Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management/Office assistent

Vacaturenr.
21-590 10082
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,6-0,8
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
17 november 2021
Sluitingsdatum
30 november 2021 Vacature gesloten

Het Personal Development Centre van de Faculteit der Sociale Wetenschappen zoekt kandidaten voor een functie van

Management/Office assistent
 (0.6-0.8 fte)
Vacaturenummer 21-590 10082

De Faculteit der Sociale Wetenschappen zoekt versterking voor de administratieve en secretariële ondersteuning van het Personal Development Centre (PDC). Momenteel werken wij met een kernteam, dat bestaat uit: een hoofd Research & Development, hoofd Planning, Finance & System Control en 2 medior trainers/management assistenten. Daarnaast bestaat het team uit ongeveer 15 à 20 junior en senior trainers. Het Personal Development Centre blijft doorgroeien binnen én buiten de Faculteit en daarom zijn wij op zoek naar uitbreiding van het kernteam.

Werkzaamheden

  • Het vormen van een eerste aanspreekpunt van de organisatie. Dit houdt in dat jij als eerste bereikbaar bent voor alle vragen via de gezamenlijke mailbox.
  • Het verrichten van beleidsondersteunende werkzaamheden op het vakgebied van de leidinggevende(n), bijvoorbeeld: zaalreserveringen maken, agenda-verzoeken sturen, notuleren bij vergaderingen, in de gaten houden en bijwerken van de gezamenlijke takenlijst, opstellen van conceptrapportages.
  • Medeverantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie én coördinatie van grote bijeenkomsten/ evenementen, inclusief het daartoe onderhouden van contacten met een uiteenlopend aantal stakeholders en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering.
  • Verwerken en (schriftelijk) verwoorden van inhoudelijke onderwerpen, feiten, standpunten en conclusies in overzichtsdocumenten, notulen of rapportages. Geven van voorlichting en/of ondersteunen bij de uitvoering van communicatieactiviteiten indien nodig.
  • Het met stafdiensten opstellen en beheren van de (financiële) project- of bedrijfsvoeringsadministratie, de budgetbegroting en het opstellen van (financiële en/of voortgangs) project-/afdelingsrapportages. Het bewaken van de voortgang en efficiency binnen de afdeling of het project door het coördineren, bewaken van afspraken, opzetten van documentatie(-systemen), voorgangscontrole, etc.
  • Het doen van schriftelijke voorstellen voor de aanpassing en/of vernieuwing van processen en systemen en het vertalen van nieuwe (wettelijke) voorschriften naar interne procedures in de bedrijfsvoering of het project.

 De uitvoering van de taken vindt plaats in nauw overleg met coördinatoren van verschillende organisatieonderdelen (op facultair-, opleidings-, en cursus-niveau). 

Profiel

  • HBO-diploma Managementassistent/office assistent of een vergelijkbare opleiding.
  • Brede ervaring met het gebruik van Excel, Powerpoint en Word.
  • Uitstekende schrijfvaardigheid in het Nederlands en Engels.
  • Je hebt aantoonbare ervaring met commercieel werken, klantbetrokken- en resultaatgericht werken.
  • Je bent proactief, leergierig en goed in staat om zelfstandig én in teamverband te werken.
  • Je bent accuraat; je voert met veel precisie, stiptheid, zorgvuldigheid en nauwkeurigheid je werk uit.

De werkplek is gevestigd in Leiden binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen (Wassenaarseweg 52). Je bent bereid en in staat minimaal op 2 werkdagen per week aanwezig te zijn op deze locatie.

Onze organisatie
Binnen de Faculteit der Sociale Wetenschappen wordt kwalitatief hoogwaardig onderzoek gedaan en een breed en disciplinair onderwijsprogramma aangeboden, gericht op het vergroten van ons inzicht in actuele ontwikkelingen in de samenleving. De faculteit bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft ongeveer 7.000 studenten en 850 medewerkers. Zie voor meer informatie de website van de Faculteit der Sociale Wetenschappen.

Personal Development Centre

Het onderwijs van het PDC zet in op het longitudinaal ondersteunen van studenten op het gebied van zelfreflectie- en monitoring, motivatiebevordering, besluitvaardigheid en commitment met behulp van blended systemen waarbij online preparatie, 360graden feedback, en online en face-to-face coaching en seminars elkaar gestructureerd afwisselen.

Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. Ook de Faculteit Sociale Wetenschappen streeft er naar om een diverse en inclusieve leer- en werkomgeving te creëren waarin iedereen, ongeacht wie je bent of wat je doet, zich thuis kan voelen en ontwikkelen.


Wij bieden
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten.
 Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal 2.700,- en maximaal 3.606,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.
 Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op de website. 

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen met de dr.
 Marc Cleiren, via het e-mailadres: learningmyway@fsw.leidenuniv.nl

Solliciteren
U kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 30 november 2021 worden gericht aan dr. Marc Cleiren.

De gewenste startdatum voor deze vacature is 01-01-2022.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.