Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Coördinator backoffice

Vacaturenr.
20-075
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1.0
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
11 februari 2020
Sluitingsdatum
17 februari 2020

Vacature gesloten

Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, Hortus botanicus Leiden zoekt een

Coördinator backoffice

De werkzaamheden
Het gaat goed met de Hortus Botanicus Leiden. Wij kunnen bogen op een indrukwekkend wetenschappelijk track record en een toenemende groei van ons outreach-/publieksprogramma. Om verder vorm te geven aan de ontwikkelingen zijn wij op zoek naar een medewerker backoffice die ons team komt versterken. Een interessante functie in een authentieke, unieke en complexe werkomgeving bij één van de grootste faculteiten van de Universiteit Leiden. De Hortus is gehuisvest in de oude binnenstad van Leiden. Tot de werkzaamheden behoren:

  • Beheren van de algemene mail inbox, telefoon en postverkeer en agenda;
  • Voorbereiden van on- en offline mailingen;
  • Afroepen van drukwerk en kantoorbenodigdheden;
  • Verzorgen facturatie;
  • Coördineren van rondleidingen en inboeken van reserveringen in Smart Event Management (ca. 1000 per jaar);
  • Optreden als contactpersoon voor partners educatie;
  • Verzorgen van de personeelsadministratie voor medewerkers, uitzendkrachten, stagiaires en vrijwilligers;
  • Up-to-date houden CRM;
  • Beheren van het archief;
  • Organiseren van personeelsbijeenkomsten;
  • Verzorgen van de ledenadministratie van Vrienden en adoptanten;
  • Beheren van sleutels en personeelspassen, regelen van toegangsrechten in Aeos; (administratief) ondersteunen van Fondsenwerving;
  • Invallen bij de entree-balie;
  • Vervangen medewerker Sales bij afwezigheid bij het te woord staan van klanten.

Profiel

  • Minimaal een afgeronde opleiding hbo;
  • Digitaal goed onderlegd en hebt ervaring met boekings- en CRM-programma’s;
  • Accuraat, representatief, flexibel en proactief;
  • Goede sociale en communicatieve vaardigheden;
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • EHBO en BHV strekken tot aanbeveling, je bent bereid deze te behalen;
  • De werktijden zijn van maandag tot vrijdag van 8.00 tot 16.30 uur. In aanvulling hierop ben je bereid te werken tijdens evenementen in het weekend en/of incidenteel ‘s avonds vooral in het zomerseizoen.

Beschrijving organisatie
De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2.200 medewerkers en bijna 4.200 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Een onderdeel van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is de Hortus botanicus Leiden, de oudste botanische tuin van Nederland. Het oudste deel van de Hortus (1594) is de huidige Voortuin. Die is opnieuw ingericht met beplanting en een nieuwe kasconstructie: de Wintertuin. De Clusiustuin geeft een indruk van de Hortus rond 1600. In die tijd ontstonden banden tussen Nederland en Azië. De uitwisseling van planten en plantenkennis tussen deze twee culturen heeft zijn beslag gekregen in de Japanse tuin en de Chinese Kruidentuin. De parel van de Hortus, Victoria amazonica, is te bewonderen in de Victoriakas.

Wij bieden
De aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof , sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Patricia Vandecasteele, telefoon 071-527 3599.

Solliciteren
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met maandag 17 februari 2020 per e-mail worden gestuurd naar p.g.m.vandecasteele@hortus.leidenuniv.nl.

#LAFL18

 

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie