Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management/Office assistent Sterrewacht (0.8 fte)

Vacaturenr.
22-308
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,8
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
17 mei 2022
Sluitingsdatum
8 juni 2022 Vacature gesloten

De Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen, Instituut Sterrewacht zoekt een

Management/Office assistent Sterrewacht (0.8 fte)
Vacaturenummer: 22-308

De werkzaamheden 
Als management/Office assistent kom je in een klein, ondersteunend team terecht, dat zeer zelfstandig werkt in een internationaal, ambitieus onderzoeksinstituut. Het team staat onder leiding van de instituutsmanager. Binnen het secretariaat wordt een aantal taken gezamenlijk uitgevoerd, maar heeft elk van de medewerkers ook specifieke taken. De persoon die we voor deze vacature zoeken heeft een veelzijdige functie met in het takenpakket de nadruk op personeelszaken:
-    Fungeren als eerste contactpunt voor (nieuwe) medewerkers en gasten, zowel in direct contact als ook telefonisch en per email: informatie verstrekken, ondersteuning bieden bij uiteenlopende vragen, onder andere rondom HR gerelateerde zaken;
-    Uitvoeren en bewaken administratieve processen personeelszaken, in samenwerking met instituutsmanager, de personeelsadviseur en de universitaire afdeling personeelszaken (pssc)  (o.a. nieuwe contracten, contractverlengingen, registratie medewerkers in diverse systemen/ website, administratie resultaat- en ontwikkelingsgesprekken, verlofregistratie);
-    Organisatorische en administratieve ondersteuning bij werving – en selectierondes en de jaarlijkse introductiedagen voor nieuwe promovendi;
-    Het ondersteunen van bijeenkomsten (zalen reserveren, koffie en thee en overige catering bestellen en rondbrengen);
-    Facilitaire taken (Huishoudelijke taken, post, sleuteladministratie).

Uw profiel
•    Samenwerkingsgericht;
•    affiniteit, ervaring en inzicht op het vlak van kantoor-automatiserings-programma’s zoals Microsoft office en Excel, en handigheid in het werken met universitaire online (HR) systemen
•    nauwkeurig en goed georganiseerde wijze van het voeren van een administratie;
•    flexibiliteit;
•    servicegericht;
•    een proactieve houding;
•    uitstekende beheersing van het Engels en Nederlands in woord en geschrift;
•    ervaring binnen een internationale, academische werkomgeving is een pré;

Beschrijving van de faculteit en het instituut
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.
Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2200 medewerkers en bijna 4200 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Het instituut Sterrewacht Leiden bestaat uit een hechte gemeenschap van ruim 160 medewerkers, waaronder hoogleraren, U(H)D’s, postdocs, promovendi, ondersteunend personeel en gastonderzoekers, en verzorgt het onderwijs voor circa 300 bachelor- en masterstudenten. De Sterrewacht bevindt zich in het Oortgebouw en in het Huygens laboratorium. Voor meer informatie over de Sterrewacht: https://www.strw.leidenuniv.nl 

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten . Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van  één jaar, met daarna de mogelijkheid tot verlenging in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.367,- en maximaal € 3.208,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof  en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Professionalisering en ontwikkeling wordt gestimuleerd en ondersteund, bijvoorbeeld door het volgens van cursussen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie 
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen met drs. Evelijn Gerstel, instituutsmanager Sterrewacht Leiden, gerstel@strw.leidenuniv.nl,   071- 527 8449.
Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op https://www.science.leidenuniv.nl/ . Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op https://werkenbij.leidenuniv.nl/  

Solliciteren
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot uiterlijk 8 juni 2022 geupload worden in pdf format via de speciaal hiervoor ingerichte website: https://jobs.strw.leidenuniv.nl/2022/secr  


Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.