Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management assistent

Vacaturenr.
20-583
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
22 december 2020
Sluitingsdatum
17 januari 2021

Nog één dag om te solliciteren

Het faculteitsbureau van de Faculteit Archeologie zoekt ter ondersteuning van de vice-decaan en de directeur bedrijfsvoering een

Management assistent

De werkzaamheden
Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat en samen met je collega’s vorm je een onmisbare schakel in het stroomlijnen van processen, het ondersteunen van de bestuursleden en het beantwoorden van 101 vragen van collega’s. Jouw belangrijkste taken zijn:

  • Ondersteunen van de vice-decaan en portefeuillehouder bedrijfsvoering van het faculteitsbestuur, zoals agendabeheer en verzorgen van correspondentie;
  • Notuleren van  verschillende facultaire vergaderingen;
  • Bewaken van deadlines;
  • Documenteren en archiveren van informatie;
  • Algemene werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat;
  • Ondersteunen bij de planning en organisatie van de jaarlijkse Fieldschool;
  • Bijdragen aan de ontwikkeling en professionalisering van verschillende bedrijfsvoeringsprocessen;
  • Inplannen en notuleren van de jaarlijkse Resultaat- en Ontwikkelgesprekken;
  • Onboarding van nieuwe medewerkers van de Faculteit.

Profiel
Je hebt een afgeronde relevante opleiding en enkele jaren werkervaring in een ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een complexe bestuurlijke omgeving. Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift en je kunt  goed notuleren. Het MS Office pakket (Word/Excel/Outlook/PPT) kent geen geheimen voor jou en je bent handig met online applicaties en vergadertools (MS Teams of vergelijkbaar). Affiniteit met HR- en Finance-gerelateerde processen is een pré. Daarnaast:

  • Heb je een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en ben je servicegericht;
  • Maak je graag deel uit van een team en ben je samenwerkingsgericht;
  • Houd je van inhoudelijke uitdagingen en kun je zaken relativeren en oplossen;
  • Ben je proactief, praktisch en planmatig ingesteld;
  • Weet je de juiste prioriteiten te stellen en kun je snel schakelen.

Beschrijving organisatie
De Faculteit Archeologie is een internationaal gerenommeerde faculteit in de multidisciplinaire wereld van de archeologie. De faculteit kenmerkt zich door haar diversiteit en een sterke verwevenheid van onderwijs en internationaal onderzoek. Onderzoekers in alle facetten van het veld bepalen hier de toekomst van het archeologisch onderzoek.

De faculteit is opgebouwd uit drie departementen met elk een departementsvoorzitter. De dagelijkse leiding van de faculteit ligt in handen van het faculteitsbestuur. Het bestuur bestaat uit een decaan, vice-decaan, portefeuillehouder Bedrijfsvoering en assessor. De faculteit is gehuisvest in het Van Steenis gebouw op het Leiden Bio Science Park en beschikt over hoogwaardige laboratoria en prettige werkplekken. Klik hier voor meer informatie over de faculteit.

Je maakt deel uit van het faculteitsbureau, samen met communicatie, HR, onderzoeksbeleid, onderwijsbureau, IT, bestuurssecretariaat en de bestuurssecretaris. De bestuurssecretaris is je leidinggevende.

Wij bieden
‘Never a dull moment’, vrijheid om je tanden in zaken te zetten, samen te werken met mensen uit allerlei landen en met een team van leuke collega’s. De aanstelling is voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.329,- en maximaal € 3.548,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7 of 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je nalezen op de website.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Janneke Mulders, bestuurssecretaris Archeologie, e-mail j.mulders@arch.leidenuniv.nl.

Solliciteren
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 17 januari 2021 per e-mail worden gericht aan Janneke Mulders via vacancies@arch.leidenuniv.nl
De gesprekken vinden in week 4 (27 januari) en week 5 (1 februari) plaats.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.