Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Officemanager ISSC

Vacaturenr.
19-095 6090
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.63
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
06 maart 2019
Sluitingsdatum
31 maart 2019

Nog 7 dagen om te solliciteren

De afdeling Finance & Officemanagement van het ISSC zoekt een

Officemanager (0.63 fte)
 

De werkzaamheden
Samen met uw collega ondersteunt u de directeur en het managementteam van het ISSC. U bent een uitstekend organisator, schakelt gemakkelijk binnen uw werkzaamheden en beschikt over een pragmatische instelling. U voelt zich thuis in een omgeving waar met diverse ICT-systemen wordt gewerkt.

Naast de reguliere secretariële werkzaamheden (agenda- en afsprakenbeheer) bent u het aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers op het secretariaat, stelt prioriteiten en neemt zelf het initiatief om collega’s te ondersteunen. U werkt zowel zelfstandig als in een team. Deze functie is voor 3 dagen per week en samen met uw collega zorgt u voor een continue bezetting op maandag t/m vrijdag.

  • Secretariële en administratieve ondersteuning, agendabeheer van de directeur. Afhandelen van e-mail/post, archiveren, telefonische vragen en boeken van reizen;
  • Afsprakenbeheer voor MT leden;
  • Regelen vergaderruimten, catering, en ondersteunen bij personele aangelegenheden (jubilea, recepties);
  • Eerste aanspreekpunt medewerkers en bezoekers (ontvangst en doorverwijzen);
  • In voorkomende gevallen administratieve ondersteuning voor nieuwe medewerkers, offerte- en contractafhandeling;
  • Vergaderingen coördineren en notuleren; voorbereiden en organiseren van (interne) bijeenkomsten;
  • Diverse taken van uw collega secretaresse overnemen bij afwezigheid en bijhouden informatievoorziening zoals content website ISSC SharePoint.

Uw profiel

  • Mbo werk- en denkniveau en werkervaring met soortgelijke werkzaamheden;
  • Goede administratieve en organisatorische vaardigheden;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • U heeft een efficiënte/zakelijke werkstijl en bewaakt de continuïteit van de dienstverlening;
  • Oplossingsgericht, initiatiefrijk en een dienstverlenende werkhouding zonder de prioriteiten uit het oog te verliezen;
  • In staat om bij ad-hoc vragen toch het overzicht te behouden en onder druk professioneel te blijven;
  • Ruime beheersing van het Office pakket (Outlook, Word & Excel, Power Point), handig met systemen en online applicaties.
Beschrijving Organisatie
Het ICT Shared Service Centre (ISSC) is de centrale ICT dienstverlener van de Universiteit Leiden. Met ongeveer 130 collega’s, ondersteunen wij onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Denk daarbij aan het beheren van het agglomeratienetwerk en de VOIP telefoniediensten, de identity en access management (IAM) infrastructuur, de informatiesystemen voor bedrijfsvoering en onderwijs, alsook de ontwikkeling en het beheer van de universitaire werkplekvoorzieningen. Dit alles binnen een continu veranderende omgeving waarbij steeds meer agile wordt gewerkt. De dienstverlening is belegd binnen de afdelingen Customer Relations (klantprocessen & relatiebeheer), Operations (server-/netwerkbeheer en bedrijfsvoeringsystemen), Development (ontwikkeling en projectmanagement), Strategy & Facilities (security, architectuur, inkoop & contractmanagement). De komende periode ligt de focus op de eindgebruikerdiensten, data management, identity & access management en hybride cloud. Prachtige uitdagingen waar we voor staan en die vragen om vakmanschap en betrokken collega’s. Informatie over het Bestuursbureau kunt u vinden op https://www.organisatiegids.universiteitleiden.nl/en/service-units/ict-shared-service-centre.

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2261 ,- en maximaal € 3052 ,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
In de dagelijkse werkzaamheden krijgt u te maken met vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar u staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vindt u op https://www.justis.nl/producten/vog/.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kunt u contact opnemen met Joost Reurings, e-mail  j.g.m.reurings@issc.leidenuniv.nl, telefoon 071-5276942.

Solliciteren
U kunt uitsluitend online solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 31 maart 2019 worden gericht aan Joost Reurings. 
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie