je het leuk om daarbij deel te zijn van een dynamisch team dat zich op dit moment verder aan het ontwikkelen is om te kunnen werken vanuit de keten? Dan maken wij graag kennis met jou!

Je profiel
De kwaliteiten waar we naar op zoek zijn:

• Je hebt minimaal een HBO-diploma;
• Je bent georganiseerd, zelfstandig, efficiënt en accuraat;
• Je hebt organisatiesensitiviteit;
• Je hebt (enige) ervaring met procesbeheer en -verbeterprocessen
• Je hebt bij voorkeur ervaring met Visio of een ander workflowpakket
• Je hebt bij voorkeur ervaring met onderwijsondersteunende applicaties zoals een studenten informatie systeem (uSis op basis van campus solutions), Content management systeem (Hippo, Confluence, een cijferregistratiesysteem (uSis,, een incident management systeem (Topdesk) of een roostersysteem (TermTime);
• Je hebt uitstekende kennis van het Nederlands in woord en geschrift en een goede kennis van de Engelse taal.

Je werkzaamheden

• Samen met experts uit de organisatie werk je op operationeel niveau aan het beheren, verbeteren en standaardiseren van de onderwijsondersteunende processen;
• Je prioriteert en implementeert samen met de procesregisseur de verbetering van processen en de bijbehorende IT-systemen;
• Voor de realisatie van beheer en verbeteringen werk je nauw samen met andere partners binnen de Faculteit Geesteswetenschappen en de Universiteit;
• Je neemt deel aan projecten (op facultair en centraal niveau) die bijdragen aan het inrichten en vernieuwen van de onderwijsondersteunende processen.

Werkervaring in het (hoger) onderwijs is een pre. We nodigen echter starters op de arbeidsmarkt nadrukkelijk uit te solliciteren.

Beschrijving organisatie
De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘In Leiden leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor circa 7.000 studenten. Meer informatie: www.universiteitleiden.nl/geesteswetenschappen.

Wij bieden
Een dienstverband conform de cao Nederlandse Universiteiten voor de duur van een jaar.
Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €3.098,- en maximaal €4.257,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 9).

Secundaire arbeidsvoorwaarden
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl/.

Diversiteit en inclusie
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.
Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit samen met inclusie de drijvende kracht is achter creativiteit en innovatieve ideeën. Wij streven er daarom naar een werkomgeving te creëren waarin iedereen zich gesterkt voelt om op het werk authentiek en volledig zichzelf te kunnen zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Ellis van Spanje (procesregisseur) : e.j.van.spanje@hum.leidenuniv.nl.

Solliciteren
Je kan online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot 5 juni 2023 worden gericht aan drs. P.J. Reinders. De sollicitatiegesprekken zullen naar verwachting plaatsvinden in de week van 12 juni. Je wordt vriendelijk verzocht hiermee rekening te houden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.