Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management/office assistent

Vacaturenr.
22-616
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,6-0,8
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
27 september 2022
Sluitingsdatum
18 oktober 2022 Vacature gesloten

Het Leids Instituut voor Onderzoek in de Natuurkunde (LION) onderdeel van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen zoekt een:

Management/office assistent; (0,6 -0,8 fte)

Vacaturenummer: 22-616

De werkzaamheden 

Wegens vervanging tijdens zwangerschapsverlof en uitbreiding is het LION op zoek naar secretariële ondersteuning. Secretariële ondersteuning binnen het LION betreft een veelzijdige en dynamische functie. De ondersteuner is de spil tussen de wetenschappelijke staf en de organisatie voor diverse onderzoeksgroepen van het LION.

De voornaamste taken zijn:

  • Agenda-, post- en telefoonbeheer
  • Algemene secretariaatstaken d.w.z. ondersteuning van medewerkers van het LION ten aanzien van onderzoek en/of onderwijs
  • Zorgdragen voor tijdige registratie in diverse portals
      • Aanstellingen en personeelsmutaties
      • Declaraties en facturen controleren
      • Dienst- en congresreizen boeken en regelen visa
      • Publicaties verzamelen en registreren in Lucris/Converis
      • Jaarverslagen: data verzamelen en verslagen opmaken
      • Website bijhouden
  • Begeleiden van promovendi van aanstelling tot promotie
      • Aanstelling
      • Aanmelden bij Graduate School Office
      • Inplannen Resultaat- en ontwikkelingsgesprekken
      • Promotietraject
  • Zorgdragen voor tijdige aanmelding van stagiaires, van zowel het LION als van andere universiteiten en hogescholen
  • Organiseren van (online) vergaderingen en andere bijeenkomsten
  • Ondersteuning bij projectbeheer

Uw profiel

  • HAVO werk- en denkniveau
  • Secretariële vaardigheden verkregen door opleiding of enige jaren werkervaring in een soortgelijke functie
  • Zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Uitstekende vaardigheid met Windows en MS-Office
  • Zelfstandig en in teamverband kunnen werken
  • Leergierig, servicegericht, stressbestendig en communicatief sterk
  • Beschikbaar op woensdag en/of vrijdag.

Beschrijving faculteit
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Het LION verzorgt natuurkundig onderzoek en onderwijs aan de Universiteit Leiden. De secretariële en administratieve ondersteuning wordt verzorgd door een secretariaat van 7 fte en het secretariaat speelt daarmee een cruciale rol in de adequate ondersteuning van 150 wetenschappers, het onderwijs aan 300 studenten en het management.

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal 2.471,- en maximaal €3.336,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof , sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kunt u contact opnemen met Monique de Ridder, instituutsmanager, im-lion@physcis.leidenuniv.nl

Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op  www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen . Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op https://werkenbij.leidenuniv.nl/.

Solliciteren
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot 18 oktober 2022  per e-mail worden gericht aan Mevr. Monique de Ridder, vacatures@physics.leidenuniv.nl

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.