Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Personal assistant

Vacaturenr.
19-107 6125
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1.0
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
06 maart 2019
Sluitingsdatum
26 maart 2019

Nog 3 dagen om te solliciteren

De afdeling Management & Support van Luris zoekt een

Personal assistant voor de directeur (1,0 fte)

De werkzaamheden

  • Meelezen met de mailbox van de directeur en het daaruit zelfstandig oppakken van bepaalde acties;
  • Agendabeheer, inplannen van besprekingen en conference calls;
  • Regelen van lunches en het boeken van vluchten, hotels etc. voor (internationale) dienstreizen;
  • Het uitvoeren van algemene secretariaatswerkzaamheden, inclusief agendabeheer, archivering en beheer van archief, het boeken van vergaderruimtes, behandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken en correspondentie in het Nederlands en in het Engels;.
  • Notuleren van MT vergaderingen;
  • Bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van de voorraad en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor);
  • Voorbereiden en controleren van declaraties en facturen;
  • Back-up bij afwezigheid van de management assistant (samen met de management assistant vormt u het secretariaat van Luris);
  • Informatieverstrekking, u fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en externen.

Uw profiel

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau, een administratieve of secretariële opleiding en/of enige jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Goede communicatieve vaardigheden;
  • Goede computervaardigheden waaronder beheersing van de programma’s van het MS-Office pakket;
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal (zowel mondeling als schriftelijk);
  • Flexibele instelling;
  • Accuraat;
  • Klantgericht, klantvriendelijk;
  • Zelfstandig kunnen werken;
  • Stressbestendig, proactief en oplossingsgericht.

Beschrijving organisatie
Luris begeleidt wetenschappers van de Universiteit Leiden en het LUMC in hun ambitie om relevante kennis toepassing te laten vinden in de maatschappij. Luris helpt bij het opzetten van projecten met bedrijven, maatschappelijke organisaties, subsidieverstrekkers en overheid, door te zorgen voor gezonde relaties met partners en door bestaande relaties optimaal te benutten met het oog op het verrijken van het onderzoekslandschap binnen de Universiteit Leiden en het LUMC.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2579,- en maximaal €3445,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: http://www.werkenbij.leidenuniv.nl/.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kunt u contact opnemen met mevrouw Zalebry Joseph, e-mail secretariaatluris@luris.nl, telefoon 071 - 527 2574.

Solliciteren
U kunt online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 26 maart 2019 worden gericht aan mevrouw Z. Joseph.

De brievenselectie zal plaatsvinden in maart, week 13. Het eerste sollicitatiegesprek zal plaatsvinden op dinsdag 02 april 2019. U wordt vriendelijk verzocht beschikbaar te zijn op deze dag. 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie