Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Allround ondersteuner operationele en onderwijs processen

Vacaturenr.
22-083 10941
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8
Extern/intern
Extern
Locatie
Den Haag
Geplaatst op
15 februari 2022
Sluitingsdatum
8 maart 2022 Vacature gesloten

Leiden University College The Hague (LUC), Faculteit Governance and Global Affairs, zoekt een: Allround ondersteuner operationele en onderwijs processen (0,8fte)
Vacaturenummer 22-083 10941

Leiden University College The Hague (LUC) is een driejarige internationale honours bachelors opleiding. LUC is sinds 2013 gevestigd in een speciaal voor de opleiding gebouwd pand aan het Anna van Buerenplein te Den Haag. Het gebouw omvat zowel onderwijsfaciliteiten als huisvesting voor bijna 400 eerste- en tweedejaarsstudenten. In deze gevarieerde functie ondersteun je de operationele en onderwijsprocessen, met een focus op studenten huisvesting en het beurzenprogramma.

De werkzaamheden
De functie biedt een combinatie van administratieve ondersteunende taken en klantcontact. Je combineert het zelfstandig uitvoeren van jouw taken met het proactief ondersteunen van het team in tijden van drukte. Je komt terecht in een dynamisch en gezellig team wat weet van aanpakken.

Je zult een aantal vaste taken krijgen in de ondersteuning van LUC’s programma. Dat zijn bijvoorbeeld:

  • De ondersteuning van de onderwijs administratie, bijvoorbeeld bij de cijferregistratie en het onderhouden van het cursusarchief, ondersteuning bij de (administratieve) voorbereiding van het afstuderen, het beantwoorden van vragen van studenten en docenten, het maken van rapportages, of het administreren van zaken rond afstudeerscripties of stages, roostering en inschrijving van studenten.
  • De ondersteuning van het Financial Support programma van LUC, waarbinnen studenten financiële steun kunnen aanvragen om hun studie te bekostigen. Je bent het vaste contactpunt bij LUC voor dit onderwerp. Je draagt zorg voor de organisatie van het proces, vanaf de communicatie op de website tot de ondersteuning van de bestedingscommissie voor de beoordeling van aanvragen en de administratieve afhandeling daarvan. Je draagt ook bij aan de administratieve ondersteuning van LUC’s activiteiten op het gebied van fondsenwerving.
  • De ondersteuning van processen rond de huisvesting van 400 studenten op onze residentiele campus. De kamers worden verhuurd en beheerd door DUWO. Jij bent het vaste contactpunt bij LUC op het gebied van studentenhuisvesting, beheert de inbox en zorgt dat de informatie op de website up to date is. Je denkt actief mee over de verschillende processen rondom Housing en doet voorstellen voor verbetering. Je organiseert de aankomst van het nieuwe cohort, en gedurende het jaar zorg je voor volledige bezetting van de kamers. Je hebt goede contacten met alle stakeholders: bewoners en Residential Assistants, DUWO, de afdeling Vastgoed van de Universiteit, en technische bedrijven. Je zorgt dat actiepunten tijdig worden opgevolgd.

Daarnaast ben je op voorkomende momenten breed inzetbaar in ons team van ondersteunende staf, bij afwezigheid van collega’s of bij grote drukte. Bijvoorbeeld bij de Infodesk of in het facilitair beheer. In deze rol werk je nauw samen met diverse partijen binnen en buiten LUC.

Jouw profiel

We zoeken naar een echte ‘spin in het web’ die van resultaat boeken houdt. Je hebt relevante werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als medewerker studentenzaken, front office medewerker, of in de facilitaire dienstverlening. Je bent een gastvrije en behulpzame aanpakker. Je hebt oog voor detail, werkt precies en nauwkeurig, en je vindt het leuk om administratief werk en dossierkennis te combineren met klantcontact. Je bent flexibel: je kunt je snel aanpassen aan veranderingen of incidenten, en je kunt omgaan met verschillende mensen (diversiteit in achtergrond, opleidingsniveau, cultuur, en manier van werken). Je werkt proactief en kunt anticiperen op kritische situaties; je neemt dan tijdig maatregelen of doet voorstellen voor maatregelen. Je bent een echte teamspeler, bent betrouwbaar en betrokken bij het team en het College, en blijft kalm in hectische of onverwachte situaties. Verdere eisen zijn:

  • Opleiding op HBO niveau;
  • Computervaardigheid: handigheid met Excel en Word, gemakkelijk met andere programma’s en registratiesystemen leren werken.
  • Gevoel voor interculturele communicatie: LUC is een internationale omgeving;
  • Uitstekende beheersing (spreken en schrijven) van het Nederlands en het Engels: de voertaal in het College is Engels;

Leiden University College The Hague (LUC)

Het LUC is in 2010 gestart als het internationaal honours college van de Universiteit Leiden en maakt deel uit van de Faculteit Governance and Global Affairs (https://www.universiteitleiden.nl/governance-and-global-affairs). Het LUC biedt een driejarig Engelstalig Liberal Arts & Sciences programma. Het LUC leidt excellente, gemotiveerde en internationaal georiënteerde studenten op. De aanwezigheid van zowel internationale studenten als internationale (academische) staf maakt het LUC een dynamische en uitdagende omgeving om in te werken. Zie voor meer informatie https://www.lucthehague.nl


Wij bieden

Een uitdagende functie in een dynamisch team van collega’s in het hart van onze opleiding. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.710,- en maximaal € 3.619,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.  


Diversiteit en inclusie
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met mevr. Dr. Kim Duistermaat, Operational Manager, k.duistermaat@luc.leidenuniv.nl


Solliciteren
U kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv
 en de namen van twee potentiele referenten, kunnen tot uiterlijk 9 maart 2022 worden ingediend gericht aan Kim Duistermaat.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.