Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management assistent

Vacaturenr.
22-585
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,8
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
13 september 2022
Sluitingsdatum
13 oktober 2022 Vacature gesloten

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen LIACS  zoekt een

Management assistent (0.8 fte)

De werkzaamheden  
Als secretaresse werk je samen in een ondersteunend team onder leiding van de Instituutsmanager bij het LIACS, het Leiden Institute of Advanced Computer Science. Het betreft een veelzijdige functie, waarbij je binnen het team het eerste telefonisch, digitaal en persoonlijk aanspreekpunt bent voor medewerkers en gasten. Als secretarieel medewerker fungeer je als de ogen en oren van het instituut en ben je de spin in het web voor een groot aantal administratieve zaken. Je werkt hierin nauw samen met de overige medewerkers van het secretariaat. Vanwege deze front-office rol is thuiswerken of hybride werken niet mogelijk in deze functie. Je gaat werken op meerdere locaties. Wij geven de voorkeur aan iemand die in ieder geval op dinsdag en vrijdag beschikbaar is. 

 Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende secretariële en administratieve werkzaamheden:

•    Informatieverstrekking: je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen. 
•    Het bijhouden van correspondentie, voornamelijk per mail (secretariaat-inbox): het screenen en beoordelen van inkomende mails, zorgdragen voor beantwoording of voorleggen aan de juiste persoon
•    Telefoonverkeer: het aannemen en waar nodig doorverbinden van gesprekken
•    Je draagt zorg voor catering en zaalreserveringen voor evenementen, zoals vergaderingen, bijeenkomsten en congressen. 
•    Facilitaire ondersteuning, zoals het bestellen van kantoorartikelen en regelen van toegangsbeheer voor de meerdere locaties van het instituut. 
•    Het verzorgen van hotelreserveringen, het boeken van reizen en het afhandelen van reisdeclaraties;
•    Secretariële ondersteuning van hoogleraren; o.a. agendabeheer, inbox-beheer;
•    Controleren en goedkeuren van facturen als activiteitenhouder;
•    Bijdragen aan opzetten en invoeren van (nieuwe, betere en/of heldere) werkprocessen
•    Bijhouden van sollicitatieprocedures; eerste correspondent voor sollicitanten, inbox-beheer en het bijhouden van surfdrive.

Profiel 

•    Je werkt accuraat en kunt goed plannen en organiseren
•    Je moet vaak veel dingen tegelijk doen, dus flexibiliteit en improvisatietalent zijn onmisbaar
•    Je werkt graag samen in een team, maar kunt ook zelfstandig taken uitvoeren
•    Je hebt een enthousiaste en positieve persoonlijkheid
•    Je kunt vooruitdenken en proactief oplossingen verzinnen
•    Je hebt affiniteit met de academische omgeving 
•    Voor deze functie is een relevante afgeronde MBO-opleiding noodzakelijk en ten minste 3 jaar werkervaring als secretaresse
•    Een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift is vereist

Beschrijving faculteit/ directie
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2.300 medewerkers en bijna 5.000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Je maakt deel uit van het Leiden Institute of Advanced Computer Science (LIACS). LIACS verzorgt de Bachelorrichtingen (BSc) Informatica en Data Science/Artificial Intelligence en de Masterprogramma's (MSc) Computer Science, ICT in Business and the Public Sector, Media Technology en Science Based Business. Volgens een onafhankelijke onderzoeksvisitatie is LIACS een van de meest vooraanstaande informatica-afdelingen van Nederland. We streven naar excellentie in een zorgzaam instituut, waar uitmuntendheid, plezier en diversiteit hand in hand gaan. We bieden een duidelijk en uitnodigend carrièrepad aan jonge en getalenteerde wetenschappers met de ambitie om te groeien. Voor meer informatie over LIACS, zie https://liacs.leidenuniv.nl

Wij bieden
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. 
Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2471,- en maximaal € 3336,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7). 

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical verlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie 
Voor meer informatie over de inhoud en procedure van deze functie kunt u contact opnemen met Caroline de Bruin, instituutsmanager LIACS, e-mail c.j.de.bruin@liacs.leidenuniv.nl 

Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op  https://www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen. Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op https://werkenbij.leidenuniv.nl/

Solliciteren
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot uiterlijk 13 oktober per e-mail worden gestuurd naar jobs@liacs.leidenuniv.nl

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.