Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Officemanager bij het Centrum voor Milieuwetenschappen

Vacaturenr.
22-421
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
28 juni 2022
Sluitingsdatum
8 augustus 2022 Vacature gesloten

Het Centrum van Milieuwetenschappen Leiden (CML) van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is op zoek naar een 
 
Officemanager (1,0 fte) 
Vacaturenummer 22-421

De collega's waarmee jij gaat samenwerken staan aan de frontlinie van wetenschappelijk onderzoek op het gebied van milieuwetenschappen met onderwerpen als duurzaamheid, circulaire economie, klimaatverandering en meer. Je zal wellicht een van de wetenschappers voorbij hebben zien komen in een artikel in NRC, de Volkskrant of bij NOS. Of wellicht bij Vroege Vogels - BNNVARA op de radio? 

Als twee-eenheid ga jij het management team (MT) en de wetenschappers ondersteunen. Zo regel jij de onboarding van de nieuwe collega's en begeleid je de sollicitatieprocedures. De werksfeer is professioneel en tegelijkertijd ook informeel. Collega's lopen regelmatig binnen met vragen maar ook om even bij te praten. Als kern van het instituut weet jij waar je de collega heen kan verwijzen of handel jij de actie af. Organisatiesensitiviteit is belangrijk. Je pakt signalen op discrete en professionele wijze op en gaat hier op een proactieve manier mee om.

Voor de instituutsmanager ben jij de sparringpartner over het dagelijks reilen en zeilen binnen CML, zoals bijvoorbeeld hoe we de nieuwe collega's in het kantoor gaan huisvesten binnen de beschikbare ruimte. Spreekt een dynamische, bruisende werkomgeving jou aan? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Naast de uitdagende alledaagse werkzaamheden kijk jij met een frisse blik naar de bestaande processen om te zien hoe we deze kunnen optimaliseren en implementeren. Bij dit internationale instituut werk jij met collega's van over de hele wereld. Dit betekent dat er zowel Engels als Nederlands gesproken wordt.

  Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit:

  • Complex agendabeheer van de MT-leden;
  • Procesbewaking onboarding van nieuwe collega’s;
  • Personeelsadministratie (o.a. sollicitatieprocedures, aanstellingsproces);
  • Coördinatie kantoorhuisvesting medewerkers;
  • Begeleiden promotieceremonies van promovendi;
  • Opzetten en verbeteren van administratieve- en werkprocessen;
  • Websitebeheer (profielpagina’s van staf en algemene content van de website bijhouden);
  • Aanspreekpunt diverse facilitaire zaken (o.a. voorraden bijhouden, bestellingen plaatsen,  reparaties melden);
  • Het organiseren van de personeelsevenementen en ondersteunen bij projectbijeenkomsten;
  • Contactpersoon voor interne en externe relaties;
  • Opstellen en monitoren van de MT actie- en besluitenlijsten.

We zijn op zoek naar iemand met:

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • Circa 2 jaar relevante werkervaring;
  • Goede kennis van het Microsoft Office pakket (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
  • Een flexibele werkhouding, want geen dag is hetzelfde. Snel schakelen in een dynamische omgeving is belangrijk.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
  • Een efficiënte, gestructureerde en accurate manier van werken;
  • Sensitiviteit voor culturele verschillen en de uitdagingen binnen een internationaal instituut;
  • Een proactieve werkhouding.

Beschrijving organisatie 
De focus van het instituut ligt op onderzoek en onderwijs binnen het interdisciplinaire veld van de Milieuwetenschappen. CML heeft twee afdelingen: Industrial Ecology (CML-IE) en Environmental Biology (CML-EB).  Bij het CML werken circa 130 wetenschappers en ondersteunende staf. Verder werkt het CML samen met de TU Delft en de Erasmus Universiteit in het Leiden-Delft-Erasmus Centre for Sustainability (LDE-CfS), met Naturalis Biodiversity Centre, en met andere partners.

De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en dertien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2300 medewerkers en meer dan 5000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Wij bieden 
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.818 en maximaal € 3.764 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof , sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl 

Vanuit het Centrum voor Milieuwetenschappen Leiden staat het investeren in persoonlijke groei hoog op de agenda. Als onderdeel van de niet-wetenschappelijke staf zijn er veel trainingen, cursussen en andere opleidingsmogelijkheden die je kunt volgen. Daarnaast zijn er afhankelijk van jouw ambities doorgroeimogelijkheden binnen de Universiteit Leiden.

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie 
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kan er contact worden opgenomen met een van de officemanagers: Sammy Koning of Kimberley Graauw (sollicitaties@cml.leidenuniv.nl).

Voor meer informatie over de praktische kant van deze aanstelling kan contact worden opgenomen met Paul de Hoog, instituutsmanager (p.c.de.hoog@cml.leidenuniv.nl).

Solliciteren 
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met motivatiebrief en cv, kunnen per e-mail worden gericht aan de CML Officemanagers, email sollicitaties@cml.leidenuniv.nl

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op maandag, 8 augustus tussen 09:00-17:00 uur.

De vacature blijft open tot de vacature is vervuld.

 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.