Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Ervaren managementassistent

Vacaturenr.
21-031
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
23 februari 2021
Sluitingsdatum
07 maart 2021

Nog 9 dagen om te solliciteren

Bij de Honours Academy is er een vacature voor een

Ervaren managementassistent
  

Werkzaamheden
In deze functie ben je het centrale aanspreekpunt voor de Honours Academy en heb je een divers en afwisselend takenpakket. Je kunt goed schakelen tussen verschillende taken en het geeft je energie om meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. Je bent een teamspeler binnen een jonge en dynamische organisatie. Meer concreet omvat het takenpakket:

  • Secretariële ondersteuning aan de Dean en het Bestuur van de Honours Academy; je beheert hun agenda’s, maakt afspraken en levert een bijdrage aan hun efficiënte tijdsplanning; je verzorgt hun correspondentie en het online archiefbeheer;
  • Inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden waaronder het organiseren van de bestuursvergaderingen en de bijeenkomsten met adviesraden en andere gremia; hiervoor stel je agenda’s op, verzamel je relevante informatie, bereid je dossiers voor, notuleer je tijdens de vergaderingen en houd je actiepunten en besluiten bij; voor de verschillende adviesraden houd je zittingstermijnen bij en stel je benoemingsbrieven op;
  • Je onderhoudt interne en externe contacten en werkt daarbij ook samen met het secretariaat van het College van Bestuur;
  • Ten behoeve van het onderwijs maak je boekingen in het Zaal Reservering Systeem (ZRS);
  • Op het terrein van P&O start je aanvragen op bij het Personeel Shared Service Centre (PSSC), meld je tijdelijk personeel aan bij JobMotion en ben je secretaris bij het e-recruitment systeem;
  • Met betrekking tot ICT ben je het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie en de contactpersoon met de universitaire ICT-diensten;
  • Verder handel je kleinere facturen af en regel je facilitaire zaken.

Profiel

  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in het hoger onderwijs; 
  • Tenminste hbo/wo denk- en werkniveau;
  • Ruime ervaring met secretariaatswerkzaamheden op directie- en/of bestuursniveau;
  • Een professionele, proactieve en dienstverlenende instelling;
  • Bestuurlijk en organisatiesensitief, je handelt integer en discreet;
  • Je bent accuraat en kunt goed plannen, organiseren en coördineren;
  • Je bent een betrokken en enthousiaste teamspeler die resultaatgericht werkt;
  • Je bent stressbestendig, flexibel en hecht een groot belang aan hoge kwaliteit;
  • Zeer goede kennis van MS office programma’s en digitalisering van werkprocessen;
  • Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels;
  • Bekendheid met het werken in een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

Beschrijving organisatie
Aan de Honours Academy volgen vwo-scholieren, bachelorstudenten en masterstudenten extra onderwijs naast hun reguliere studie. Het honoursonderwijs is voor studenten die meer willen en kunnen en is multidisciplinair, persoonlijk en toekomstgericht. In zowel verdiepende als verbredende trajecten kiezen studenten hun eigen weg en maken op die manier hun ambities waar. De Honours Academy wil een proeftuin zijn en onderwijsinnovatie op die manier binnen de gehele universiteit stimuleren.

De Honours Academy is een organisatie die samenwerkt met alle faculteiten en rechtstreeks valt onder het College van Bestuur. Het team bestaat uit het Bestuur (Dean, onderwijsdirecteur, portefeuillehouder bedrijfsvoering en assessor) en ongeveer twintig medewerkers, die onderwijs organiseren en coördineren voor het Pre-University College & Classes, het Bachelor Honours College & Classes en, voor masterstudenten, het Leiden Leadership Programme en Classes. Informatie over de Honours Academy is te vinden op de website.  

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar of tijdelijke interne detachering met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.656,- en maximaal € 3.548,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 8).
Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kun je contact opnemen met
 Floortje Daemen, portefeuillehouder bedrijfsvoering, email f.daemen@ha.leidenuniv.nl.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 7 maart 2021 ingezonden worden.


De brievenselectie zal plaatsvinden in week 10 en 11. In week 12 en 13 zullen de sollicitatiegesprekken plaatsvinden. Je wordt vriendelijk verzocht beschikbaar te zijn in deze periode.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

 

 

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.