Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management Assistent

Vacaturenr.
22-003 10527
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,6-0,8
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
11 januari 2022
Sluitingsdatum
9 februari 2022 Vacature gesloten

De Faculteit Geesteswetenschappen, Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) zoekt voor de versterking van ons management team (MT) een:
 
Management Assistent (0.6 – 0.8 fte)
Voor de versterking van ons team zijn wij op zoek naar een betrokken Management Assistent.
 
Het Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) is een van de zeven wetenschappelijke instituten binnen de faculteit Geesteswetenschappen en heeft circa 150 medewerkers in dienst. Als Management Assistent ondersteun je de leden van het MT, en met name de Wetenschappelijk Directeur, bij alle voorkomende organisatorische werkzaamheden. Daarnaast draag je er mede zorg voor dat het secretariaat, dat alle docenten en onderzoekers van LUCAS ondersteunt, goed loopt. Voor je werkzaamheden heb je regelmatig contact met collega’s van andere afdelingen van de Universiteit Leiden. Je staat in deze functie dus middenin de organisatie, wat het werk uitdagend en veelzijdig maakt.


In deze afwisselende functie is een hoge mate van zelfstandigheid, pro-activiteit, aanpassingsvermogen en accuratesse vereist. Je vindt het leuk om overzicht te houden en structuur aan te brengen in de – vaak complexe – agenda’s van het MT. Je coördineert informatiestromen, signaleert wanneer acties uitgevoerd moeten worden, en houdt de correspondentie bij. Daarnaast houd je de PhD-administratie bij en ben je key user van het promovendiregistratie en –monitoringssysteem LUCRIS/Converis GSM.
 
We zijn een klein team met een grote onderlinge betrokkenheid, zowel werkinhoudelijk als op het persoonlijk vlak. We werken collegiaal samen en dragen allemaal ons steentje bij aan het creëren van een prettige werkomgeving voor alle mensen binnen LUCAS. Ontwikkeling is belangrijk voor ons: we stimuleren persoonlijke groei en zijn altijd op zoek naar manieren om processen en de organisatie te verbeteren, om zo het onderwijs en onderzoek nog beter te kunnen faciliteren.


Taken en verantwoordelijkheden
Secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van de Wetenschappelijk Directeur en overige MT-leden zoals:
•    Beheren en regisseren van complexe agenda’s;
•    Afhandelen van telefoon en e-mail in het Nederlands en Engels, waaronder het structureren van de mailbox van de Wetenschappelijk Directeur;
•    Notuleren van vergaderingen en verslagleggen van bijeenkomsten, waaronder de wekelijkse MT-overleggen en de jaarlijkse functioneringsgesprekken van de hoogleraren van het instituut;
•    Plannen, organiseren en voorbereiden van zowel in- als externe vergaderingen en bijeenkomsten;
•    Bijhouden van de PhD-administratie, zowel intern als in het promovendiregistratie- en monitoringssysteem LUCRIS/Converis GSM. Je houdt bij wanneer promovendi starten, wanneer er gesprekken moeten plaatsvinden, wanneer aanstellingen verlengd moeten worden, etc.;
•    Bemensen van het instituutssecretariaat, samen met de Office Assistant. De Office Assistent houdt zich bezig met o.a. de nieuwsbrief van het instituut, de facilitaire ondersteuning (catering, kantoorartikelen, reizen en hotels boeken) en het ontvangen van medewerkers en gasten als eerste aanspreekpunt.
 
Vanwege de nauwe samenwerking met leden van het MT en de aanwezigheid op het secretariaat, is thuiswerken/hybride werken niet mogelijk in deze functie (behalve in geval van een dwingend overheidsadvies).
 
Profiel
Jij:
•    bent een vriendelijke en integere collega met oog voor de mensen om je heen;
•    bent georganiseerd en kunt goed overzicht houden, ook onder tijdsdruk;
•    bent zelfstandig en hebt een pro-actieve werkhouding;
•    bent communicatief sterk en spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels;
•    begrijpt dat in een organisatie als de onze verschillende belangen en bestuurlijke verhoudingen spelen en kunt je houding daarop aanpassen;
•    bent servicegericht en zet graag een stapje extra om zaken tot in de puntjes te regelen;
•    hebt ervaring met diverse computersystemen, waaronder MS Office en online vergadertools;
•    hebt tenminste HBO werk- en denkniveau.
 
Bij voorkeur heb je:
•    affiniteit met het werken in een academische omgeving;
•    relevante werkervaring als (directie)secretaresse.


Ons instituut
Onze medewerkers geven onderwijs en doen wetenschappelijk onderzoek naar beeldende kunsten, design, film, fotografie, digitale media en literatuur in de westerse wereld. Bijzondere aandacht heeft de verwevenheid van kunst en samenleving, met name in de domeinen politiek, religie, recht, wetenschap en technologie. Zie voor meer informatie onze website https://www.universiteitleiden.nl/en/humanities/centre-for-the-arts-in-society  .
 
De Faculteit der Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘In Leiden leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. De faculteit is gesitueerd in het historische hart van Leiden en heeft ruim 6.000 studenten en 800 medewerkers. Zij biedt een inspirerende, internationale werkomgeving en ruimte voor diversiteit en vernieuwing aan medewerkers en studenten uit binnen-en buitenland. Zie voor meer informatie onze facultaire website https://www.hum.leidenuniv.nl .
 
Wij bieden
Een uitdagende functie in een collegiaal team waarin je in korte tijd veel kunt leren over bestuur, management en organisatie in een universitaire omgeving. De aanstelling vindt plaats op basis van de cao Nederlandse Universiteiten voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. De omvang is in overleg, maar tussen de 0.6 fte en 0.8 fte. Het bijbehorende UFO-profiel is management/office-assistent 1. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.710,- en maximaal € 3.619,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).
 
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie is na te lezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl 
 
Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.
 
Informatie
Nadere informatie over de vacature is te krijgen bij dr. Y. Klaassen, Onderwijsdirecteur/Instituutsmanager LUCAS, e-mail: y.klaassen@hum.leidenuniv.nl.
 
Solliciteren
Ben jij degene die in ons team wil komen werken, solliciteer dan via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met woensdag 9 februari 2022 ingezonden worden. Naar verwachting zullen gesprekken met hiervoor uitgenodigde kandidaten plaatsvinden in de weken van 14 en 21 februari.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.