De afdeling Directie & Staf van het Universitair Facilitair Bedrijf(UFB) is op zoek naar een

Management assistent (0,6-0,8 FTE)
Vacaturenummer: 13459

Gezocht: ons nieuwe visitekaartje, een enthousiast en betrokken medewerker die het leuk vindt om aan de slag te gaan bij een dynamische en veelzijdige organisatie.

Dit doe je voor ons
In deze afwisselende functie zoeken wij iemand die integriteit en loyaliteit hoog in het vaandel heeft. Je bent betrokken, pro-actief, servicegericht en stressbestedig én je kunt zelfstandig werken maar ook in teamverband. Ben je sowieso op woensdag beschikbaar? Dan zien we graag je sollicitatie tegemoet.

Je vormt samen met een collega het secretariaat waar een aantal taken gezamenlijk wordt uitgevoerd, maar elk ook specifieke taken heeft. Je vervangt elkaar indien nodig.

Een blik op jouw toekomstige werkweek:

• Ondersteunen van de directie en stafmedewerkers op organisatorisch gebied, zoals het organiseren van vergaderingen met daarbij behorend het verzamelen en verspreiden van vergaderstukken, notuleren, bijhouden van actielijsten
• Maken van afspraken en zorgdragen voor agendabeheer
• Verantwoordelijkheid voor het screenen en beoordelen van inkomende correspondentie, documenten e.d. op belang, prioriteit en aard van afhandeling en het archiveren van brieven, beleidsstukken en contracten
• Onderhouden van in- en externe contacten en verstrekken van informatie via e-mail en telefoon
• Bijhouden van de voorraad van o.a. kantoorartikelen en plaatsen van bestellingen en afhandeling daarvan
• Opstellen, controleren en corrigeren van brieven en (beleids)teksten
• Opstellen en formuleren van voorstellen voor het verbeteren en aanpassen van interne regelingen en procedures
• Ondersteuning aan de Partycatering zoals het controleren en aanpassen van offertes en menukaarten
• Organiseren van jubilea en evenementen binnen het UFB
• Fungeren als centraal aanspreekpunt ten behoeve van alle gebouwgebruikers
• Als ambtelijk secretaris van de Dienstraad van het UFB zorgdragen voor het plannen, organiseren en notuleren van met name de formele vergaderingen

Jij hebt hét
Je bent integer en in staat om de juiste beslissingen te nemen, houd je aan de gemaakte afspraken en neemt je verantwoordelijkheid hiervoor.

• Je hebt mbo/hbo werk- en denkniveau
• Je bent in het bezit van een secretariele opleiding of hebt aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie
• Je hebt affiniteit en handigheid met het werken met Teams
• Je bent een ervaren gebruiker van MS Office/Office 365
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Je werkt graag samen, bent flexibel en hebt een dienstverlenende en collegiale instelling en bent oplossingsgericht

Wie zijn wij
Het UFB is het facilitair bedrijf van en voor de Universiteit Leiden. Een breed scala van producten en diensten wordt door het UFB geleverd aan universitaire eenheden, individuele medewerkers en studenten, evenals aan de universiteit gelieerde organisaties. Het UFB faciliteert circa 7.100 medewerkers en 31.000 studenten in Leiden en Den Haag.

Dit doen wij voor jou
Samen bouwen we aan een werkomgeving waarin jij je talenten verder kunt ontwikkelen en we kijken graag naar hoe we kunnen helpen je ambities te verwezenlijken. Daarbij is je talent belangrijker dan je gender, afkomst, leeftijd, geaardheid of beperking.

Jij verdient hét
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met mogelijkheid tot vast dienstverband. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.471 en maximaal €3.764 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 7-8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl/.

Diversiteit en inclusie
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief. hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Meer weten?
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kunt u contact opnemen met Nicole Aalten, via e-mail n.m.c.aalten@ufb.leidenuniv.nl, telefoon 071 527 3020.

Let's connect!
Je kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 9 april 2023 worden gericht aan Mevrouw Ir. M.O. Teufer.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld