Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management/Office assistent Sterrewacht

Vacaturenr.
21-567
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0,8
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
2 november 2021
Sluitingsdatum
24 november 2021 Vacature gesloten

De Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen, Instituut Sterrewacht zoekt een

Management/Office assistent Sterrewacht (0.8 fte)

Vacaturenummer: 21-567

De werkzaamheden

Als management/Office assistent kom je in een klein, ondersteunend team terecht, dat zeer zelfstandig werkt in een internationaal, ambitieus onderzoeksinstituut. Het team staat onder leiding van de instituutsmanager. Binnen het secretariaat wordt een aantal taken gezamenlijk uitgevoerd, maar heeft elk van de medewerkers ook specifieke taken. De persoon die we voor deze vacature zoeken heeft een veelzijdige functie met in het takenpakket de nadruk op personeelszaken:

  • Fungeren als eerste contactpunt voor (nieuwe) medewerkers en gasten, zowel in direct contact als ook telefonisch en per email: informatie verstrekken, ondersteuning bieden bij uiteenlopende vragen, onder andere rondom HR gerelateerde zaken;
  • Uitvoeren en bewaken administratieve processen personeelszaken, in samenwerking met instituutsmanager, de personeelsadviseur en de universitaire afdeling personeelszaken (pssc)  (o.a. nieuwe contracten, contractverlengingen, registratie medewerkers in diverse systemen/ website, administratie resultaat- en ontwikkelingsgesprekken, verlofregistratie);
  • Organisatorische en administratieve ondersteuning bij werving – en selectierondes en de jaarlijkse introductiedagen voor nieuwe promovendi;
  • Het ondersteunen van bijeenkomsten (zalen reserveren, koffie en thee en overige catering bestellen en rondbrengen);
  • Facilitaire taken (Huishoudelijke taken, post, sleuteladministratie).

Uw profiel

  • Samenwerkingsgericht;
  • affiniteit, ervaring en inzicht op het vlak van kantoor-automatiserings-programma’s zoals Microsoft office en Excel, en handigheid in het werken met universitaire online (HR) systemen
  • nauwkeurig en goed georganiseerde wijze van het voeren van een administratie;
  • flexibiliteit;
  • servicegericht;
  • een proactieve houding;
  • uitstekende beheersing van het Engels en Nederlands in woord en geschrift;
  • ervaring binnen een internationale, academische werkomgeving is een pré;

Beschrijving van de faculteit en het instituut

De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2200 medewerkers en bijna 4200 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

 

Het instituut Sterrewacht Leiden bestaat uit een hechte gemeenschap van ruim 160 medewerkers, waaronder hoogleraren, U(H)D’s, postdocs, promovendi, ondersteunend personeel en gastonderzoekers, en verzorgt het onderwijs voor ruim 200 bachelor- en masterstudenten. De Sterrewacht bevindt zich in het Oortgebouw en in het Huygens laboratorium. Voor meer informatie over de Sterrewacht: de website

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.367,- en maximaal € 3.196,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof  en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Professionalisering en ontwikkeling wordt gestimuleerd en ondersteund, bijvoorbeeld door het volgens van cursussen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: de website.

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen met drs. Evelijn Gerstel, instituutsmanager Sterrewacht Leiden, gerstel@strw.leidenuniv.nl,   071- 527 8449.

Informatie over de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen kunt u vinden op de website. Meer informatie over de Universiteit Leiden vindt u op de website.


Solliciteren

Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot uiterlijk 24 november 2021 geupload worden in pdf format via de speciaal hiervoor ingerichte website: https://jobs.strw.leidenuniv.nl/2021/secr

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.