Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management assistent

Vacaturenr.
22-349 11861
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.6-0.8
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
31 mei 2022
Sluitingsdatum
15 juni 2022 Vacature gesloten

Het Bestuursbureau, afdeling Strategie & Academische Zaken is op zoek naar een

Management assistent (0.6-0.8 fte)
Vacaturenummer 22-349 11861 

Onderwijsbeleid, duurzaamheid, internationalisering, diversiteit & inclusie zijn (slechts enkele) voorbeelden van onderwerpen waarmee de 45 medewerkers van de directie Strategie en Academische Zaken (SAZ) zich bezighouden. Kom jij hen in hun werk ondersteunen?

Wat ga je doen?
Dat het zelden rustig is op het secretariaat van SAZ heb je waarschijnlijk al wel begrepen. Mensen lopen in en uit met vragen en verzoeken. Voor een nieuwe pen of batterij. Voor het reserveren van vergaderruimtes en bestellen van catering. Maar er is elke dag nog wel meer te doen. Het voorbereiden van werkoverleggen en vergaderingen (zoals met het college van bestuur).  Het maken van afspraken met mensen die soms bomvolle agenda’s hebben. Bestellen van laptops en mobiele telefoons voor nieuwe medewerkers (die ook wegwijs gemaakt moeten worden). En last but not least het mede-organiseren van de jaarlijkse  strategische conferentie. Loopt jouw hoofd bij het lezen hiervan niet al om? Dan is de functie van managementassistent bij SAZ echt iets voor jou! Samen met je collega zorg je dat alle activiteiten rondom administratie, beheer en logistiek op de directie in orde zijn. Met veel aandacht voor de mogelijkheden die digitalisering te bieden heeft bij het efficiënt en klantvriendelijk organiseren van de taken en activiteiten. Wij horen jouw ideeën daarover graag!

Wie en wat ben je?
Jij vindt het leuk om mensen te helpen en hebt er geen moeite mee om snel van het ene verzoek naar de andere vraag of een volgende actie te schakelen. Daarbij blijf je het overzicht houden én iedereen op een vriendelijke manier behandelen. Van snel klusje tot groot evenement, met jouw energie en inzet zorg je ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt.

In elk geval heb je:
•    een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-niveau;
•    ervaring als managementassistent in een vergelijkbare organisatie;
•    kennis van en handigheid met digitale systemen (van Office tot maatwerksystemen zoals onze eigen vergadertool);
•    goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden, ook in het Engels.
Wat krijg je van ons?
Samen met je collega-managementassistent ben je het organisatorische middelpunt van een directie met uiteenlopende werkgebieden. Behalve dat we jouw bijdrage erg waarderen, levert het je ook een afwisselende functie op. Het ontbreekt niet aan bedrijvigheid en jij kunt laten zien dat je je hoofd (meestal) koel houdt!

Wat je daarnaast krijgt:
•    een salaris van maximaal €3.208 of €3.619 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7 of 8, afhankelijk van je ervaring);
•    een functie voor 3 à 4 dagen, waarbij we in overleg met jou je werktijden vaststellen;
•    een aanstelling voor een jaar, die we bij goed functioneren graag omzetten in een vast dienstverband;
•    een eindejaarsuitkering van 8,3% en een vakantietoeslag  van 8%;
•    een keuzemodel waarmee je jouw overige arbeidsvoorwaarden helemaal op maat kunt maken; 
•    uitstekende opleidingsfaciliteiten;
•    een goede werk/privé balans, onder andere met een flexibele werkduur, ons eigen kinderdagverblijf, betaald ouderschapsverlof en mogelijkheden voor sabbatical leave.

Meer over jouw nieuwe afdeling
De 45 medewerkers van de directie Strategie en Academische Zaken (SAZ) ondersteunen het college van bestuur en de faculteiten op het gebied van strategische ontwikkeling van de universiteit in onderwijs, onderzoek, impact en valorisatie, duurzaamheid, internationalisering, subsidie-advies en diversiteit & inclusiviteit. Het secretariaat is het levendige centrum van de afdeling. 

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Karin Horsman, directeur Strategie en Academische Zaken, k.horsman@bb.leidenuniv.nl, tel. 06-38674873 of met Willy Waardenburg, managementassistente, w.waardenburg@bb.leidenuniv.nl 071-5273146. 

Solliciteren
Je kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 15 juni worden gericht aan mw. Dr.ir. K. Horsman.
 
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.