Het Leids Instituut voor Onderzoek in de Natuurkunde (LION) onderdeel van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen zoekt een:

Management/Office assistent; (0,6 -0,8 fte)

Vacaturenummer: 23-116

Houd jij van een afwisselende en veelzijdige baan? Haal je voldoening uit het helpen van collega’s en krijg je energie van het ondersteunen van wetenschappers/groepsleiders? Wil je de spin in het web van een onderzoeksgroep zijn? Werk je daarnaast graag in een leuk en dynamisch team? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

De werkzaamheden
Het LION is op zoek naar ondersteuning voor een aantal onderzoeksgroepen. Het betreft een veelzijdige en dynamische functie.  Je hebt veel contact met de senior wetenschappers waarvoor je werkt en met de groepsleden van hun onderzoeksgroepen. Jij zorgt dat tal van administratieve processen soepel lopen.

De voornaamste taken zijn:

• Vraagbaak zijn voor de onderzoeksgroepen
• Zorgdragen voor tijdige registratie in diverse portals
  • • Aanstellingen en personeelsmutaties
    • Declaraties en facturen controleren
    • Dienst- en congresreizen boeken en regelen visa
    • Publicaties verzamelen en registreren in Lucris/Converis
    • Jaarverslagen: data verzamelen en verslagen opmaken
    • Website bijhouden
• Begeleiden van promovendi van aanstelling tot promotie
  • • Aanstelling
    • Aanmelden bij Graduate School Office
    • Inplannen Resultaat- en ontwikkelingsgesprekken
    • Promotietraject
• Zorgdragen voor tijdige aanmelding van stagiaires, van zowel het LION als van andere universiteiten en hogescholen
• Organiseren van (online) vergaderingen en andere bijeenkomsten
• Ondersteuning bij projectbeheer
• Agenda- en telefoonbeheer

Jouw profiel

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je beschikt over administratieve/secretariële vaardigheden, verkregen door opleiding of ervaring;
• Je bent organisatorisch sterk en je hebt affiniteit met procesbewaking;
• Je werkt accuraat en gestructureerd;
• Je bent handig met geautomatiseerde systemen/processen;
• Je bent zowel zelfstandig als een goede teamplayer;
• Je bent klant- en oplossingsgericht;
• Je bent leergierig, discreet, flexibel en stressbestendig;
• Een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift is noodzakelijk;
• Je bent beschikbaar op woensdag en/of vrijdag.

Beschrijving faculteit
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Het LION verzorgt natuurkundig onderzoek en onderwijs aan de Universiteit Leiden. De secretariële en administratieve ondersteuning wordt verzorgd door een secretariaat van 7 fte en het secretariaat speelt daarmee een cruciale rol in de adequate ondersteuning van 150 wetenschappers, het onderwijs aan 300 studenten en het management.

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief. De Universiteit Leiden groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2.471,- en maximaal €3.336,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof , sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Interne kandidaten met relevante werkervaring worden van harte uitgenodigd om te solliciteren.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kunt u contact opnemen met Monique de Ridder, instituutsmanager, im-lion@physcis.leidenuniv.nl.

Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op  www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen . Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op https://werkenbij.leidenuniv.nl/.

Solliciteren
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot uiterlijk 7 maart 2023 per e-mail worden gericht aan Monique de Ridder, vacatures@physics.leidenuniv.nl.