Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management assistent

Vacaturenr.
22-324 11790
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
24 mei 2022
Sluitingsdatum
6 juni 2022 Vacature gesloten

De Faculteit der Geesteswetenschappen, Leiden Institute for Area Studies (LIAS) is op zoek naar een:

Management assistent
 (1,00 FTE)
Vacaturenummer: 22-324 11790
 
 

Wij zoeken een enthousiaste, proactieve collega die het LIAS secretariaat komt versterken.

Als management assistent maak je deel uit van een klein en enthousiast secretarieel team dat het Management Team (MT) en het LIAS bijstaat. In deze functie ondersteun je de leden van het MT en in het bijzonder de wetenschappelijk directeur. Je voelt je thuis in een wetenschappelijke omgeving. Voor het beheren en regisseren van drukke agenda’s van MT-leden draai je je hand niet om. Je bent aanspreekpunt voor de wetenschappelijke staf, promovendi en gasten van het LIAS. Je vindt het leuk en uitdagend om je weg te vinden en contacten te leggen zowel binnen het LIAS als ook in een grotere bestuurlijke organisatie (faculteit en de universiteit). Binnen het LIAS werken medewerkers van over de hele wereld. Je vindt het daarom geen probleem om in het Engels te communiceren.

Profiel:

  • Enthousiast, open, communicatief en flexibel;
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Zeer goede digitale vaardigheden (Word, Excel, Outlook);
  • Ervaring met online vergader tools (Teams, Zoom) is een pré;
  • Nauwkeurig, oog voor detail;
  • Weet de juiste prioriteiten te stellen;
  • Stressbestendig;
  • Integer en gevoel voor vertrouwelijkheid.

 

Tot je werkzaamheden behoren onder meer:

             Beheren en regisseren van complexe agendas;

             Verrichten van overige administratieve werkzaamheden zoals: telefoonverkeer, verzorgen van mail correspondentie, kantoorartikelen bestellen, zaalreserveringen, verwerken van personeelsmutaties, (digitaal) archiefbeheer, notuleren van vergaderingen, postverwerking, declaraties en facturen;

  • Beheren van de website

             Aanspreekpunt voor medewerkers en gasten;

  • Wegwijs maken van nieuwe medewerkers;
  • Zorgen voor huisvesting (kamertoewijzing en interne verhuizingen)

             Organiseren van diverse evenementen in samenwerking met je collegas;

             Regelen van logistieke zaken zoals (buitenlandse) dienstreizen en hotelreserveringen;

             Onderhouden van contacten met diverse diensten binnen en buiten de universiteit;


Beschrijving organisatie
De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘Bij ons leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor circa 7.000 studenten.
 Meer informatie: https://www.universiteitleiden.nl/geesteswetenschappen.

Het Leiden Institute for Area Studies (LIAS) is een van de zeven instituten van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Het LIAS is verantwoordelijk voor onderzoekers die actief zijn op terreinen met betrekking tot Oost-, Zuid- en Centraal- en Zuidoost-Azië en het Midden Oosten. Het instituut omvat een School voor Aziëstudies, een School voor Midden-Oostenstudies en een School voor Religiewetenschappen. Typerend voor het onderzoek en onderwijs in dit instituut is de multidisciplinaire benadering die zowel de moderne als de traditionele perioden omvat en waarbij de kennis van de brontalen essentieel is. Het onderzoek verenigt de studie van onder meer de geschiedenis, het recht, de economie, de literatuur, de religie en de filologie van de genoemde gebieden zowel in de moderne tijd als de oudheid. Meer informatie:
 https://www.hum.leiden.edu/lias/.

Wij bieden
Aanstelling
 vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal 2376 ,- en maximaal 3208 ,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je
 nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl/.
 

Diversiteit en inclusie
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kun je
 contact opnemen met Pia Teeuw, tel. 071 527 5495, p.k.teeuw@hum.leidenuniv.nl

Solliciteren
Je kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv
 kunnen tot en met 06-06-2022 worden gericht aan Pia Teeuw.
 De selectiegesprekken vinden plaats in de 2e en 3e week van juni. Je wordt vriendelijk verzocht beschikbaar te zijn in deze periode.

 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.