Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Officemanager

Vacaturenr.
22-190 11188
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
29 maart 2022
Sluitingsdatum
14 april 2022 Vacature gesloten

De afdeling Finance & Control van het ISSC zoekt een

Officemanager (1,00 fte)
Vacaturenummer 11188

Jouw werkzaamheden
Je ondersteunt de directeur en het managementteam van het ICT Shared Service Centre (ISSC). Je bent een uitstekend organisator, schakelt gemakkelijk binnen je werkzaamheden en beschikt over een pragmatische instelling. Je voelt je thuis in een omgeving waar met diverse IT-systemen wordt gewerkt.

Naast de gebruikelijke secretariële werkzaamheden (agenda- en afsprakenbeheer) ben je het aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers. Je stelt makkelijk prioriteiten en neemt zelf het initiatief om collega’s te ondersteunen. Je werkt zowel zelfstandig als in een team. Deze functie is voor drie tot vijf dagen per week en je werkt in het Snellius-gebouw in Leiden.

•    Secretariële en administratieve ondersteuning, agendabeheer van de directeur.
•    Afsprakenbeheer voor het managementteam, onder andere bij sollicitatieprocedures.
•    Afhandelen van e-mail/post, archiveren, telefonische vragen en boeken van reizen.
•    Aanspreekpunt facilitaire zaken, denk aan voorraden bijhouden, bestellingen plaatsen, reparaties melden. 
•    Regelen van vergaderruimten en catering, en ondersteunen bij personele aangelegenheden als jubilea en recepties.
•    Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers: ontvangst en doorverwijzen.
•    Administratieve ondersteuning ten behoeve van nieuwe medewerkers, offerte- en contractafhandeling.
•    Vergaderingen coördineren en notuleren.
•    Voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten.
•    Bijhouden informatievoorziening zoals het ISSC Intranet en het medewerkersgedeelte van de website.

Je profiel
•    Mbo werk- en denkniveau en werkervaring met soortgelijke werkzaamheden.
•    Goede administratieve en organisatorische vaardigheden.
•    Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en bij voorkeur ook Engelse taal.
•    Je hebt een efficiënte en zakelijke werkstijl, je bewaakt de continuïteit van de dienstverlening.
•    Oplossingsgericht, initiatiefrijk en een dienstverlenende werkhouding zonder de prioriteiten uit het oog te verliezen.
•    In staat om bij ad-hoc-vragen toch het overzicht te behouden en onder druk professioneel te blijven.
•    Goede beheersing van het Microsoft Office pakket (Outlook, Word, Excel, Powerpoint), handig met systemen en online applicaties.
 

Beschrijving Organisatie
Het ICT Shared Service Centre (ISSC) is de IT dienstverlener van de Universiteit Leiden, een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. Met ongeveer 150 collega’s,produceren en leveren wij moderne en flexibele IT-diensten voor onze universitaire researchers, docenten, 32.000 studenten en bedrijfsvoering. Wij ontwikkelen en beheren onder andere state-of-the-art (mobiele) workspaces en moderniseren continu het geavanceerde IT-netwerk en onze private-cloud omgeving. Naast het applicatiebeheer van de informatiesystemen voor bedrijfsvoering en onderwijs, ontwikkelen/ beheren we robuuste universitaire rekenfaciliteiten en storage voorzieningen (meerdere datacenters en een supercomputer). Dit alles binnen een continu veranderende omgeving waarbij we steeds meer in energieke teams agile werken. De prachtige uitdagingen waar we voor staan, vragen om collega’s die op zoek zijn naar deze dynamiek en die het erg leuk vinden om zichzelf vakmatig continu op hoog niveau te ontwikkelen. Binnen het ISSC zijn hier veel mogelijkheden voor!  Er is alle ruimte voor een bij jou en jouw functie passend arrangement met interessante opleidingen en uitdagende trainingen. Verder beschik je over veel verlofdagen.  We vinden het belangrijk dat je met je eigen unieke talent een bijdrage levert aan de verdere ontwikkeling van het ISSC. Ons streven is een inclusieve en diverse werkomgeving waarin iedereen zich welkom, veilig en gewaardeerd voelt. Zie voor meer informatie de website van ISSC.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2376 ,- en maximaal € 3208 ,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden .

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vind je op https://www.justis.nl/producten/vog/.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kun je contact opnemen met Jean-Paul Sorée, Controller ISSC, via e-mail j.soree@issc.leidenuniv.nl of telefoon: 071 527 8904.

Solliciteren
Je kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 14-04-2022 worden gericht aan Jean-Paul Sorée.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.


 

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.