Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Management assistent / administratief medewerker

Vacaturenr.
19-599
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.6-0.8
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
14 januari 2020
Sluitingsdatum
26 januari 2020

Vacature gesloten

De Faculteit Geesteswetenschappen, Instituut voor Geschiedenis, zoekt een

Management assistent / administratief medewerker

De werkzaamheden 
Als secretariaatsmedewerker werk je onder leiding van de instituutsmanager binnen het ondersteunende team van het instituut: het instituutssecretariaat. De werkzaamheden zijn divers, en omvatten administratieve en organisatorische taken ter ondersteuning van het managementteam en de afdelingen. Je bent samen met je collega’s het eerste aanspreekpunt voor onze 180 medewerkers. Je werkt hierin nauw samen met de overige medewerkers van het ondersteunende team, de exacte verdeling van de taken wordt nader bepaald op basis van ervaring, interesse en ontwikkelingen binnen de organisatie. Daarnaast ben je actief betrokken bij het verder verbeteren van de ondersteuning van onze wetenschappelijke staf. De werkzaamheden bestaan uit:

  • Voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
  • Organiseren van bezoeken, bijeenkomsten en events;
  • Secretariële ondersteuning van het managementteam;
  • Archivering (digitaal);
  • Samenstellen van managementinformatie en aanleveren/invoeren gegevens voor interne doeleinden en externe visitaties.

De werkzaamheden als afdelingsondersteuning bestaan uit:

  • Redactie website en nieuwsbrief van het instituut;
  • Ondersteuning organisatie congressen/lezingen, e.d.
  • HR gerelateerd: ondersteuning bij sollicitatieprocedures, afhandeling nieuwe aanstellingen, onboarding nieuwe medewerkers;
  • Promovendiregistratie;
  • Afhandeling inkoopfacturen, opstellen verkoopfacturen en afhandeling declaraties van medewerkers en gasten;
  • Huisvestingszaken;
  • Ondersteuning bij de registratie van onderzoek output;

Profiel

  • Een afgeronde opleiding op hbo niveau, bij voorkeur aangevuld met een officemanagement opleiding;
  • Ten minste 3 jaar werkervaring als management assistente, administratief medewerker of secretaresse, bij voorkeur binnen een universiteit of andere onderwijs- en/of wetenschapsinstelling;
  • Accuraat en kunt goed plannen en organiseren;
  • Zelfstandig, maar ook goed samen in een team;
  • Een enthousiaste en positieve persoonlijkheid, die vooruit denkt en werkt vanuit oplossingen;
  • Dienstverlenend ingesteld en flexibel. Het managementteam en leden van de wetenschappelijke staf zullen op onverwachte momenten een beroep op je doen, waarbij je reguliere taken ook doorlopen;
  • Affiniteit met de academische omgeving. Veel van onze medewerkers hebben een internationale achtergrond.
  • Uitstekende beheersing van het Office pakket en kunt goed je weg vinden in digitale systemen en toepassingen. Ervaring met universitaire systemen en/of content management websitebeheer is een pre;
  • Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift. 

Beschrijving van de organisatie
De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘Bij ons leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend  hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. De faculteit is gesitueerd in het historische hart van Leiden en heeft ruim 5.400 studenten en 800 medewerkers. Zij biedt een inspirerende,  internationale werkomgeving en ruimte voor diversiteit en vernieuwing aan medewerkers en studenten uit binnen-en buitenland .

Het Instituut voor Geschiedenis is een van de zeven wetenschappelijke instituten van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Het instituut is verantwoordelijk voor het grootste deel van het historisch onderwijs en onderzoek dat binnen de Universiteit Leiden wordt uitgevoerd en telt 180 medewerkers.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar, met mogelijkheid van verlenging. Startdatum is 1 maart, of spoedig daarna. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7). Naar eigen keus werk je 0.6 tot maximaal 0.8 fte, verdeeld over 3 tot 5 dagen. Je werkt in ieder geval maandag, andere werkdagen/uren worden in overleg bepaald.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%) en vakantietoeslag (8%), en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie 
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie of de selectieprocedure kun je contact opnemen met het instituutssecretariaat via institute.history@hum.leidenuniv.nl, of met Rebecca Wensma, instituutsmanager, email r.j.wensma@hum.leidenuniv.nl.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan deze pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 26 januari 2020 ingezonden worden.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie