Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Procesbeheerder Studentenadministratie (0,6 - 1,0 fte)

Vacaturenr.
22-376 11921
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,6 - 1,0
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
6 juli 2022
Sluitingsdatum
8 augustus 2022 Vacature gesloten

De Studentenadministratie van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ/SEA) zoekt een:

 Procesbeheerder (0,6 - 1,0 fte)

De procesbeheerder werkt op het snijvlak tussen uitvoering en ICT. Jij zorgt ervoor dat alle (veelal geautomatiseerde) processen probleemloos verlopen en dat de informatievoorziening voor studenten en ketenpartners op orde is. Dit doe je samen met je team, in- en externe ketenpartners.

Als afdeling vinden we het belangrijk om een duurzame relatie te onderhouden met onze ketenpartners binnen- en buiten de Universiteit. Dit doen we door onze expertise in te zetten om tot geharmoniseerde- en gedragen processen te komen, zodat studenten een eenduidige en laagdrempelige dienstverlening ervaren.

Daarom zijn onze procesbeheerders aan de slag met het schrijven van werkinstructies, het afstemmen van verbeterplannen, het organiseren van kennisdeelsessies, het (laten) oplossen van technische problemen en zij communiceren met studenten en ketenpartners over allerlei ontwikkelingen.

De werkzaamheden

  • Je bent verantwoordelijk voor de juiste inrichting van Studielink; je stemt benodigde informatie af met ketenpartners en stuurt deze informatie vervolgens op tijd door naar onze collega’s van functioneel beheer;
  • Je bent eerste aanspreekpunt voor vragen over Studielink en communiceert pro-actief over Studielink issues; je zorgt ervoor dat de communicatie aansluit bij de informatiebehoefte van de partners;   
  • Je draagt bij aan het projectmatig en succesvol implementeren van nieuwe functionaliteiten in processen waarbij samenwerking en communicatie een belangrijke competentie is;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externen; je verzamelt informatie, voert analyses uit, je beantwoord vragen of verwijst door;
  • Je initieert verbetervoorstellen op basis van analyses uit systemen, signalen van studenten en externen;
  • Je beheert een aantal processen waaronder verplichte matching, selectie en plaatsing en diverse samenwerkingsovereenkomsten; je beheert een jaarplanning en zorgt voor jaarlijkse evaluatie; 
  • Je voert totaal-, verband- en detailcontroles uit met behulp van het studentenadministratiesysteem, Studielink en BRON HO van DUO en denkt mee over kwaliteitsverbeteringen.

Je profiel

  • Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding: een opleiding gerelateerd aan administratieve ICT processen en systemen zoals informatiekunde is een pre;
  • Je treedt graag op als brugfunctie tussen de (eind)gebruiker en Functioneel Beheer;
  • Je hebt ervaring met complexe informatiesystemen (zoals bijvoorbeeld met Topdeks, Studelink en Oracle Campus Solutions) en kennis van het Hoger Onderwijs is een pre;
  • Je bent in staat om relevante wet- en regelgeving te vertalen naar processen en systemen;
  • Je hebt ervaring met projectmatig werken, bent taakvolwassen, durft besluiten en verantwoordelijkheden te nemen werkt graag samen en zelfstandig, binnen én buiten het team;
  • Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden, zowel in Engels als in het Nederlands; Het vereiste niveau Engels is vastgesteld op niveau B2 (actief) en B2 (passief);
  • Je beschikt over de competenties analytisch vermogen, accuratesse, klantbetrokkenheid, plannen en organiseren en samenwerken.

 Beschrijving organisatie
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studentenom hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal teontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn.Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie- en studententijdmet succes en plezier doorlopen.  

Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning envoorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten deuniversiteit. Alleen samen kunnen we onzedienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie- en studententijd te faciliteren.

De Studentenadministratie draagt samen met de Financiële administratie zorg voor een gestroomlijnde manier van in- en uitschrijven van studenten en de financiële afhandeling van aan deze processen gerelateerde (college)gelden en beurzen binnen de kaders van relevante wet- en regelgeving en aan een optimale rijksbijdrage en de verdeling van deze gelden binnen de Universiteit.

Wij bieden
Het dienstverband vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van vooralsnog een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2.710 en maximaal € 3.619 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kan je nalezen op de website.

In deze functie is het mogelijk om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken (hybride werken).

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG is hier te vinden.

Diversiteit en inclusie
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud en de procedure van deze functie kun je contact opnemen met Saskia van der Ham, adjunct-directeur Studenten- en Onderwijszaken via s.van.der.ham@sea.leidenuniv.nl 

Informatie over het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken kun je hier vinden.
Meer informatie over de Universiteit Leiden kun je vinden op:
 www.universiteitleiden.nl.

Solliciteren
Je kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren'. Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 8 augustus 2022 worden gericht aan Nienke Keijser.

 Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.