Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Operationeel Manager Front Office

Vacaturenr.
21-094
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1.0
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
23 februari 2021
Sluitingsdatum
08 maart 2021

Nog 4 dagen om te solliciteren

De Hortus botanicus Leiden zoekt een

Operationeel Manager Front Office

De werkzaamheden
De Hortus botanicus Leiden groeit! Daar wordt het volledig vernieuwde entreegebouw van Hortus botanicus in Leiden jouw domein. Jij zwaait er als Operationeel Manager figuurlijk de scepter en alles loopt dankzij je gastvrijheids-DNA op rolletjes. Van de ruim 500 ontvangsten en ongeveer 200.000 bezoekers per jaar die jou passeren word je niet warm of koud. In deze natuurlijke, culturele én moderne omgeving zet jij de gasttevredenheid altijd op 1!

Echt álles in de gaten te hebben en perfect te anticiperen op elke situatie. Als een gast een vraag heeft; jij weet het antwoord. Gaat een collega ziek naar huis; jij regelt vervanging. Is een levering incompleet; jij zorgt dat de leverancier gebeld wordt. Met een oprechte glimlach op je gezicht sta jij dagelijks op de vloer. En je bent het eerste aanspreekpunt voor gasten en hét visitekaartje van de Hortus botanicus. Er ontgaat jou niks. En dat kan ook niet, want anders gaat de dagelijkse operatie de mist in.
 
De Hortus is in ontwikkeling, volop in beweging en jij werkt in deze rol mee aan de verdere opbouw. Samen met je team weet je de perfecte koppeling te maken tussen commercie en gastvrijheid. Naast het meedenken over kansen steek je ook graag zelf de handen uit de mouwen. Tijdens het hoogseizoen van april tot november is de Hortus 7 dagen per week geopend, de overige maanden is de Hortus 6 dagen per week open. Met jouw ervaring in de hospitality is het werken tijdens piekdrukte bekend terrein, net als het werken in weekenden. Jouw werkdag begint ’s ochtends met het gereed maken van het entreegebouw voor de dag. In de loop van de ochtend is het tijd voor overleg en administratieve werkzaamheden. Daarna keer je terug naar de vloer om je uitmuntende gastheer- of gastvrouwschap te laten zien. Enkele concrete werkzaamheden die je uitvoert zijn het:

  • gastvrij ontvangen en in de watten leggen van gasten;
  • beantwoorden van vragen en oplossen van problemen;
  • leiding geven aan gemiddeld 10 medewerkers;
  • inroosteren van uitzendkrachten en overig personeel;
  • maken van forecasts, begrotingen en rapportages;
  • inkopen van retail en voorraden voor de webshop;
  • met Hortus collega’s afstemmen van werkzaamheden voor publieksevenement;
  • op tactisch niveau toezicht houden op de horeca.

Profiel
De ideale Operationeel Manager voor deze vacature bij Hortus botanicus brengt mee:

  • een hbo-diploma van de Hogere Hotelschool, Hospitality, Event Management of vergelijkbaar;
  • minstens 3 jaar vergelijkbare werkervaring, bijvoorbeeld als Duty Manager, Manager Horeca of Manager Front Office;
  • uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels en bij voorkeur ook Duits;
  • stressbestendigheid, initiatiefrijk en een flinke dosis leergierigheid;
  • Je houdt van planten maar je hoeft geen groen-specialist te zijn.

Beschrijving organisatie
Zonder te overdrijven is dit de allermooiste werkplek van Leiden en omgeving. Omgeven door water, bloemen en monumentale bomen, gevestigd in een historisch pand aan de gracht. Aantrekkelijker wordt het nergens. De Hortus botanicus is prima bereikbaar, of je nu uit Leiden zelf komt, of bijvoorbeeld uit Den Haag, Haarlem, Gouda of Alphen a/d Rijn. En zowel met het openbaar vervoer als met de auto, al is er niet veel parkeergelegenheid in de directe omgeving.

De Hortus botanicus Leiden is de oudste botanische tuin van Nederland. Het oudste deel van de Hortus (1590) is de huidige Voortuin. Die is opnieuw ingericht met beplanting en een nieuwe kasconstructie: de Wintertuin. De Clusiustuin geeft een indruk van de Hortus rond 1600. In die tijd ontstonden banden tussen Nederland en Azië. De uitwisseling van planten en plantenkennis tussen deze twee culturen heeft zijn beslag gekregen in de Japanse tuin en de Chinese Kruidentuin. De parel van de Hortus, Victoria amazonica, is te bewonderen in de Victoriakas.
 
Je vindt er meerdere evenementenlocaties met een uniek karakter. Elk met een eigen sfeer, uitstraling en verhaal, geschikt voor zowel kleinere als grotere evenementen. In totaal werken in deze culturele onderneming zo'n 150 mensen, waarvan een flink deel als vrijwilliger. Naast de verhuur van de zalen zijn er ook regelmatig educatieve rondleidingen, workshops en andere georganiseerde activiteiten rondom alles wat groeit en bloeit.

Onze Hortus is onderdeel van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden: een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen zoals biodiversiteits- en klimaat vraagstelling. Zie voor meer informatie de website van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen.

Wij bieden
De aanstelling is op basis van een 38-urige werkweek. In het hoogseizoen loopt je werkweek van zondag t/m donderdag. In het laagseizoen is er meer flexibiliteit. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen; Het maximum salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring minimaal € 2.329,- en maximaal € 3.548,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Inschaling vindt plaats in schaal 7 of 8.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Een gedeeltelijke reiskostenvergoeding conform de cao (max. € 45 per maand) en een laptop van de zaak. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

Diversiteit
Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Wij laten ons bij de invulling van deze vacature bijstaan door het Finders Arbeidsmarktcommunicatie. Daar kun je ook terecht voor nadere informatie over de functie en de procedure. Neem hiervoor contact op met John van Geffen van Finders, telefoon 06-11199832.

Solliciteren
Herken je jezelf in de rol van Operationeel Manager bij Hortus botanicus? Stuur dan je sollicitatie voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv. Deze kunnen tot uiterlijk 8 maart 2021 per e-mail worden gericht p.g.m.vandecasteele@hortus.leidenuniv.nl
 

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.