Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Hoofd Secretariaat

Vacaturenr.
20-076
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.7
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
11 februari 2020
Sluitingsdatum
01 maart 2020

Nog 2 dagen om te solliciteren

Het Instituut Politieke Wetenschappen van de Faculteit der Sociale Wetenschappen zoekt kandidaten voor een functie van

Hoofd Secretariaat
 

De werkzaamheden
Het Instituut Politieke Wetenschap zoekt z.s.m. maar uiterlijk vanaf 1 april 2020 een hoofd secretariaat om 3 parttime secretaresses op 2 locaties (Leiden en Den Haag) aan te sturen. In deze rol ben je naast leidinggevende ook meewerkend secretaresse. Je bent zelfstandig in staat om het overzicht te bewaren, taken te verdelen en als inspirator te fungeren. Het secretariaat bestaat uit twee medewerkers per locatie en het volledige team (hoofd secretariaat en 3 secretaresses) is verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden in een internationale omgeving. Hoofdstandplaats m.b.t. het vervullen van deze functie is de vestiging Leiden, maar er wordt ook verwacht dat je 2 dagdelen werkzaam bent op onze vestiging in Den Haag.  De werkzaamheden bestaan zowel uit ad hoc als projectmatige activiteiten en er wordt verwacht dat je beschikt over een hands-on mentaliteit. De werkzaamheden bestaan uit:

  • Aansturen secretariaat;
  • Notuleren vergadering instituutsraad;
  • Werkprocessen secretariaat in kaart brengen en vastleggen;
  • Ontvangst gasten en introductie nieuwe medewerkers;
  • Afhandelen cateringverzoeken en bestelling kantoorartikelen;
  • Ondersteuning inzake evenementen, reizen en interne verhuizingen;
  • Overige administratieve werkzaamheden. 

Profiel

  • Havo/vwo-diploma of denkniveau;
  • Secretariële en management vaardigheden verkregen door opleiding of enige jaren werkervaring in soortgelijke functie;
  • Uitstekende kennis van Windows en MS-Office;
  • Zelfstandig en in teamverband kunnen werken;
  • Goed inlevingsvermogen, probleemoplosser en verbinder;
  • Servicegericht, accuraat en stressbestendig;
  • Resultaatgericht, doortastend en duidelijk;
  • Flexibel, sterk in communicatie, plannen en organiseren;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Bekendheid met een hogere onderwijsinstelling strekt tot aanbeveling.

Beschrijving organisatie
De Faculteit Sociale Wetenschappen bestaat uit vier instituten: pedagogische wetenschappen, politieke wetenschap, psychologie en culturele antropologie & ontwikkelingssociologie. Ook het Centre for Science and Technology Studies is onderdeel van de faculteit. De faculteit heeft ongeveer 5.000 studenten en 600 medewerkers. Er wordt onderwijs verzorgd over en onderzoek verricht naar uiteenlopende onderwerpen die variëren van adoptie tot politiek gedrag.

Het Instituut Politieke Wetenschap is een onderzoeks- en onderwijsinstituut van ca. 90 medewerkers en ca. 1500 studenten. Het Instituut Politieke Wetenschap biedt een Engelstalige bachelor specialisatie International Relations and Organisations en een masterspecialisatie (International Organisation) in Den Haag aan, naast de bachelor specialisaties politicologie en  internationale politiek en de vijf masterspecialisaties in Leiden.

Wij bieden
Een uitdagende functie in een dynamisch team van collega's in het hart van onze opleiding. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van
 een jaar.
Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal
 2.579,- en maximaal 3.895,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8/9).


Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen in onze arbeidsvoorwaarden.

Diversiteit
De
 Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met de instituutsmanager, Ingrid van Heeringen, e-mail heeringeniej@fsw.leidenuniv.nl, telefoon 071 5273939.
 

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 1 maart 2020  ingezonden worden. De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op 4, 5 en 6 maart 2020.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.