Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Officemanager

Vacaturenr.
21-656
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
6 januari 2022
Sluitingsdatum
11 januari 2022 Vacature gesloten

Het Centrum van Milieuwetenschappen Leiden (CML) van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is op zoek naar een 
 
Officemanager (1,0 fte) 
Vacaturenummer 21-656  

Ondersteun jij graag de stafleden die aan de frontlinie staan van wetenschappelijk onderzoek op het gebied van milieuwetenschappen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Het CML is een groeiend instituut wat zorgt voor een dynamische werkomgeving voor de officemanagers. Het takenpakket is flink in omvang toegenomen waardoor de twee-eenheid nu zal uitgroeien naar een drie-eenheid. Jij bent samen met twee andere collega’s de steun en toeverlaat van het Management Team (MT) en ondersteunt daarnaast de andere wetenschappers en PhD studenten binnen het instituut. Naast de uitdagende alledaagse werkzaamheden kijk jij met een frisse blik naar de bestaande processen, om te zien hoe we deze kunnen optimaliseren en implementeren. Bij dit internationale instituut werk jij met collega's en studenten van over de hele wereld. Dit betekent dat de voertaal over het algemeen Engels is.

Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit:

  • Complex agendabeheer van de MT-leden;
  • Voorbereiden, organiseren, notuleren en uitwerken diverse vergaderingen;
  • Contactpersoon voor interne en externe relaties;
  • Procesbewaking onboarding van nieuwe collega’s;
  • Personeelsadministratie (o.a. sollicitatieprocedures, aanstellingsproces);
  • Coördinatie kantoorhuisvesting medewerkers;
  • Begeleiden promotieceremonies van promovendi;
  • Opzetten en verbeteren van administratieve- en werkprocessen;
  • Websitebeheer (profielpagina’s van staf en algemene content van de website bijhouden);
  • Aanspreekpunt diverse facilitaire zaken (o.a. voorraden bijhouden, bestellingen plaatsen,  reparaties melden);
  • Het organiseren van de personeelsevenementen.

We zijn op zoek naar iemand met:

  • Minimaal een afgeronde HBO opleiding;
  • Circa 2 jaar relevante werkervaring;
  • Goede kennis van het Microsoft Office pakket (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
  • Een flexibele werkhouding, want geen dag is hetzelfde. Je moet in staat zijn snel te schakelen binnen een dynamische werkomgeving;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en (zakelijk) Engels in woord en geschrift. We verwachten dat je in staat bent om op uiteenlopende niveaus te communiceren;
  • Een efficiënte, gestructureerde en accurate manier van werken;
  • Sensitiviteit voor culturele verschillen en de uitdagingen binnen een internationaal instituut;
  • Een proactieve werkhouding.

Beschrijving organisatie 
De focus van het instituut ligt op onderzoek en onderwijs binnen het interdisciplinaire veld van de Milieuwetenschappen. CML heeft twee afdelingen: Industrial Ecology (CML-IE) en Environmental Biology (CML-EB).  Bij het CML werken circa 130 wetenschappers en ondersteunende staf. Verder werkt het CML samen met de TU Delft en de Erasmus Universiteit in het Leiden-Delft-Erasmus Centre for Sustainability (LDE-CfS), met Naturalis Biodiversity Centre, en met andere partners.

De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en dertien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2300 medewerkers en meer dan 5000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Wij bieden 
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.700 en maximaal € 3.606 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof , sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: de website.

Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie 
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kan er contact worden opgenomen met Susanna van den Oever, Officemanager of met Sammy Koning, Officemanager (beide via secretariaat@cml.leidenuniv.nl).

Voor meer informatie over de praktische kant van deze aanstelling kan contact worden opgenomen met Paul de Hoog, instituutsmanager (p.c.de.hoog@cml.leidenuniv.nl).

Solliciteren 
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met motivatiebrief en cv, kunnen tot uiterlijk 11 januari 2022 per e-mail worden gericht aan de CML Officemanagers, email sollicitaties@cml.leidenuniv.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.