Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Medewerker communicatie evenementen

Vacaturenr.
21-665
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
21 december 2021
Sluitingsdatum
9 januari 2022 Vacature gesloten

Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, dienst Communicatie & Marketing zoekt een

Medewerker communicatie evenementen 

Heb jij een passie voor het organiseren van evenementen en stop je pas als je zeker weet dat de dag perfect zal verlopen? Hou je ervan om veel ballen tegelijk in de lucht te houden en met veel verschillende projecten bezig te zijn? En spreekt de huidige tijd juist jouw creativiteit en jouw oplossend vermogen aan? Dan ben jij misschien wel de nieuwe collega die wij zoeken!

Met ingang van medio januari 2022 komt de functie van
medewerker communicatie evenementen (1,0 fte) beschikbaar.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de diverse evenementen van de faculteit, online én als het kan op locatie. Denk daarbij aan open dagen voor studiekiezers van onze bachelor en masteropleidingen, evenementen voor onze medewerkers en studenten zoals de start en opening van het academisch jaar, en aan lezingen, symposia en publieksevenementen. Komend jaar staat in het teken van Leiden City of Science 2022 waaraan de faculteit actief deelneemt met een veelvoud aan kleinere inhoudelijke activiteiten en met een aantal grote events zoals de Leiden Science Family Day in mei en de vijfde editie van de Leiden Science Run in najaar van 2022.

Tot je dagelijkse werkzaamheden behoren onder andere:

  • Coördineren, organiseren en plannen van (het logistieke proces) de evenementen waaronder het opstellen van planningen en draaiboeken.
  • Onderhouden van relaties met collega’s binnen de universiteit en met externe partijen en leveranciers: opvragen van offertes en onderhouden van contact met o.m. cateraars, decorateurs, vormgevers, drukkers en commerciële partijen t.b.v. de inkoop van promotiemateriaal;
  • Innoveren van bestaande concepten.
  • Monitoren van de voortgang van het organisatieproces van evenementen en hierover proactief rapporteren en communiceren;
  • Samen met de collega’s van de afdeling werken aan de communicatie ten behoeve van de promotie van de evenementen (zowel online als offline) al dan niet in campagnevorm;
  • Verzorgen van financiële rapportages en evaluaties van de evenementen;
  • (Administratief) ondersteunen van de afdeling: beheren van de algemene e-mailbox, beheren van de (voorraad)administratie, inkoop merchandise en andere voorkomende werkzaamheden;


Profiel

  • Wij zoeken een enthousiaste en energieke communicatieprofessional met een relevante hbo opleiding op het gebied van evenementenorganisatie, bijvoorbeeld Hotelschool of Event Management;
  • Een collega die ervan houdt om de mouwen op te stropen, die goed kan samenwerken, een gesprekspartner is voor de diverse instituten en die klant- en resultaatgericht werkt én bovendien representatief is met een positieve instelling en gevoel voor humor.
  • Tenminste drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie en een bewezen trackrecord als het gaat om de organisatie van online en hybride evenementen.
  • Ervaring met het ontwikkelen van communicatiemiddelen, zowel online als offline, ten behoeve van de promotie van evenementen;
  • Kennis van diverse CMS-en, registratiesystemen (bv aanmelder.nl), Adobe Creative Suite en een gedegen basiskennis van Google Analytics;
  • Goede beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Affiniteit met de exacte wetenschappen en ervaring in een academische werkomgeving zijn een duidelijke pré.

In deze functie komt het voor dat je werkt buiten de reguliere werktijden, zoals ’s avonds en in het weekend.

Beschrijving organisatie 
Onze dienst is verantwoordelijk voor het marketing en communicatiebeleid van de faculteit. Met een team van 10 enthousiaste (jonge) professionals en een aantal studentassistenten die helpen bij de realisatie van projecten ondersteunen we het faculteitsbestuur en de instituten op het gebied van marketing communicatie van de bachelor,- en masterprogramma’s van de faculteit, internationalisering, alumnibeleid, online media, PR/wetenschapscommunicatie en outreach, interne communicatie en bij de organisatie van diverse evenementen. Er wordt nauw samengewerkt met collega's van andere (ondersteunende) diensten, collega's bij de instituten en de directie strategische communicatie & marketing van de universiteit.

Het onderzoek binnen de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens de bachelor- en masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2.800 medewerkers en ongeveer 5.900 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Werken bij onze faculteit is werken in een dynamische, internationale omgeving waarin medewerkers en studenten worden gedreven door nieuwsgierigheid om fundamentele kennis te vergroten, voor de wetenschap én om een bijdrage te leveren aan de grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Wij bieden
Werken in een team van enthousiaste collega’s waar samenwerken voorop staat en waar altijd wat te doen is, ‘never a dull moment’. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een aanstelling in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.968,- en maximaal € 4.078,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9).

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een thuiswerkvergoeding, een eindejaarsuitkering (8,3%), een vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit
Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Ben je geïnteresseerd? Voor meer informatie kun je contact via email opnemen met Marjolein van Schoonhoven, hoofd Communicatie & Marketing: m.vanschoonhoven@science.leidenuniv.nl.

Meer informatie over werken bij onze faculteit? Kijk dan op onze werken bij de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen website.

Solliciteren
Enthousiast? We zien je sollicitatie graag! Je motivatiebrief en cv, voorzien van het vacaturenummer kun je tot en met zondag 9 januari 2022 per e-mail sturen aan secretariaatbestuurfwn@science.leidenuniv.nl.

Sollicitatiegesprekken worden gepland in de tweede week van januari 2022. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.