Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Ambtelijk secretaris bestuur en medezeggenschap

Vacaturenr.
22-314 11707
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
17 mei 2022
Sluitingsdatum
9 juni 2022 Vacature gesloten

De afdeling Beleids- en Bestuursondersteuning van de Faculteit Geesteswetenschappen heeft per 1 augustus 2022 een vacature voor een
Ambtelijk secretaris bestuur en medezeggenschap, 1,0 fte (38 uur per week)
Vacaturenummer 22-314 11707

Wil jij bijdragen aan een goed geoliede besluitvorming binnen de Faculteit der Geesteswetenschappen? Als Ambtelijk secretaris Bestuur en medezeggenschap organiseer je de belangrijke vergaderingen binnen de faculteit, zoals van het faculteitsbestuur en de faculteitsraad. Je bent de spin in het web van facultaire besluitvorming.

De werkzaamheden
De secretaris rapporteert aan de bestuurssecretaris en is verantwoordelijk voor een optimale ondersteuning  van de beleids- en besluitvorming van de facultaire bestuurs-, advies- en medezeggenschapsorganen. De ambtelijk secretaris fungeert als:
•    Secretaris van het wekelijkse overleg van het faculteitsbestuur en van het reguliere overleg van het faculteitsbestuur met de faculteitsraad;
•    Secretaris van het bestuurlijk overleg met de wetenschappelijk directeuren, de onderwijsdirecteuren, de instituutsmanagers en de managementteams van de instituten;
•    Secretaris van de facultaire adviescommissie onderwijs.
De werkzaamheden bestaan uit:
•    Werkzaamheden op bestuurlijk-organisatorisch, secretarieel en beleidsvoorbereidend gebied.
•    Toetsen van de voorgenomen standpunten en besluiten aan besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen;
•    Bewaken en sturen van de procesmatige en procedurele voortgang van de besluitvorming en de monitoring van de implementatie van genomen besluiten;
•    Organiseren, faciliteren, voorbereiden en vastleggen van uitkomsten van vergaderingen;
•    Het uitwerken, uitzetten en opvolgen van actiepunten voortvloeiend uit vergaderingen waarbij je  contacten onderhoudt met medewerkers van het faculteitsbureau en instituten;
•    Registreren, archiveren en communiceren van bestuursbesluiten;
•    Verzamelen van gegevens t.b.v. het monitoren van de met het CvB gemaakte bestuursafspraken;
•    Mede opstellen, ontwikkelen en bewaken van nieuwe facultaire besluitvormingsprocedures en reglementen (zoals het faculteitsreglement, de benoemingsprocedure voor de wetenschappelijk- en de onderwijsdirecteuren, het reglement van orde van de faculteitsraad en de uitvoeringsregeling bestuurlijke gremia).

Profiel
•    Een afgeronde masteropleiding;
•    Werkervaring in een academische omgeving is een pré;
•    Bij voorkeur ervaring als secretaris van bestuurlijke commissies;
•    Bij voorkeur ervaring met medezeggenschapsorganen;
•    In staat om informatie helder en op de doelgroep afgestemd op schrift te stellen (zowel in het Nederlands als in het Engels);
•    Zorgvuldig en precies in het uitvoeren van werkzaamheden;
•    In staat om goed te plannen en te organiseren; Gericht op het realiseren van doelstellingen en het behalen van resultaten;
•    Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt integer;
•    Is flexibel,
•    Is een teamspeler en sociaal vaardig.

Beschrijving organisatie
De Faculteit der Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘In Leiden leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 26 master- en 25 bacheloropleidingen voor ruim 8.000 studenten. De faculteit is gevestigd in het historische hart van Leiden en eigentijdse locaties in Den Haag. Zij biedt een inspirerende, internationale werkomgeving en ruimte voor diversiteit en vernieuwing aan medewerkers en studenten uit binnen-en buitenland. Zie voor meer informatie onze facultaire website: https://www.universiteitleiden.nl/geesteswetenschappen 
 De afdeling Beleids- en Bestuursondersteuning (BBO) ondersteunt het faculteitsbestuur zowel beleids- als procesmatig. De afdeling bestaat uit verschillende beleids- en projectmedewerkers. De afdeling ondersteunt het bestuurlijke proces van de faculteit en draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de facultaire overleggen en de adviescommissies. Ook coördineert de afdeling de ontwikkeling en uitvoering van het facultaire onderwijs-, onderzoeks-, -impact en diversiteitsbeleid.

Wij bieden
De aanstelling vindt plaats conform de CAO Nederlandse Universiteiten, voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. De omvang bedraagt 1.0 fte (38 uur per week). Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.846,- en maximaal € 4.490,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 10). Het bijbehorende UFO-profiel is secretaris 1.  
Indien bij aanvang van het dienstverband nog niet volledig aan de functie-eisen wordt voldaan, vindt in eerste instantie inschaling plaats in de bij de functie behorende aanloopschaal 9 minimaal € 2.979,- en maximaal € 4.093,-bruto per maand bij een fulltime aanstelling.
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Tim Lamers, bestuurssecretaris, t.t.lamers@hum.leidenuniv.nl, telefoon 06 55728311.

Solliciteren
Wij verwelkomen je sollicitatie graag. Je kunt je sollicitatie uitsluitend indienen via ons online sollicitatiesysteem; gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina.
Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 9 juni 2022 worden ingezonden.

Gesprekken met hiervoor uitgenodigde kandidaten vinden plaats in de periode van 13 t/m 24 juni 2022.


 

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.