Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen / Instituut voor Biologie zoekt een: Management assistent

Vacaturenummer: 23-066

Houd jij van een afwisselende en veelzijdige baan? Krijg je voldoening uit het helpen van collega’s en krijg je energie van het zorgen voor een goede werving en selectie van nieuwe medewerkers? Werk je daarnaast graag in een leuk en dynamisch team? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

De werkzaamheden 
Als management assistent bij het IBL val je direct onder de instituutsmanager. Je bent onderdeel van het “IBL Office” dat verder nog bestaat uit 2 management assistentes, een communicatiemedewerker, een finance officer en een facility officer. Samen met de andere management assistenten ben je het eerste aanspreekpunt voor de meeste administratieve zaken binnen het instituut. Daarnaast ben jij degene die de agenda van de instituutsmanager beheert, haar ondersteunt bij andere taken en een eigen rol hebt bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers. In goed overleg kun je één dag per week thuiswerken.

Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende secretariële en administratieve werkzaamheden:

• Agendabeheer en ondersteuning van de instituutsmanager;
• Ondersteuning bij werving en selectie van nieuwe medewerkers: maken en monitoren van de vacatureplanning, opstellen (met input van anderen) en uitzetten van vacatures, inplannen van sollicitatiegesprekken, etc.;
• Informatieverstrekking: je bent samen met je collega’s het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen;
• Bijhouden van correspondentie, voornamelijk per mail (office-inbox): het screenen en beoordelen van inkomende mails, zorgdragen voor beantwoording of voorleggen aan de juiste persoon;
• Notuleren van vergaderingen;
• Telefoonverkeer: het aannemen en waar nodig doorverbinden van gesprekken;
• Organiseren van verschillende activiteiten, zoals vergaderingen, recepties en cursussen en het regelen van de catering daarvoor;
• Facilitaire ondersteuning, zoals het bestellen van kantoorartikelen en regelen van toegangsbeheer voor het instituut;
• Verzorgen van hotelreserveringen, het boeken van reizen en het afhandelen van reisdeclaraties;
• Bijdragen aan opzetten en invoeren van (nieuwe, betere en/of heldere) werkprocessen

Jouw profiel

• Je hebt een relevante MBO-opleiding en ten minste 3 jaar werkervaring als secretaresse/management assistent;
• Je werkt accuraat, werkt gestructureerd en kunt goed plannen en organiseren;
• Je bent zowel zelfstandig als een goede teamplayer;
• Je bent klant- en oplossingsgericht;
• Je bent discreet, flexibel en stressbestendig;
• Een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift is vereist.

Beschrijving faculteit/ directie
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2800 medewerkers en ruim 6000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Het Instituut voor Biologie
Het onderzoek binnen het Instituut Biologie Leiden (IBL) heeft tot doel te werken aan de wetenschappelijke basis van biodiversiteit en gezondheid. Dit zie je terug in ons leidende principe Harnessing Biodiversity for Health. We voeren innovatief onderzoek uit om fundamentele vragen te beantwoorden en oplossingsgericht onderzoek om grote maatschappelijke uitdagingen op te lossen. Denk aan het beschermen van de biodiversiteit van de natuur, ontwikkelen van duurzame biotechnologie en landbouw en verhogen van een goede gezondheid. Ons onderzoek richt zich op vier onderzoeksthema's: Bioactive Molecules, Host-Microbe Interactions, Development & Disease and Evolution & Biodiversity. Gelegen in een bloeiende wetenschappelijke omgeving met onze Faculteit Wis- en Natuurwetenschappen, Naturalis Biodiversity Center, het Leids Universitair Medisch Centrum en het Leiden Bioscience Park biedt IBL een boeiende, internationaal georiënteerde en inclusieve plek om te werken en studeren.

Wij bieden
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2.471,- en maximaal € 3.764,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7-8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof , sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.universiteitleiden.nl/en/working-at.

Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen met Resi Janssen, Instituutsmanager, instituutsmanageribl@biology.leidenuniv.nl of 06-55896106. Voor meer informatie over de procedure kunt u contact opnemen met Sylvia Maas (jobs@biology.leidenuniv.nl).

Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op  https://www.universiteitleiden.nl/en/science . Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op https://www.universiteitleiden.nl/en/working-at.

Solliciteren
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot uiterlijk 6 maart 2023 per e-mail worden gericht aan jobs@biology.leidenuniv.nl.