Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management Assistent

Vacaturenr.
22-124 11101
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,8
Extern/intern
Extern
Locatie
Den Haag
Geplaatst op
1 maart 2022
Sluitingsdatum
22 maart 2022 Vacature gesloten

Bij de afdeling Bestuursondersteuning van de Faculteit Governance and Global Affairs (Den Haag) is met ingang van 1 juli 2022 een vacature voor een

Management Assistent (0.8 fte)

Als management assistent ben je het eerste aanspreekpunt voor het Faculteitsbestuur en je bent een belangrijke schakel tussen het bestuur en medewerkers en externe contacten. Samen met twee collega managementassistenten vorm je het bestuurssecretariaat. Het bestuurssecretariaat vormt samen met de bestuurssecretaris de afdeling Bestuursondersteuning binnen het faculteitsbureau. Deze kleine afdeling is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en de ondersteuning van faculteitsbestuursleden. Kernwaarden van de afdeling zijn: goede werksfeer, betrokkenheid bij elkaar en elkaars werkzaamheden, professionaliteit en zelfstandigheid.

Deze functie biedt je een zeer gevarieerd takenpakket en vraagt om zelfstandigheid, flexibiliteit, integriteit, probleemoplossend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij wordt jouw interesse en nieuwsgierigheid voor de organisatie zeer gewaardeerd.

De werkzaamheden:

  • het ondersteunen van het faculteitsbestuur, primair de portefeuillehouder bedrijfsvoering bij agenda- en mailboxbeheer en overige bestuurlijke correspondentie;
  • het plannen en voorbereiden van verschillende vergaderingen zoals de overleggen met de faculteitsraad, het bedrijfsvoeringsoverleg en het decentraal incidententeam en notuleren bij deze overleggen;
  • het (administratief) ondersteunen van de portefeuillehouder bedrijfsvoering bij een breed scala aan bedrijfsvoeringstaken op het gebied van personeelszaken (o.a. verwerken sollicitaties, mutaties, verlofaanvragen), facilitaire zaken (bestellingen en indien nodig verhuiscoördinatie voor het faculteitsbureau) & ict (beoordelen van ict-aanvragen voor de faculteit);
  • (mede) organiseren van activiteiten voor het faculteitsbureau en de faculteit, zoals afscheidsactiviteiten of jaarlijkse festiviteiten;
  • Op een collegiale wijze taken overnemen van de andere collega’s van het secretariaat.

Het profiel:

  • Ben je accuraat, werk je graag samen maar kun je ook zelfstandig werken;
  • Ben je breed geïnteresseerd;
  • Ben je integer, heb je gevoel voor de juiste omgangsvormen en organisatiesensitiviteit;
  • Ben je flexibel, stressbestendig, representatief en dienstverlenend ingesteld;
  • Beschik je over een relevante afgeronde MBO/HBO opleiding;
  • Heb je minimaal 5 jaar ervaring met secretariële ondersteuning op directieniveau of in een vergelijkbare functie (met goede motivatie);
  • Heb je ruime ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), en leer je graag nieuwe dingen erbij;
  • Heb je uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, zowel in het Nederlands als het Engels?

Faculteit Governance and Global Affairs

Wetenschap voor en over de samenleving is hét domein van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA). FGGA verzorgt kwalitatief hoogwaardig interdisciplinair onderwijs over en onderzoek naar maatschappelijke en governance vraagstukken zoals terrorisme, organisatie van het openbaar bestuur, klimaatverandering en economische crises. Hedendaagse onderwerpen worden zowel vanuit een bestuurskundig, politicologisch, economisch, juridisch als sociologisch perspectief benaderd. Door deze interdisciplinaire benadering krijgen het onderwijs en het onderzoek van de faculteit een grensoverschrijdend karakter. FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden en is gevestigd in Den Haag. De FGGA is een jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie die in snel tempo groeit. De faculteit heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers en meer dan 3000 studenten. Voor meer informatie over de faculteit klik hier.

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Indien we bij goed functioneren besluiten te verlengen, dan volgt een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2700,- en maximaal €3606,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover vind je op https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.
 

Diversiteit en inclusie

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie

Voor meer informatie over deze vacature kan je contact opnemen met mevr. Anne Christine de Haan LL.M. a.m.c.de.haan@fgga.leidenuniv.nl (hoofd van de afdeling bestuursondersteuning).

Solliciteren

Je kan online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 22 maart a.s. worden gericht aan mevr. Anne Christine de Haan LL.M.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.