Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Ervaren managementassistent

Vacaturenr.
21-270
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.6-0.8
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
8 juni 2021
Sluitingsdatum
22 juni 2021

Solliciteer direct

De afdeling Bestuursondersteuning van de Faculteit Sociale Wetenschappen zoekt in verband met het vertrek van één van de managementassistenten een

Ervaren managementassistent

Werkzaamheden
In deze functie bied je secretariële ondersteuning aan het faculteitsbestuur. Je beheert samen met de andere managementassistent de complexe agenda’s van de vier bestuursleden waarbij jij het eerste aanspreekpunt zult zijn voor de agenda van de decaan. Je verzorgt telefoonafhandeling, maakt afspraken, stelt prioriteiten en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning. Daarnaast organiseer je vergaderingen en overleggen en zorg je ervoor dat de leden van het bestuur en overige leden van het faculteitsbureau tijdig over de juiste stukken beschikken. Verder registreer en behandel je inkomende en uitgaande correspondentie, bewaak je de termijnen en zorg je voor archivering en dossiervorming. Juiste (digitale) archivering is, zeker in deze tijd, een belangrijk onderdeel van de functie.

Als management assistent van het bestuur ben je verantwoordelijk voor de optimale ondersteuning van het bestuur. Bij bijeenkomsten en evenementen vanuit het Bestuur draag je zorg voor de coördinatie, ondersteuning en organisatie van de voorbereiding. Daarnaast verricht je een aantal algemene (administratieve en ondersteunende) taken binnen het secretariaat. Zo bewaak je samen met je collega de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen de afdeling Bestuursondersteuning.

Je werkt samen in een team met één andere managementassistent en vervangt elkaar onderling daar waar nodig. De taken worden in onderling overleg nader bepaald. De collega die wij zoeken wil zich met enthousiasme en toewijding inzetten om het bestuur in zijn dagelijkse activiteiten te ondersteunen en om het werk gemakkelijker te maken.

Profiel

  • Ruime ervaring op bestuurs- en/of directieniveau bij (sterke) voorkeur in een universitaire omgeving;
  • Tenminste hbo/wo-niveau met gerichte kantoor- en managementervaring;
  • Overtuigingskracht, inlevingsvermogen en een sterke persoonlijkheid;
  • Je hebt een professionele, proactieve en dienstverlenende instelling en werkt nauwkeurig en gestructureerd;
  • Stressbestendigheid, flexibel en je hecht een groot belang aan hoge kwaliteit;
  • Je kunt goed plannen, coördineren en organiseren en verliest details niet uit het oog, werkt zelfstandig en resultaatgericht;
  • Representatief en bestuurlijk en organisatiesensitief, je handelt integer en discreet;
  • Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

Beschrijving organisatie
Binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen wordt kwalitatief hoogwaardig onderzoek gedaan en een breed en disciplinair onderwijsprogramma aangeboden, gericht op het vergroten van ons inzicht in actuele ontwikkelingen in de samenleving. De faculteit bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft ongeveer 7.000 studenten en 850 medewerkers. Zie voor meer informatie de website van de Faculteit van Sociale wetenschappen.

De Faculteit wordt als geheel bestuurd door het faculteitsbestuur. De afdeling Bestuursondersteuning, waar ook de Bestuurssecretaris, de ambtelijk secretaris en de Griffier van de FR deel van uitmaken, ondersteunt het Faculteitsbestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt de afdeling nauwe relaties met zowel de centrale afdelingen van de universiteit, alsook het faculteitsbureau en de instituten.

Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. Ook de Faculteit Sociale Wetenschappen streeft er naar om een diverse en inclusieve leer- en werkomgeving te creëren waarin iedereen, ongeacht wie je bent of wat je doet, zich thuis kan voelen en ontwikkelen.

Wij bieden
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.656,- en maximaal € 3.548,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Mara Steffen, email a.i. Bestuurssecretaris, email secretaris@fsw.leidenuniv.nl.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan de sollicitatiepagina. Sollicitaties kunnen tot en met 22 juni 2021  ingezonden worden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.