Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Functioneel Beheerder Documentendiensten

Vacaturenr.
21-083
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8-1.0
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
23 februari 2021
Sluitingsdatum
14 maart 2021

Nog 15 dagen om te solliciteren

Het Administratief Shared Service Centre, afdeling Functioneel Beheer zoekt een

Functioneel Beheerder Documentendiensten

Werkzaamheden
Krijg je energie van het aangaan van uitdagingen in een complexe omgeving en vind je het leuk om gezamenlijk te zorgen voor excellente ondersteuning en kwalitatief  hoogwaardige producten, dan ben je misschien wel de geschikte kandidaat voor deze functie.

De afdeling Functioneel Beheer is verantwoordelijk voor het realiseren van de digitale ondersteuning voor de bedrijfsvoering processen. Dit doen we door vernieuwingen te initiëren, applicaties up-to-date te houden en onze gebruikers te ondersteunen. We doen dit met een team van gedreven professionals die kwaliteit, excellente ondersteuning en vernieuwing  hoog in het vaandel hebben staan. Er is een grote ambitie bij de universiteit om de komende jaar de documentenprocessen vergaand te digitaliseren. We zijn daarom binnen het team Functioneel Beheer Documentendiensten op zoek naar een nieuwe collega die ons hierbij wil helpen.

Als functioneel beheerder ben je mede verantwoordelijk voor het beheer van applicaties die gerelateerd zijn aan de documentdiensten binnen de universiteit. Dit betreft onder andere het documentmanagement systeem, formulierengenerator, vergaderapplicatie en de universitaire stemapplicatie. Tot je taken behoren onder andere:

  • Ondersteunen van gebruikers en het afhandelen van gebruikersvragen en incidenten;
  • Onderhouden contacten leveranciers;
  • Beschrijven en begeleiden van kleine en grote wijzigingen;
  • Testen en accepteren van kleine en grote wijzigingen;
  • Participeren in projecten in het documentdiensten domein;
  • Onderkennen en implementeren van procesverbeteringen;
  • Meedenken in en uitvoeren van optimalisatie van het beheer.

Profiel

  • Minimaal hbo werk- en denkniveau;
  • Kennis van en ervaring met documentmanagement systemen;
  • Sterke affiniteit met toepassingen van ICT binnen een complexe organisatie;
  • Bekendheid met het werken volgens ITIL en BISL & Agile/Scrum en waterval methoden;
  • Goede analytische vaardigheden om incidenten af te wikkelen en probleemoplossingen uit te werken;
  • Verder ben je enthousiast, energiek en in staat structuur aan te brengen. Je kunt in processen en ketens denken en snapt waar data vandaan komt. Hierdoor kun je snel en effectief de impact van verstoringen bepalen en korte en lange termijn oplossingen bedenken en implementeren.
  • Ook beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden, zodat je succesvol bent in het samenwerken met uiteenlopende stakeholders en gebruikers op verschillende niveaus.

Beschrijving organisatie
De Universiteit Leiden, in 1575 opgericht, is een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten in het alfa-, bèta- en gammadomein, is gevestigd in Leiden en Den Haag en heeft ruim 6.700 medewerkers en 28.130 studenten.

Elke medewerker en student heeft behoefte aan betrouwbare en professionele ondersteuning op het gebied van processen, systemen en documentenbeheer . Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) levert hoogwaardige ondersteuning aan alle medewerkers en studenten. Met ongeveer 135 collega’s ondersteunt het ASSC onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het ASSC maakt een transitie door naar een  organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is.

Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen,  de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid.  Het ASSC bestaat uit het:

  • Servicepunt (SP);
  • Financieel Shared Service Centre (FSSC);
  • Personeel Shared Service Centre (PSSC);
  • Functioneel Beheer (FB);
  • Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA).

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.920,- en maximaal € 4.012,- per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn. 

Informatie
Voor meer informatie over de functie en de  procedure kunt u contact opnemen met Peter Magielse, hoofd Functioneel Beheer, telefoon 071 527 3144, e-mail ps.magielse@bb.leidenuniv.nl

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 14 maart 2021 ingezonden worden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

 

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.