Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Secretaresse

Vacaturenr.
20-272
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.4
Extern/intern
Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
23 juni 2020
Sluitingsdatum
12 juli 2020

Vacature gesloten

Het instituut Culturele Antropologie & Ontwikkelingssociologie van de Faculteit Sociale Wetenschappen zoekt kandidaten voor een functie van

Secretaresse
 

Werkzaamheden

  • Algemene secretariaatstaken, d.w.z. ondersteuning van medewerkers van het instituut, afhandelen van ingekomen post/e-mails, telefonische vragen en scannen/fotokopiëren;  
  • Agendabeheer en – planning;
  • Bijhouden en invoeren van publicaties in LUCRIS;
  • Ondersteuning van de  Director of Graduate School van het instituut, bijhouden promotietrajecten in o.a. Lucris Converis, inplannen meetings;
  • Verspreiden van informatie naar studenten op verzoek van onderwijscoördinator of docenten;
  • Assistentie verlenen bij de organisatie van (online) congressen, seminars, vergaderingen en andere bijeenkomsten;
  • Verspreiden van informatie naar medewerkers op verzoek van instituutsmanager en wetenschappelijk directeur;
  • Bestellen van kantoorbenodigdheden;
  • Zalen reserveren en catering organiseren t.b.v. instituutsborrels, staflunches en vergaderingen;
  • Vervangend notulist bij bestuursvergaderingen.

 Profiel

  • Havo/vwo diploma (eventueel aangevuld met een secretaresseopleiding of andere relevante opleiding);
  • Ervaring met diverse secretariële en administratieve werkzaamheden;
  • Ervaring met het organiseren van online bijeenkomsten in bijv. Kaltura, Teams en/of andere online platforms.
  • Goede beheersing van Windows en MS Office;
  • Ervaring met Content Management Systemen
  • In staat zijn om zelfstandig, flexibel, proactief en nauwkeurig te werken;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden en klantgerichte instelling;
  • In teamverband kunnen functioneren;
  • Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. 

Beschrijving organisatie
De Faculteit Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Pedagogische wetenschappen, Politieke Wetenschap, Psychologie, Culturele Antropologie & Ontwikkelingssociologie en het Centre for Science and Technology Studies. De faculteit heeft ongeveer 5.000 studenten en 600 medewerkers. Er wordt onderwijs verzorgd over en onderzoek verricht naar uiteenlopende onderwerpen die variëren van adoptie tot politiek gedrag. Zie voor meer informatie de website.

De secretaresse is het aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en bezoekers als het gaat om het verstrekken van informatie over het instituut en door het instituut verzorgde onderwijsonderdelen en programma’s. Zij/hij beantwoordt vragen over administratieve en organisatorische zaken. Ook biedt zij/hij praktische ondersteuning bij het organiseren van instituutsaangelegenheden, vergaderingen en zorgt voor het op peil houden van diverse voorraden.

Wij bieden
De secretaresse verricht haar/zijn werkzaamheden binnen het secretariaat van CA-OS.
 De omvang van de aanstelling bedraagt 15,2 uur (0.4 fte) per week. De te werken uren worden bij voorkeur verdeeld over ten minste drie dagen, waarvan in ieder geval dinsdag en vrijdag. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen.Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal  2.261,- en maximaal 3.052,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).


Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website. 

Diversiteit
De
 Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.
 

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Ilse Prins, email: i.m.prins@fsw.leidenuniv.nl

Solliciteren
Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in bovenstaand profiel? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 12 juli 2020  ingezonden worden.

De sollicitatiegesprekken zullen vermoedelijk plaatsvinden in de week van 24 augustus.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.