Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Secretaris Huisvesting en Gebiedsontwikkeling

Vacaturenr.
21-207
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8-1.0
Extern/intern
Intern , Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
4 mei 2021
Sluitingsdatum
31 mei 2021

Nog 18 dagen om te solliciteren

Het Vastgoedbedrijf, afdeling Huisvesting en Gebiedsontwikkeling zoekt een

Secretaris Huisvesting en Gebiedsontwikkeling 

Werkzaamheden
De Universiteit Leiden is de gebiedsontwikkelaar van het Leiden Bio Science Park. Binnen de afdeling Huisvesting en Gebiedsontwikkeling (HGO) van het Vastgoedbedrijf werken de projectmanager en de projectleiders van de gebiedsontwikkeling. Zij zijn actief in de gehele keten van ontwikkelings­activiteiten van de eerste planvorming tot kaveluitgifte en woonrijpe oplevering. Als secretaris ben je een belangrijke schakel in de administratieve processen en projectondersteuning rondom huisvesting en gebiedsontwikkeling en onderhoud je contacten met zowel collega’s als externen. Je ondersteunt in algemene zin het hoofd van de afdeling en werkt nauw samen met de projectteamleden Gebiedsontwikkeling.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Ondersteuning van het hoofd van de afdeling; dagelijks afstemming over agenda- en mailboxbeheer met daaruit voortvloeiende acties zoals plannen van afspraken, afhandelen van e-mails, documenten printen;
  • Ondersteuning van de projectteamleden Gebiedsontwikkeling;
  • Uitgifte-contracten archiveren en opzoeken van contracten en documenten in  digitale archiefsystemen;
  • Uitvoeren zelfstandige projectklussen (samen met een projectleider) zoals water, bomen, vergunningen, ontheffingen, parkeren, NEN-metingen;
  • Ondersteunen bij het opstellen van projectmandaten en plannen van aanpak;
  • CvB stukken voorbereiden;
  • Helpen met het uitvragen van offertes bij een aanbesteding;
  • Websites beheren: input leveren en up-to-date houden;
  • Verslagen/notuleren van projecten;
  • Verslagen/notuleren van diverse interne overleggen (afstemoverleg/stedenbouw);
  • Goedkeuringsbrieven verzorgen voor externe partijen inzake kabels- en leidingaanleg;
  • Het maken van overeenkomsten van opdrachten voor zzp’ers in Serviceplein;
  • Inwerkprogramma verzorgen bij nieuwe medewerkers (versturen van info, kennismakingsgesprekken inplannen, bloemetje regelen).

Profiel
De kandidaat die wij zoeken:

  • Heeft een afgeronde hbo opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Kan goed plannen, is sociaalvaardig, servicegericht, stressbestendig, proactief, resultaatgericht, zorgvuldig en gericht op collegiale samenwerking maar kan ook zelfstandig werken;
  • Heeft ervaring met notuleren en vindt het aantrekkelijk om nieuwe werkzaamheden op te pakken;
  • Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in zowel het Nederlands als Engels (pre);
  • Is digitaal vaardig en pakt nieuwe systemen snel op; beheerst het volledige Microsoft office pakket en heeft kennis van HTML en CMS;
  • Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt integer.

Beschrijving organisatie
De Universiteit Leiden is eigenaar van een omvangrijke vastgoedportefeuille (400.000 m² BVO, 50 gebouwen, 75 ha grond, waarvan 25 ha uitgeefbaar), variërend van historische panden in de Leidse binnenstad tot geavanceerde researchlaboratoria in het Leiden Bio Science Park . Vastgoed valt als ondersteunende dienst direct onder het College van Bestuur.

Het Vastgoedbedrijf omvat de afdelingen: Huisvesting en Gebiedsontwikkeling (HGO), Techniek en Ontwikkeling, Planning en Financieel Beheer, Beheer & Onderhoud en Informatiemanagement. Vastgoed is een dynamische club van 40 vastgoedprofessionals, met op de werkvloer een hechte informele sfeer. 

Binnen de afdeling HGO van het Vastgoed­bedrijf is een compact team actief in de ontwikkeling van het Bio Science Park. Hierbij worden korte lijnen en snelle besluitvormingsprocessen gehanteerd. Het team werkt samen met een externe steden­bouwer / supervisor en vastgoedadviseurs; tweewekelijks is er afwisselend een steden­bouwkundig atelier en een ontwikkelingsoverleg. Daar worden alle besluiten genomen waarbij besluiten over projecten boven een bepaalde omvang door het College van Bestuur worden genomen. Informatie over het Vastgoedbedrijf  is te vinden op de website.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar waarbij, afhankelijk van gebleken geschiktheid, een vaste aanstelling beoogd wordt. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.920,- en maximaal € 4.012,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal  9).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

Diversiteit
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij onze universitaire gemeenschap verrijken en versterken.

Informatie
Voor meer informatie over deze vacature kun je terecht bij Ferdy Poppelier, adjunct directeur, e-mail ffj.poppelier@vastgoed.leidenuniv.nl of Willy Waardenburg, telefoon 071-5273090, e-mail w.waardenburg@vastgoed.leidenuniv.nl.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan de sollicitatiepagina. Sollicitaties kunnen tot en met 31 mei 2021  ingezonden worden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.