Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Bestuursassistent College van Bestuur

Vacaturenr.
22-443 12091
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,8-1,0
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
12 juli 2022
Sluitingsdatum
14 augustus 2022 Vacature gesloten

Het College van Bestuur zoekt een bestuursassistent voor 0,8-1,0 fte.

Het College van Bestuur (CvB) is verantwoordelijk voor het efficiënt en goed besturen van de Universiteit Leiden. Het secretariaat CvB ondersteunt daarbij. Het secretariaat bestaat uit 3 managementassistenten en wordt uitgebreid met een Bestuursassistent. Als Bestuursassistent ben jij de spin in het web, waarbij het ondersteunen van de voorzitter en de rector van het CvB ondersteunen met plannen, organiseren en voorbereiden van allerlei verschillende afspraken de belangrijkste taak is.

Werkzaamheden

  • Administratieve Troubleshooter;
  • Momenten van reflectie faciliteren, middels het voorbereiden van diners en heidagen;
  • Websites CvB-leden up to date houden;
  • Op aangeven van managementassistenten CvB oppakken van spoedzaken en incidenteel acties uit mailboxen CvB en beantwoorden of beleggen bij anderen,
  • Prioritering bij secretariële zaken die meerdere CvB leden raken (iom management  assistenten);
  • Ondersteunen bij en voorbereiden van bijeenkomsten, presentaties, bezoeken & andere afspraken (afstemming met managementassistenten);
  • Het schrijven van (korte) speeches;
  • Ophalen praktische en inhoudelijke informatie, ter voorbereiding op bijeenkomsten;
  • Bewaken van financiële planning en budgetten CvB;
  • Voorbereiden complexe afspraken;
  • Het coördineren van zaken die niet onder een directie vallen;
  • Achtervang CvB secretariaat.

Jouw profiel

  • Je hebt een afgeronde HBO- of WO-opleiding;
  • Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en de ambitie om van complexe organisaties te leren;
  • Je bent stressbestendig en flexibel, kunt snel schakelen en hecht belang aan hoge kwaliteit;
  • Je bent een organisatietalent en verliest details niet uit het oog, waarbij je wel hoofd- en bijzaken van elkaar weet te scheiden;
  • Je werkt nauwkeurig en zelfstandig en bent resultaat- en oplossingsgericht;
  • Je bent representatief en hebt een proactieve en dienstverlenende instelling;
  • Je handelt integer en discreet;
  • Je beheerst Officeprogramma’s zoals PowerPoint en bent aantoonbaar zeer digitaal vaardig.
  • Je hebt uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden, ook in het Engels;
  • Als je ervaring hebt als assessor of lid van een medezeggenschapsorgaan bij de universiteit is dat een pré.

Het Bestuursbureau draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra. Op een aantal terreinen zoals financiën, personeel, juridische zaken en strategische communicatie heeft het Bestuursbureau ook een service verlenende rol voor de gehele organisatie. De functie maakt onderdeel uit van het secretariaat CvB, zij zorgen voor een optimale ondersteuning van het College van Bestuur. Meer informatie kun je vinden op: https://organisatie.leidenuniv.nl/bestuursbureau/

 Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren en het voldoen aan alle functie-eisen wordt de tijdelijke aanstelling omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.846,- en maximaal € 4.490,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 10).

 Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op https://www.werkenbij.leidenuniv.nl

Diversiteit en inclusie
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief. 

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Jan-Willem Brock, e-mail j.w.h.brock@bb.leidenuniv.nl, telefoon +31 71 5273341.

Solliciteren
Je kunt solliciteren via de button 'Solliciteren'. Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 14 augustus worden gericht aan Jan-Willem Brock

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.