Solliciteer direct

Heb jij een helikopterview, ben je oplossingsgericht en heb je affiniteit met administratieve processen? Ben je communicatief sterk en ligt het jou om samen met anderen een goed lopend proces te ontwikkelen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Onze Studentenadministratie van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een:

Procesbeheerder Studentenadministratie (0,8 fte)

Als procesbeheer Studentenadministratie werk je op het snijvlak tussen uitvoering en ICT. Je zorgt ervoor dat alle (veelal geautomatiseerde) processen probleemloos verlopen en dat de informatievoorziening voor studenten en ketenpartners op orde is. Dit doe je samen met het team en andere collega’s. Je schrijft werkinstructies en initieert verbeterplannen, je organiseert kennisdeelsessies en zorgt voor het (laten) oplossen van technische problemen. Daarnaast beschik je over goede communicatieve vaardigheden om onze ketenpartners en onze studenten van de juiste informatie te voorzien.

Wat ga je verder doen?

• Je bent verantwoordelijk voor de juiste inrichting van Studielink. Je stemt benodigde informatie af en stuurt deze informatie vervolgens op tijd door naar de betrokkenen;
• Je draagt zorg voor tijdige, juiste en leesbare informatie op de website, in onze systemen en communicatie vanuit onze systemen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor je collega’s. Je neemt deel aan de maandelijkse communicatiewerkgroep;
• Je beheert een aantal processen waaronder verplichte matching, selectie en plaatsing en diverse samenwerkingsovereenkomsten. Ook beheer je een jaarplanning en zorg je voor jaarlijkse evaluatie;
• Je draagt bij aan het projectmatig en succesvol implementeren van nieuwe functionaliteiten in processen waarbij samenwerking en communicatie een belangrijke competentie is;
• Je initieert verbetervoorstellen op basis van analyses uit systemen, signalen van studenten en externen;
• Je voert totaal-, verband- en detailcontroles uit met behulp van het onze studenten informatiesystemen en denkt mee over kwaliteitsverbeteringen.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over minimaal HBO werk- denkniveau. Een opleiding gerelateerd aan administratieve ICT-processen en systemen is een pre;
• Je hebt affiniteit met de doelgroep (internationale) studenten en het onderwijs en bent in staat om relevante wet- en regelgeving te vertalen naar processen en systemen;
• Je hebt ervaring met complexe informatiesystemen (ervaring met Topdesk, Studielink en Oracle Campus Solutions is een pré)en bent daarin de schakel tussen de gebruiker en functioneel beheer;
• Je houdt van projectmatig werken zowel in een team als zelfstandig;
• Je bent efficiënt en accuraat, doortastend en voelt je thuis in een dynamische omgeving:
• Je beschikt over de volgende competenties: analytisch vermogen, accuratesse, plannen en organiseren, klantbetrokkenheid en samenwerken;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Onze organisatie
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen.

Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De Studentenadministratie draagt samen met de Financiële administratie zorg voor een gestroomlijnde manier van in- en uitschrijven van studenten en de financiële afhandeling van aan deze processen gerelateerde (college)gelden en beurzen binnen de kaders van relevante wet- en regelgeving en aan een optimale rijksbijdrage en de verdeling van deze gelden binnen de universiteit.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Ons aanbod
Een functie in een organisatie volop in beweging. Mensen maken het verschil in onze organisatie en daarin willen we ook investeren. Een dienstverband vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen.Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2.818 en maximaal € 3.764 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

In deze functie is het mogelijk om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken (hybride werken). Meer informatie over Universiteit Leiden kun je vinden op: https://www.universiteitleiden.nl.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG is hier te vinden.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en/of procedure kun jecontact opnemen met Nienke Keijser, teamleider Studentenadministratie, n.keijser@sea.leidenuniv.nl.

Informatie over het Expertisecentrum Studenten en Onderwijszaken kun je hier vinden.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan de pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 2 april 2023 ingezonden worden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer direct