Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Recordmanager

Vacaturenr.
5996
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1.0 fte
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
29 januari 2019
Sluitingsdatum
03 maart 2019

Nog 12 dagen om te solliciteren

Het Bestuursbureau, directie Bedrijfsvoering, afdeling Informatiemanagement, subafdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer zoekt een Recordmanager  (1.0 fte).
 

De werkzaamheden

Als recordmanager bent u verantwoordelijk voor de verwerking van (digitale) documenten en dossiers ongeacht in welke applicatie deze zijn opgenomen. De verwerking moet compliant zijn aan wettelijke en interne regelgeving. U bent inzetbaar op de volgende werkzaamheden:

  • Recordbeheer en toegankelijk maken van informatie;
  • Overdracht van archiefbestandsdelen;
  • Deelnemen aan projecten op het gebied van informatiebeheer en zorgen voor draagvlak bij stakeholders;
  • Adviseren van managers en medewerkers van de Universiteit Leiden over de inzet van document management voor de ondersteuning van werkprocessen;
  • Geven van demo’s en instructies aan klanten;
  • Voorstellen doen voor het aanpassen van het documentbeleid, procedures en handboeken;
  • Het informeren van collega’s over nieuwe of gewijzigde processen en consequenties voor      procedures;
  • Toetsing kwaliteit van uitvoering van recordbeheer op basis van vastgesteld normenkader;
  • Overdracht van archiefbestandsdelen.

Uw profiel

  • U bent enthousiast, deskundig en klantgericht;
  • U bent een pleitbezorger voor digitalisering van de informatievoorziening en beschikt over een relevante opleiding op HBO niveau en over relevante werkervaring;
  • U bent een teamspeler, maar u kunt ook zelfstandig goed functioneren;
  • Beschikt over een opleiding documentair informatiemanagement op HBO niveau;
  • Breed inzetbaar op alle recordbeheertaken van document intake tot overdracht archief;
  • Maakt optimaal gebruik van kantoorsoftware;
  • Toegewijd, nieuwsgierig, analytisch en communicatief;
  • Een proactieve denker en doener die in staat is op verschillende niveaus te acteren en te communiceren;
  • Beheerst de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Heeft een positieve  en resultaatgerichte werkhouding.

Beschrijving organisatie

Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra. Binnen het Bestuursbureau is de directie Bedrijfsvoering de partner die de organisatie op bedrijfsmatig gebied professioneel ondersteunt en richting geeft. Informatie over het Bestuursbureau  kunt u vinden op http://organisatie.leidenuniv.nl/bestuursbureau/

De directie Bedrijfsvoering is onder andere verantwoordelijk voor de terreinen financiën, personeel, ICT en Control. De afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA) werkt als onderdeel van de afdeling Informatiemanagement aan de documentaire informatievoorziening van het Bestuursbureau, expertisecentra en faculteiten. De afdeling werkt ook aan oude archieven, is verantwoordelijk voor het universitaire archiefbeleid en adviseert over archiefzaken. Onze ambitie is om meer eenheden te ondersteunen bij het digitale archiefbeheer en het digitaal werken tot norm te maken. De afdeling DIA zal op termijn worden omgevormd tot een Archief Shared Service Centrum (ASSC).  Het ASSC zal naast uitvoerende werkzaamheden adviseren over inrichting en uitvoering van documentaire informatiebeheer (nieuwe kerntaak).   

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.835,- en maximaal € 3.895,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
In de dagelijkse werkzaamheden krijgt u te maken met vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar u staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vindt u op https://www.justis.nl/producten/vog/.

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Gert Suurland, hoofd DIA, telefoonnummer 071 527 3204, of e-mail g.suurland@bb.leidenuniv.nl.

Solliciteren

U kunt solliciteren via de button 'Solliciteren' in ons sollicitatiesysteem. Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 3 maart 2019 worden gericht aan dhr. G. Suurland.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie